Chaque utilisateur d'Eurécia possède une 'fiche collaborateur'. Vous y retrouverez l'intégralité des informations personnelles et contractuelles le concernant !
En tant qu'administrateur, il est important de maintenir cette fiche à jour et de la modifier chaque fois que nécessaire.
Qui est concerné par cet article ?
Les administrateurs en tant que responsables de la plateforme Eurécia.
Au programme dans cet article :
-
La nouvelle fiche collaborateur qu'est ce que c'est ?
- Paramétrer la fiche collaborateur :
- Modifier la fiche d'un collaborateur
La nouvelle fiche collaborateur qu'est ce que c'est ?
|
A noter ! Vous ne bénéficiez pas encore de la nouvelle fiche collaborateur ? Ne vous en faites pas, ça ne va pas tarder 😉 Notre équipe ne manquera pas de revenir vers vous très bientôt !
|
Eurécia évolue et vous propose désormais une toute nouvelle interface pour gérer vos collaborateurs !
Vous allez pouvoir retrouver l'intégralité des informations que vous connaissiez déjà et de toute nouvelles 😉.
En plus de ce beau relooking, la rubrique RQTH fait son apparition dans l'onglet "Emploi". Pour en savoir plus à ce sujet, vous pouvez lire notre article dédié : La gestion des données RQTH ! 🎉
|
Attention ! Vous l'avez sans doute remarqué, seuls les onglets "Informations personnelles" et "Emploi" ont été modifiés. Pour les autres onglets, encore un peu de patience, cela se fera petit à petit 😉
|
Paramétrer la fiche collaborateur
Grâce à ce paramétrage autonome, vous pourrez choisir la visibilité de chaque profil utilisateur sur chaque information de la fiche salarié.
Accès : Espace Admin > Paramètres généraux > Paramétrage de la fiche collaborateur
Onglet "Périmètres des visibilités"
C'est ici que vous pouvez déterminer la visibilité de chaque profil utilisateur sur les onglets de sa propre fiche salarié et sur les autres fiches salariés des collaborateurs.
|
A noter ! Vous bénéficiez de la nouvelle fiche collaborateur mais vous ne voyez pas cet onglet apparaître ? Un peu de patience, ça va arriver également ! Nous donnons l'accès à ces fonctionnalités petit à petit pour une meilleure maîtrise de leur déploiement. 😊
|
Mais comment ce paramétrage se présente-t-il ?
Chaque profil utilisateur apparaît dans ce menu et pour chacun, il convient de choisir les droits de visibilités sur sa propre fiche et sur les autres fiches.
Pour ce faire, il vous suffit de sélectionner les onglets visibles grâce à la liste déroulante ! 😊
Ensuite, avant d'appliquer le paramétrage, vous pouvez vérifier qu'il convient bien grâce au bouton "Visualiser" :
Quand cela est bon pour vous, vous pouvez cliquer sur "Appliquer" :
Et le tour est joué ! Vous avez attribué les droits de visibilité sur les fiches salariés à vos collaborateurs en toute autonomie ! ✅
Au besoin, vous pourrez revenir sur ce paramétrage à tout moment.
Onglet "Informations Personnelles" & "Emploi"
Accès : Espace admin > Paramètres généraux > Paramétrage de la fiche collaborateur
Le paramétrage de la fiche collaborateur vous permet de gérer les droits de visibilité, consultation et même modification de tous les champs de la fiche collaborateur présents dans les onglets "Informations personnelles" et "Emploi".
Pour retrouver les champs souhaités, positionnez vous sur l'onglet dans lequel les champs se situent :
Les champs sont organisés par encart (exemple l'encart "Etat civil" contient des champs comme "Civilité", "Nom", "Prénom").
La colonne "Affichage" permet de définir si vous souhaitez que le champ soit disponible sur votre plateforme Eurécia.
Définissez ensuite les droits de consultation et modification par profil utilisateur dans les colonnes associées.
Dans cette liste, vous retrouvez l'ensemble des profils utilisateurs paramétrés sur votre plateforme ainsi qu'une nouvelle catégorie nommée "Collaborateur (propriétaire de la fiche)".
En effet, ce profil n'est pas un profil utilisateur supplémentaire, il s'agit d'une option supplémentaire au paramétrage, afin de vous permettre de différencier les droits que pourrait avoir une personne sur sa propre fiche et sur celle des autres (par exemple vous pourrez configurer qu'un manager ne peut voir l'adresse postale d'un collaborateur, mais pourra voir et modifier la sienne).
Pour modifier les droits de consultation ou de modification, voici les étapes à suivre :
- Cliquer sur le bouton de modification
en face du champ associé pour la colonne souhaitée
- Dans la liste déroulante cocher les profils souhaités
- Cliquer sur le bouton "Valider"
Si vous souhaitez affecter les mêmes droits pour tous les champs d'un encart (exemple "Etat civil"), effectuez la même manipulation en vous positionnant sur la ligne de l'encart souhaité :
|
Important ! Il n'est pas possible de masquer les champs "Nom" et "Prénom" de l'onglet "Informations personnelles". |
A tout moment vous pouvez obtenir un aperçu de la fiche telle que vous l'avez paramétrée en cliquant sur le bouton "Visualiser la fiche" situé en haut à droite
Choisissez ensuite le profil utilisateur que vous souhaitez visualiser dans la liste déroulante située en haut de l'écran.
Pour revenir à l'écran précédent, cliquez sur le bouton "Quitter la prévisualisation".
Une fois que toutes les modifications sont terminées et que vous souhaitez mettre à disposition ce nouveau paramétrage, cliquez sur le bouton "Publier".
