L'espace "Documents"

Module concerné :

Au programme dans cet article : 

• Paramétrage des documents : administration des documents, des bulletins de salaires et des modèles de documents
• Création & modification d'un dossier
• Paramétrage des visibilités : 
• Utilisation & Consultation des dossiers et documents :
  • Ajouter un document
  • Consulter les documents des collaborateurs
• Les bulletins de salaire

• Les modèles de documents 

   

Paramétrage des documents : administration des documents, des bulletins de salaires et des modèles de documents

Le paramétrage des documents, c'est un peu le QG de la confidentialité : on décide qui voit quoi, rubrique par rubrique. Bulletins de salaire, Modèles de documents, documents RH… Simple, précis, indispensable pour protéger les données de chacun.

Dans un premier temps, vous avez la possibilité de paramétrer les droits d'administration de vos documents en suivant le chemin suivant :

Accès : Espace Admin > Portail RH > Paramétrage des documents

Dans ce menu, chaque rubrique correspond au paramétrage d'un onglet du menu « Documents ». L'objectif est de déterminer les droits de chacun dans cet espace afin de garantir une utilisation optimale par les équipes et la protection des données des collaborateurs.

Une fois que ce paramétrage aura été effectué une fois, plus besoin d'y revenir ! Pour autant, vous pourrez y accéder et modifier ces informations à tout moment.

Pour commencer, il s'agit d'attribuer le rôle de « Responsable des documents » aux personnes souhaitées.

Ensuite, vous pourrez choisir pour les documents des collaborateurs :

• Quel profil utilisateur aura le droit de créer un dossier ?
• Quel profil utilisateur aura l'autorisation d'envoyer des documents en signature ?

Quant à l'autorisation d'ajout des documents, cette information se paramétrera lors de la création d'un dossier. Les droits d'ajout des documents pourront alors varier selon les dossiers.

De plus, il conviendra de paramétrer les droits de gestion des bulletins de salaires.

Vous choisirez alors les profils qui ont la possibilité d'importer les bulletins de salaires des collaborateurs dans Eurécia au format dématérialisé.

En ce qui concerne les bulletins à remettre au format papier, vous pourrez aussi sélectionner ici la ou les personnes en charge de remettre les bulletins de salaires à ce format.

Pour finir dans ce menu, il sera important d'indiquer les droits liés aux modèles de documents :

• Quel profil utilisateur aura le droit de créer un modèle de document ?
• Quel profil utilisateur pourra utiliser un modèle de document ?

Parce qu'une bonne gestion documentaire, c'est aussi une bonne gestion des accès, une fois que ce paramétrage sera bien effectué, vous pourrez utiliser l'espace « Documents » en toute sérénité ! 😊

🚩 Dans un second temps, vous pourrez préciser les droits de visibilité et de création pour chaque dossier !

Création & modification d'un dossier

Ce menu « Documents » vous permet de structurer vos documents de manière simple et efficace. Vous pouvez désormais créer des dossiers et des sous-dossiers à votre guise ! Vous pouvez classer, organiser et gérer vos fichiers en toute autonomie. Une solution claire pour garder la main sur vos informations.

Paramétrage des visibilités

En pratique, comment ça se passe ? 🤔

Portail RH > Documents > Onglet « Documents collaborateurs » > Cliquez sur « Créer un dossier » :

• Nommez votre dossier : nous vous conseillons de renseigner le type de dossier dont il s'agit, plutôt que le nom du collaborateur auquel il est destiné, pour une meilleure gestion (exemple : « Attestation de sécurité sociale » plutôt que « Attestation Edouard DUPONT »). Ce nom de dossier doit également être clair, explicite et surtout unique !
• Ensuite, à la création d'un dossier, il est nécessaire de choisir les droits de visibilité et d'ajout de documents dans celui-ci. Il s'agira d'accorder des droits d'accès selon les profils, afin d'assurer la confidentialité des données. Pour autant, vous pourrez revenir sur ces droits à tout moment, selon vos besoins !

Étape 1 :

Dans un premier temps, vous pourrez donc choisir quel profil utilisateur voit votre dossier et ses documents.

