Gestion de l'abonnement transport

Fini les abonnements de transport éparpillés un peu partout ! 🚇

Avec la fonctionnalité Abonnements de transport, tout se passe désormais directement dans la fiche collaborateur, onglet emploi : plus clair, plus pratique, et surtout mieux organisé. 

De quoi garder une vue nette sur les abonnements de chacun

Qui est concerné par cet article ?

Les administrateurs en charge en tant que responsables de la plateforme Eurécia.

Au programme dans cet article :

• Comment fonctionne l’envoi vers les EVP ?
  • Créer le champ de paie
  • Ajouter le nouveau champ au modèle de grille
• Import / Export des abonnements de transport

Personnaliser vos propres types d'abonnement

Accès : Fiche collaborateur > Emploi > Abonnements de transport > Gérer les types d'abonnements

Vous pouvez créer de nouveaux types d'abonnements transports pour l'ensemble de vos collaborateurs directement depuis la fiche de l'un d'entre eux en cliquant sur 'Gérer les abonnements de transports'.

 

Dans la fenêtre de gestion des types d'abonnement, cliquez sur 'Ajouter une valeur' puis renseignez le nom du type d’abonnement (obligatoire) :

✅ À retenir : Vous pouvez créer autant de types que nécessaire pour s’adapter à vos pratiques.

Ajouter un abonnement de transport et ses justificatifs

Les abonnements de transport se gèrent directement depuis la fiche collaborateur. Quelques clics suffisent pour ajouter un nouvel abonnement et y associer les justificatifs nécessaires. 📄

📍 Pour ajouter un abonnement transport pour l'un de vos collaborateur, rendez-vous directement dans sa fiche > Onglet Emploi > rubrique Abonnement de transport.

• Cliquez sur Ajouter un abonnement de transport.

• Sélectionnez le type d’abonnement concerné (transports en commun, train, vélo, etc.).

• Renseignez les informations demandées :

  • Montant

  • Description (si besoin)

  • Date de début

  • Date de fin

• Enregistrez l’abonnement.

👉 L’abonnement est immédiatement visible dans la fiche collaborateur et conservé dans l’historique.

Ajouter des justificatifs

Pour chaque abonnement, vous pouvez joindre un ou plusieurs justificatifs (facture, attestation, abonnement nominatif, etc.).

✅ Formats de fichiers pris en charge :

• PDF

• JPG

• PNG

• DOCX

Comment ajouter un justificatif ?

• Lors de la création ou de la modification de l’abonnement, cliquez sur Ajouter un justificatif.

• Sélectionnez le fichier 

  • depuis votre ordinateur

  • depuis votre espace Documents s'il est déjà présent dans Eurécia. 

• Enregistrez.

Le justificatif est alors rattaché à l’abonnement et reste accessible à tout moment depuis la fiche collaborateur.

Comment fonctionne l’envoi vers les EVP ?

Créer le champ de paie

Accès : Menu > Espace admin > Préparation Paie ou Congés & Absences > Définition des champs de paie

L’envoi des abonnements de transport repose sur une logique bidirectionnelle ( 2 sens). Pour créer un nouveau champ de paie,

• Cliquez sur 'Ajouter un champ de paie',

• Choisissez « Abonnement de transport » dans le champ de la plateforme,

• Sélectionnez le(s) type(s) d’abonnement que vous souhaitez envoyer vers la paie.

  • Il est possible de regrouper plusieurs types d’abonnement dans une même colonne EVP mais il est préconisé de créer un champ de paie par type d'abonnement.

• Enregistrez.

Ajouter le nouveau champ au modèle de grille

Accès : Menu > Espace admin > Préparation Paie ou Congés & Absences > Modèles de grille

Une fois votre ou vos champs de paie 'Abonnement transports' créés, rendez vous dans les modèles de grilles.

• Ouvrez le modèle de grille EVP à modifier,
• Dans l'onglet 'Éléments variables de paie', j'ajoute mon ou mes nouveaux champs de paie en cliquant sur '' Ajouter un élément variable',
• Vous pouvez alors choisir, le groupe auquel il appartient et le champ 'Abonnement de transport' dans le menu déroulant.
• Enregistrer.

Les différentes options d’envoi possibles

Selon votre organisation, plusieurs configurations sont envisageables :

• Un type spécifique
  Exemple : envoyer uniquement le type Transports en commun.

• Plusieurs types séparés
  Chaque type d’abonnement est envoyé dans une colonne EVP distincte (recommandé).

• Types cumulés - ⚠️ Déconseillé
  Addition de plusieurs types dans une seule colonne (ex. Train + Transports en commun)
   

Calculs automatiques : ce qu’il faut savoir

Pour éviter toute confusion, certaines opérations liées aux abonnements de transport ne sont pas calculées automatiquement par le système. Ces paramètres restent à gérer manuellement, notamment en lien avec vos règles internes ou votre organisation paie.

Ce qui n’est pas automatisé :

❌ Calcul du remboursement
Le calcul des montants de remboursement (50 %, 75 %, etc.) n’est pas pris en charge automatiquement. Il sera directement traité par votre logiciel de paie.

❌ Distinction entre abonnement mensuel et annuel
Le système ne différencie pas automatiquement le type de périodicité de l’abonnement.

❌ Proratisation selon les jours de présence
Le montant n’est pas recalculé en fonction des jours de présence ou d’absence du collaborateur.

👉 À retenir : ces éléments doivent être contrôlés et ajustés manuellement afin de garantir une gestion conforme à vos règles

Import / Export des abonnements de transport

Export des abonnements

Accès : Espace admin > Export utilisateurs > Onglet "Abonnements de transport"

L’export contient les informations suivantes :

• Type d’abonnement

• Montant

• Description

• Date de début

• Date de fin

• Fichier justificatif (URL)

✅ Bon à savoir : l’export inclut l’historique complet des abonnements de transport.

👉 Ces données sont également disponibles dans l’onglet « Abonnements de transport » de l’export complet des utilisateurs.

Import des abonnements

Accès : Espace admin > Import manuel de données > Abonnements de transport

Pour importer des abonnements de transports en masse, renseignez les colonnes suivantes dans un fichier excel et procédez à votre import classiquement. 

• Matricule collaborateur (obligatoire)

• Type d’abonnement

• Montant

• Description

• Date de début

• Date de fin

Pour importer votre fichier :

• Cliquez sur 'Nouvel Import',
• Choisissez l'import 'Abonnement de transport',
• Cliquer sur 'Importer un fichier'
• Renseigner une description, puis choisir le fichier .csv ou .xls à importer
• Cliquer sur 'ÉTAPE 3 - Charger le fichier'

Une fois votre fichier chargé, il faut procéder à l'association des champs Eurécia aux noms de vos colonnes sur excel.

• Cliquer sur le bouton 'Prévisualisation' pour vérifier que l'ensemble de l'import va se dérouler correctement. En cas d'erreurs, elles seront mentionnées individuellement, ligne par ligne
• Cliquer sur le bouton 'Lancer l'import' : les fiches collaborateur seront mises à jour avec les données modifiées.

La gestion des abonnements de transport n’a plus besoin d’être compliquée 🚲🚆

Grâce à un paramétrage souple, une historisation complète et une intégration directe avec la paie, vous gardez une vision claire et fiable des abonnements de vos collaborateurs, tout en sécurisant vos traitements EVP.

Prenez le temps de choisir la configuration la plus adaptée à votre organisation, et privilégiez des envois clairs et séparés vers la paie pour éviter toute mauvaise surprise.

Et si un doute persiste ou si vous avez besoin d’un coup de pouce, notre équipe support est là pour vous accompagner 😊

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