Onglet "Autres Données RH"
Dans le cadre de la refonte graphique du dossier salarié, toutes les informations et documents qui y figuraient seront désormais centralisés dans l’Espace Documents. Pour autant, un lien est maintenu entre l'Espace Documents et la fiche salarié afin de garantir la continuité de vos usages.
Là est la vocation de l'onglet "Autres données RH" ! 😁
|
A noter ! Vous bénéficiez de la nouvelle fiche collaborateur mais vous ne voyez pas cet onglet "Autres données RH" apparaître ? Un peu de patience, ça va arriver également ! Nous donnons l'accès à ces fonctionnalités étape par étape pour une meilleure maîtrise de leur déploiement. 😊
|
De quoi s'agit-il exactement ?
Vous pourrez saisir des informations ou ajouter des documents directement depuis l’onglet « Autres données RH » de la fiche salarié. Concrètement, l’ajout de document et de données pourra se faire dans cet onglet, mais les documents eux-mêmes seront stockés dans l’Espace Documents grâce au lien existant entre les deux menus.
En pratique, comment ça se passe ? 🤔
Dans l'onglet "Autres données RH" de la fiche salarié d'un collaborateur, vous pourrez voir l'ensemble des données et documents enregistrés selon les catégories.
Un filtre vous permet d'améliorer votre visibilité en sélectionnant "Uniquement les catégories avec des données" pour ce collaborateur.
L’onglet « Autres données RH » permet de :
-
Recueillir des informations complémentaires liées aux EVP.
-
Associer facilement ces données à un document.
Pour ajouter un élément dans "Autres données RH", il vous suffit de suivre le chemin suivant :
Espace Admin > Paramètres généraux > Salariés & Utilisateurs > Ouvrez une fiche salarié > Onglet "Autres données RH"
- Grâce à la zone de filtrage, affichez "Toutes les catégories",
- Sélectionnez la catégorie dans laquelle vous souhaitez ajouter une donnée,
- Puis cliquez sur "Ajouter" :
- Ensuite, selon la catégorie choisie et votre souhait, vous pourrez ajouter un document ou bien une valeur (ou bien les deux) :
Ainsi, vous pourrez retrouver dans ce menu les documents ajoutés tels que des permis ou habilitations mais également des éléments de rémunération par exemple que vous souhaiteriez également voir apparaître dans votre grille des éléments variables de paie.
|
Important ! Il n’est pas possible de créer de nouvelles catégories dans l’onglet « Autres données RH ». En revanche, vous pourrez créer des dossiers et des sous-dossiers à votre guise dans l'Espace Documents. |
Import et export des données
Oui, vous aurez même la possibilité d'exporter toutes les données renseignées dans l'onglet "Autres données RH" ! 😊
Je vous dis comment faire juste ici 👇
-
Exporter les données :
Vous pouvez exporter les informations saisies dans cet onglet en vous rendant dans :
Espace Admin > Paramètres généraux > Salariés & Utilisateurs > Export Excel > Autres données RH > Exporter
-
Importer les données :
L’import des données est également possible directement dans l’onglet « Autres données RH ».
De cette façon, vous pourrez plus facilement exploiter ces données grâce à l'export et limiter le temps de traitement sur Eurécia grâce à l'import. 🎉
En résumé, cette évolution est avant tout une amélioration visuelle et ergonomique :
-
Toutes les informations déjà présentes dans le "Dossier salarié" sont conservées dans "Autres données RH".
-
Elles sont simplement organisées de manière plus lisible et structurée.
-
Cet onglet peut notamment accueillir des données liées aux éléments variables de paie (EVP) ou d’autres informations importantes comme des permis ou habilitations.
Toutes les informations précédemment renseignées dans le dossier salarié sont conservées : elles sont simplement transférées et mieux organisées dans un environnement plus moderne et intuitif.
Paramétrer les droits de visibilité de l'onglet "Autres données RH"
Comme pour les autres onglets de la fiche salarié, vous pouvez masquer certaines informations ou restreindre les droits de consultation et/ou de modification dans le "Paramétrage de la fiche collaborateur".
Accès : Espace admin > Paramètres généraux > Paramétrage de la fiche collaborateur
Cela vous permettra de choisir la visibilité de chaque profil utilisateur sur chaque catégorie.
Vous pourrez même choisir quel profil utilisateur peut modifier / ajouter des documents ou des données dans chaque catégorie.
Pour illustrer, vous pourrez par exemple autoriser en toute autonomie un profil utilisateur "Standard" à ajouter des documents par lui-même dans la catégorie "Abonnement transport" par exemple.
Pas mal non ? 😁
Modifier la fiche d'un collaborateur
Si vous souhaitez savoir comment remplir cette fiche de façon plus générale ? Rendez-vous sur l'article dédié : Modifier la fiche d'un salarié 📜
Mots clés associés à cet article :
Utilisateur - salarié - employé - employée - salariée - collaborateur - collaboratrice - utilisateur -informations - données - règles - emploi - contrat - contractuelles - contractuel - renseigner - sauvegarder - enregistrer - changer - création - modification - fiche salarié - circuit de validation - emploi - infos personnelles - règles - voiture - véhicule - RIB - données bancaires - compte - banque - date - début - fin - statut - salaire - adresse - téléphone - mail - identifiant - mot de passe - affichage - couleur - modalité - profil - manager - responsable - N+1 - délégation - hiérarchie - subordonné - responsable - assistant - anniversaire - périmètre - visibilité - autres données RH
Commentaires
0 commentaire
Vous devez vous connecter pour laisser un commentaire.