• Quel profil peut voir tous les documents ? Dans ce dossier, le profil utilisateur choisi pourra voir l'intégralité des documents. (Exemple : Administrateur)
• Quel profil peut voir ses documents et ceux de ses subordonnés ? Dans ce dossier, le profil utilisateur choisi pourra voir ses propres documents ainsi que ceux de ses subordonnés. (Exemple : Manager)
• Quel profil peut voir ses documents et ceux de ses subordonnés directs ? Dans ce dossier, le profil utilisateur choisi pourra voir ses propres documents ainsi que ceux de ses subordonnés directs. (Exemple : Manager)
• Quel profil peut voir uniquement ses documents ? Dans ce dossier, le profil utilisateur choisi pourra voir uniquement ses propres documents. (Exemple : Standard)

Étape 2 :

Mais vous pourrez également déterminer quel profil utilisateur pourra ajouter des documents dans ce dossier.

Il pourra être intéressant d'attribuer des droits d'ajout de documents au profil utilisateur Standard sur certains dossiers, notamment lorsque vous aurez besoin de collecter des documents de façon régulière.

Exemple : Attestation de sécurité sociale, abonnement transports...

D'autres dossiers disposeront d'une administration exclusive par les administrateurs (exemple : Contrat de travail) ou encore par les managers.

• Une fois l'ensemble des droits bien déterminés pour ce dossier, cliquez sur « Créer ».

De cette façon, vous pourrez créer des sous-dossiers dans le dossier initial, et ce, dans la limite de 5 étages maximum de dossiers et sous-dossiers.

La prochaine étape ? Ajouter des documents dans ce dossier, bien sûr ! 😊

Utilisation & Consultation des dossiers et documents

Ajouter un document

Pour ajouter un document dans un dossier, rien de plus simple ! 📄

Dans l'onglet « Documents des collaborateurs », le bouton « Ajouter un document » apparaît.

Vous pouvez ajouter un document à l'ouverture d'un dossier. Celui-ci sera placé automatiquement dans ce dossier.

Vous pouvez aussi ajouter un document sans avoir ouvert de dossier au préalable. Dans ce cas, il sera nécessaire de choisir l'emplacement du document ensuite.

Ensuite, la fenêtre suivante apparaîtra :

Celle-ci vous permettra de :

• Importer votre document depuis votre ordinateur ou depuis les modèles de documents (tous les formats image et texte sont acceptés dans la limite de 9,76 Mo),
• Nommer votre document et l'attribuer à un collaborateur,
• Choisir de notifier ou non le collaborateur concerné de l'ajout de ce document dans son espace dédié,
• Indiquer une date de début et une date d'échéance selon les cas.

Une fois toutes ces informations renseignées, le tour est joué ! Votre document a bien été ajouté.

Consulter les documents des collaborateurs

Après avoir créé des dossiers et ajouté des documents, il est intéressant de pouvoir consulter les documents des collaborateurs et naviguer dans ce menu facilement ! La zone de filtrage et la barre de recherche prévues à cet effet vous seront alors d'une grande aide.

Vous pourrez par exemple effectuer une recherche par mots clés :

Ou bien rechercher tous les documents appartenant à un collaborateur en particulier :

Une fois les informations retrouvées, vous pouvez même télécharger en masse ces documents. Vous recevrez l'export par e-mail dans la limite de 3 Go.

Pour faciliter votre gestion RH, il est également possible de vérifier en deux clics quels sont les documents qui arriveront à échéance prochainement :

Et voici, en quelques clics, vous avez pu faire le point sur les documents des collaborateurs et les échéances à venir ! ✅

Les bulletins de salaire

Dans cet espace « Documents », un onglet est entièrement dédié aux bulletins de salaire. Les collaborateurs pourront alors retrouver facilement tous leurs bulletins de salaires dans ce menu !

Mais dans un premier temps, comment importer les bulletins de salaires des collaborateurs ? 🤔

Les profils utilisateurs autorisés à gérer les imports des bulletins de salaire ont été déterminés au préalable dans le menu « Paramétrage des documents » :

En tant qu'administrateur des documents, vous verrez apparaître le bouton « Ajouter des bulletins » dans l'onglet « Bulletins de salaires » de l'espace Documents.

Cette fonctionnalité vous permet d'importer les bulletins de salaires pour un ou plusieurs collaborateurs en choisissant la périodicité.

