DPAE la déclaration obligatoire avant l’embauche d’un salarié

Vous voyez la DPAE comme une montagne administrative ? Bonne nouvelle : Eurécia a sorti le téléphérique entre votre SIRH préféré et l'URSSAF. 🏔️
En tant qu’administrateur, vous pouvez générer vos déclarations DPAE en quelques clics et simplifier vos démarches au quotidien. Rapide, clair, efficace… comme on aime !

👉 Pour rappel : la DPAE est une démarche obligatoire à effectuer avant toute embauche. Autant la rendre simple, non ?

Qui est concerné par cet article ?

Les administrateurs en charge en tant que responsables de la plateforme Eurécia.

Au programme dans cet article :

• Paramétrer mon espace admin ( nouveau) 

• Comment envoyer la DPAE : 

  Depuis un nouveau collaborateur 

  Comment voir ou annuler ma DPAE depuis le contrat d'un futur collaborateur

Paramétrer mon espace admin (nouveau) 

Accès : Menu > Espace Admin (Nouveau) > Portail RH 

Depuis votre nouvel espace administrateur, cliquez sur Portail RH, puis sur Paramétrage de la DPAE.

Il ne vous reste plus qu’à compléter le tableau ci-dessous :

Vous pourrez ainsi renseigner autant de structures que nécessaire si vous avez plusieurs numéros de SIRET. Vous avez besoin de renseigner de nouvelles structures ? Vous pouvez consulter cet article : Créer ou modifier des structures (et des sous-structures).
À noter : le SIRET se renseignera automatiquement si la fiche société est correctement complétée :

Félicitations, la première étape est derrière nous ! On attaque la création de la déclaration pour concrétiser la suite.

À noter : ce qui n’est pas paramétrable

Certains éléments sont définis par défaut et ne peuvent pas être modifiés. Les voici :

• Délai d’envoi automatique
  L’envoi est automatiquement déclenché 8 jours avant la date de début du contrat. Ce délai est fixe.

• Heure d’embauche individuelle
  L’heure d’embauche est définie au niveau de l’établissement, et non individuellement pour chaque salarié.

• Identifiants URSSAF personnalisés
  Il n’est pas possible de renseigner des identifiants URSSAF spécifiques.
  La connexion s’effectue uniquement via le SIRET de l’établissement.

Comment envoyer la DPAE ?

Depuis un nouveau collaborateur 

Accès : Menu > Espace Admin > Salarié et Utilisateur > Fiche Salarié 

Attention ! Attention : il est indispensable d’attribuer à votre collaborateur une structure que vous aurez préalablement renseignée dans le paramétrage de votre DPAE (étape 1). 😉 Sans cela, vous risquez de voir apparaître ce type de message :

Vous n'avez qu'à cliquer sur la case pour déclarer votre futur collaborateur à l'étapes 2 : 

Comment voir ou annuler ma DPAE depuis le contrat d'un futur collaborateur ?

Accès : Menu > Espace Admin > Fiche collaborateur > Onglet Emploi > Rubrique Contrats

Actions disponibles

Plusieurs actions sont à votre disposition pour gérer l’envoi de la DPAE, selon votre situation 👇

• Déclencher l’envoi en avance
  Besoin d’envoyer la DPAE avant le délai habituel de 8 jours ? Cette action est faite pour ça.
  ➡️ Résultat : l’envoi est immédiatement transmis à l’URSSAF.

• Annuler l’envoi
  Une erreur dans les données ou une embauche finalement annulée ? Vous pouvez stopper l’envoi prévu.
  ➡️ Résultat : la DPAE planifiée est annulée.

• Déclarer comme effectuée
  Vous avez déjà réalisé la DPAE manuellement, en dehors d’Eurécia ? Indiquez-le simplement ici.
  ➡️ Résultat : le statut est mis à jour, sans nouvel envoi.

• Relancer l’envoi
  L’envoi a échoué une première fois ? Après correction, relancez-le en un clic. 
  ➡️ Résultat : un nouvel appel est effectué vers l’API URSSAF.

