Cet article propose un mode opératoire de paramétrage de l’export des absences et des autres éléments variables de paie au format du logiciel de paie Spaiectacle édité par GHS.
Qui est concerné par cet article ?
L'administrateur en tant gestionnaire de la paie.
Paramétrage
1. Le matricule des salariés > à renseigner sur les fiches salarié :
Accès : Espace Admin > Paramètres généraux > Salariés et utilisateurs > Fiche Salarié
2. Les codes paie > codes de référence, renseignés sur les types de congés :
Accès : Espace Admin > Congés et Absences > Type de congés et Absences > Éditer
Sur les types de congés devant figurer sur le fichier d’export, au sein du cadre Export paye : cocher la case Exporter pour la paye.
Au sein du cadre Code (jours par défaut) : renseigner le code absence du logiciel de paie si la quantité exportée doit être jours
Au sein du cadre Code (Heures) : renseigner le code absence du logiciel de paie si la quantité exportée doit être heures
Si les 2 codes sont renseignés, l'export sera en jours pour les salarié ayant la modalité de travail "Forfait jour", sinon l'export sera en heures.
Format de fichier
- Fichier texte (extension TXT)
- Fichier tabulé : séparateur tabulation
- Format des dates : JJ/MM/AAAA
- Retour chariot de type CRLF
- Séparateur de décimales : virgule
- Fichier avec en-tête de colonnes
- Nombre de décimales : 2
- Encodage UTF8
- Une ligne d’en-tête par fichier
Contenu du fichier :
| Ordre | Colonnes |
| 1 | Matricule |
| 2 | (Nom) |
| 3 | (Prénom) |
| 4 | Code paie du type d’absence ou de l'EVP (cf spécificités) |
Spécificités
-
Les colonnes générées à la suite des 3 premières colonnes fixes sont de 3 types :
- EVP type nombre : 1 colonne par EVP de type nombre : Un EVP de type nombre doit contenir « N » dans le champ « Code type » du champ de paie.
La colonne contiendra la valeur présente dans la grille EVP. L’entête de la colonne est le champ « Code paie » du champ de paie.
- EVP type montant : 2 colonnes par EVP de type montant. Un EVP de type montant doit contenir « M » dans le champ « Code type » du champ de paie
- Colonne 1/2 : La colonne contiendra la valeur fixe"1". L’entête de la colonne est le champ « Code paie » du champ de paie.
- Colonne 2/2 : La colonne contiendra la valeur présente dans la grille EVP. L’entête de la colonne sera le champ « Code paie » du champ de paie + "/M"
- Absences : SI L’export contient plusieurs absences ayant le même code paie pour un même salarié
ALORS 1 seule ligne d’absence par code paie sera exportée. Il y aura autant de colonnes qu’il y a de périodes d’absences différentes. Un numéro d'indice démarrant à 1 sera ajouté au code absence.
Exemple : pour le code CP des congés payés avec 5 absences pour un même salarié :
Les entêtes seront : CP1 CP1/L CP2 CP2/L CP3 CP3/L CP4 CP4/L CP5 CP5/L
Exemples de fichier
Fichier avec uniquement des absences :
Version Excel pour le visuel :
Fichier avec absences avec autres EVP :
Version Excel pour le visuel :
Mots clés associés à cet article :
Paie - module - portail RH - export - Absences - préparation - Format - sPAIEctacle
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