Prérequis

• Renseigner dans chaque fiche salarié le numéro de sécurité sociale, le nom et le prénom. Ces informations doivent être saisies à l'identique au sein de votre logiciel de paie.
• Les bulletins de salaires doivent être au format PDF (Texte) 1.5 ou ultérieur (si ce n'est pas le cas, consultez cet article : Version PDF pour l'import dans Eurécia)

• Cliquez sur le bouton « Ajouter » puis recherchez le fichier à importer
• Renseignez une description. En cas d'oubli, le système renseigne comme libellé le mois suivi de l'année en cours
• Choisissez le mois et l'année des bulletins de paie à importer. Par défaut, le système se positionne sur le mois et l'année en cours,
• Vous pouvez également choisir de notifier les collaborateurs de l'arrivée de ce document dans leur espace « Documents ».
• Pour finir, cliquez sur le bouton « Ajouter ».

Si vous souhaitez faire un point sur les dernières importations des bulletins de salaires ou vérifier un élément, vous pouvez consulter l'historique des imports à votre disposition.

Les modèles de documents

Un contrat de travail ? Un avenant ? Une attestation de déplacement ?

Avec Eurécia, vous pouvez créer vos propres documents et les alimenter directement avec les données renseignées dans la plateforme ! Trop facile 😊 !

Les utilisateurs autorisés à gérer les modèles de document ont été déterminés au préalable dans le menu « Paramétrage des documents » :

Créer le modèle

La première étape consiste à créer un document de base sous Word qui vous servira de modèle. Ce document sera ensuite renseigné automatiquement avec des informations et données présentes sur Eurécia : nom, prénom, adresse, date de naissance, fonction, informations sur la société, etc.

• Je crée la base de mon document dans Word et je l'enregistre en .docx
• Je vais sur Eurécia dans Portail RH > Documents > Onglet Modèles de document
• Je clique sur « Créer un modèle » :

Renseignez les mots clés

Le but est de créer un modèle de document qui s'alimentera automatiquement avec les données renseignées dans Eurécia.

• J'ouvre mon document de base sous Word ainsi que la page Eurécia où je vais pouvoir piocher parmi la liste de mots-clés proposés pour créer et alimenter mon document :
  1- Je clique sur la donnée que je veux intégrer dans mon document pour la copier,
  2- Je colle cette donnée dans mon document.
• Je répète l'opération autant de fois que nécessaire pour créer mon modèle,
• J'enregistre mon document en .docx,
• Une fois que tous les mots-clés sont ajoutés, je clique sur « Suivant »
• J'indique le nom de mon modèle, par exemple « Contrat de travail CDI »
• Je clique sur « Importer document »
• Je sélectionne le document concerné dans mon ordinateur et je clique sur « Ouvrir ». Celui-ci doit être au format .docx.
• Je clique sur « Créer »

Mon nouveau modèle de document est alors présent dans ma galerie de documents. Je pourrai l'utiliser à chaque fois que j'en aurai besoin, et il se remplira automatiquement avec les informations de mon collaborateur.

Utiliser un modèle de document existant

Lorsque mes modèles sont créés, il ne me reste qu'à en sélectionner un pour que mon document final se génère automatiquement.

• Lors de l'ajout d'un document, je sélectionne « Depuis un modèle de document »,
• Et je choisis le modèle de document de mon choix :

• Un aperçu du document final s'affiche alors afin d'en contrôler le contenu
• Si certaines données devant être renseignées sont manquantes, elles sont alors affichées dans des rubriques modifiables à droite. Il me suffit alors de les renseigner manuellement.
• Je clique sur « Ajouter »,
• Mon document est créé avec les informations de mon collaborateur et il est bien enregistré directement dans son espace « Documents » personnel.

Vous savez désormais tout sur votre espace « Documents », à vos archives ! 😁 Si une question subsiste, notre formidable équipe Support se tient bien entendu à votre écoute pour vous porter assistance.

Mots clés associés à cet article : 

Documents - Dossiers - Salariés - Modèles de documents - import - bulletin de salaire - visibilité - administration des documents - sous-dossiers - documents - word - paramétrage - profil utilisateur - ajout