   

Consulter l'état de la DPAE

📋 Depuis l'espace "Contrats", vous pouvez :

• Voir le statut actuel de la DPAE (planifiée, envoyée, en erreur, effectuée)
• Consulter le récapitulatif de la déclaration
• Télécharger l'accusé de réception (disponible après envoi réussi)

Messages d’erreur courants

Pas de panique ! Voici les messages d’erreur que vous pouvez rencontrer le plus souvent, et comment les comprendre 👇

• « Données manquantes »
  Certains champs obligatoires n’ont pas été renseignés.
  👉 Action à effectuer : complétez la fiche salarié ou le contrat, puis relancez l’envoi.

• « Erreur API URSSAF »
  L’URSSAF ne répond pas ou a temporairement rejeté la déclaration.
  👉 Action à effectuer : patientez quelques minutes, puis relancez l’envoi.

• « L’URSSAF a refusé »
  La déclaration a été refusée par l’URSSAF.
  👉 Action à effectuer : rendez-vous directement sur le site de l’URSSAF pour effectuer la démarche ou obtenir le détail du refus.

Notifications

🔔 Alerte automatique : Une notification est envoyée 15 jours avant la date de début de contrat pour rappeler qu'une DPAE doit être effectuée.

⚠️ Attention : Les notifications pour la DPAE peuvent être paramétrées (activation/désactivation) dans Mon Quotidien RH.

Configurer les alertes RH dans Mon Quotidien RH

💼 « Pour mieux comprendre, place à quelques exemples concrets 👇 »

Exemple 1 : Embauche standard avec DPAE automatique

Contexte L'entreprise X embauche Marie Dubois en CDI à partir du 1er février 2026. L'administrateur a déjà configuré les paramètres DPAE pour l'établissement.

Étapes

1. 20 janvier 2026 : Léa, RH, crée le profil de Marie dans Eurecia avec un contrat débutant le 1er février
2. La case "Déclaration automatique DPAE" est cochée par défaut → Léa valide
3. 17 janvier 2026 (15 jours avant) : Léa reçoit une notification de rappel
4. 24 janvier 2026 (8 jours avant) : Le système envoie automatiquement la DPAE à l'URSSAF
5. Quelques minutes plus tard : L'accusé de réception est disponible dans l'onglet Contrats de Marie
6. Le PDF est automatiquement archivé dans le dossier du salarié

Résultat attendu ✅ DPAE envoyée sans intervention manuelle ✅ Accusé de réception disponible et archivé ✅ Statut "Envoyée" visible dans l'interface

Exemple 2 : Embauche urgente avec envoi anticipé

Contexte L'entreprise Y doit embaucher Thomas Martin en urgence. La date de début de contrat est dans 3 jours.

Étapes

1. Sophie, RH, crée le profil de Thomas avec un contrat débutant dans 3 jours
2. La case DPAE est cochée mais l'envoi automatique serait dans -5 jours (déjà passé)
3. Sophie accède à l'onglet Contrats de Thomas
4. Elle clique sur "Déclencher l'envoi de la DPAE"
5. Le système envoie immédiatement la déclaration
6. L'accusé de réception arrive quelques minutes plus tard

Résultat attendu ✅ DPAE envoyée manuellement en urgence ✅ Pas d'attente du délai automatique ✅ Processus conforme aux obligations légales

Exemple 3 : Correction après erreur de données

Contexte L'entreprise Z reçoit une erreur lors de l'envoi automatique de la DPAE de Pierre Leroy car l'adresse du salarié est incomplète.

Étapes

1. 10 février : Le système tente d'envoyer automatiquement la DPAE
2. Erreur : Message "Données manquantes - Adresse incomplète"
3. Marc, RH, reçoit une notification d'échec
4. Marc accède à la fiche de Pierre et complète l'adresse manquante
5. Marc retourne dans l'onglet Contrats et clique sur "Relancer l'envoi"
6. Le système envoie la DPAE avec les données corrigées
7. ✅ Succès : accusé de réception reçu

Résultat attendu ✅ Erreur identifiée rapidement ✅ Correction simple depuis la fiche ✅ Relance manuelle réussie

 Vous êtes désormais prêt à effectuer la DPAE, sans stress et en quelques clics 😊 

Mots clés associés à cet article : automatisation - dpae - ursaaf - embauche- fiche collaborateur - fiche société - siret - structure - établissement-