Créer un collaborateur

Un nouveau collaborateur rejoint votre équipe 😊 ? Vous voulez lui créer un compte dans Eurécia ?

 

 

L'arrivée d'un nouveau collaborateur nécessite la réalisation d'un certain nombre de tâches de la part de plusieurs intervenants.

Avec Eurécia, ces tâches peuvent être affectées et suivies grâce à la fonctionnalité 'Onboarding' du module Portail RH.

On vous explique tout !

 

Qui est concerné par cet article ?

 

 

Les utilisateurs des sociétés ayant souscrit le module 'Portail RH' ainsi que ceux ayant la possibilité de créer de nouveaux utilisateurs (profil administrateur, direction et parfois manager).

 

 Au programme dans cet article :

• Les différentes étapes de la création d'un utilisateur AVEC onboarding
  • Étape 1 : Type de création
  • Étape 2 : Prérequis
  • Étape 3 : Renseigner les informations de mon futur collaborateur
  • Étape 4 : Personnaliser mon onboarding
  • Étape 5 : Envoyer le mail de bienvenue
  • Étape 6 : Lancer le onboarding
  • Renvoyer l'email de bienvenue
• Les différentes étapes de la création d'un utilisateur SANS Onboarding
  • Étape 1 : Type de création
  • Étape 2 : Les prérequis
  • Étape 3 : Renseigner les informations
  • Étape 4 : Envoyer les identifiants de connexion
• Affecter un profil utilisateur 'Talents'
•  Comment retrouver mes futurs collaborateurs ?
• Comment retrouver les tâches planifiées ?

 

Les différentes étapes de la création d'un utilisateur AVEC Onboarding

Accès : Espace Admin > Paramètres généraux > Salariés et utilisateurs 

 

Le mode Onboarding permet de donner accès à vos futurs collaborateurs à un espace spécifique sur Eurécia. Ils pourront y ajouter leurs informations personnelles ainsi que les documents que vous leur demanderez de fournir.  Lorsque leur date de début de contrat est atteinte, ils basculeront automatiquement sur le même espace que vos collaborateurs actifs. Le mode Onboarding n'est disponible que pour nos clients ayant souscrit au module Portail RH. Vous trouverez toutes les informations pour configurer vos parcours et tâches de Onboarding juste ici : Personnaliser vos parcours d’on-offboarding

 

• Je clique sur '' en haut à droite de l'écran,
• L'assistant de création utilisateur s'ouvre,

 

Étape 1 : Type de création

• Je coche :
  • 'Gérer onboarding' :

• Je crée le nouvel utilisateur à partir :
  • D'une fiche utilisateur vide qui permet de partir d'une fiche salarié vierge
  • D'un utilisateur existant qui permet de reprendre certaines informations à partir de la fiche d'un autre salarié (en cas de remplacement, de duplication de poste, etc.)
• Je coche les modules à activer : les modules souscrits auquel aura accès le salarié,
• Je clique sur 'Suivant' pour continuer.

Étape 2 : Prérequis

• Généralités :
  • Je choisis le profil utilisateur du salarié,
  • Je choisis l'horaire de travail (il est possible d'en créer un nouveau spécifique à ce salarié en cliquant sur 'Nouveau')
• Congés & Absences : je définis le profil congés,
• Notes de frais : j'attribue un profil de notes de frais au salarié,

• Je clique sur 'Suivant' pour continuer.

 

Attention !  Le profil utilisateur à renseigner doit être le profil qu'aura le salarié après son embauche. Eurécia lui affectera automatiquement un profil Onboarding tant que sa date d'embauche sera postérieure à la date du jour.

 

Étape 3 : Renseigner les informations de mon futur collaborateur

• Je renseigne les informations personnelles du nouveau salarié. Tous les champs avec des étoiles sont obligatoires. Vous pourrez renseigner les autres informations ultérieurement.
• Je renseigne la date de début de contrat du salarié qui servira à proratiser ses droits à congés en fonction de sa date d'arrivée.
• Je clique sur 'Suivant' pour remplir les différentes informations demandées.
• Je clique sur 'Enregistrer pour pouvoir ensuite accéder à la personnalisation des tâches en onboarding et à l'envoi du mail de bienvenue.

 

 

Attention !  L'e-mail renseigné à cette étape fera office d'identifiant de connexion pour l'accès du salarié à la plateforme. Il ne doit pas contenir de lettres accentuées ou d'apostrophes.

 

Étape 4 : Personnaliser mon onboarding

 

A noter : Vous trouverez toutes les informations pour personnaliser vos modèles et tâches dans le cadre d'un onboarding dans cet article : Personnaliser vos parcours d’on-offboarding.

 

Pour accéder au Onboarding de votre collaborateur, dans sa fiche salarié, cliquez sur 'Onboarding' :

• Je choisis le modèle de onboarding à appliquer :

• Les tâches liées à ce modèle sont automatiquement sélectionnées et la date de réalisation adaptée en fonction de la date de début de contrat de votre collaborateur.
• Je peux aussi ajouter des tâches spécifiques directement. Pour chaque tâche, je peux saisir :
  • Un libellé
  • Une description
  • Une date d'échéance
  • Un responsable de tâche
• Si certaines taches sont déjà effectuées, je peux changer leur statut immédiatement.

Astuce Si vous modifiez la date de début de contrat a posteriori du choix du modèle, il suffira de modifier le modèle choisi pour que les dates de réalisation des tâches se réinitialisent.

 

Étape 5 : Envoyer le mail de bienvenue

Le mail de bienvenue peut être envoyé à votre future collaborateur pour lui donner :

• son lien d'accès à Eurécia,
• la liste des documents à fournir,
• ou tout autre information que vous souhaitez lui faire parvenir.

Ce mail sera envoyé sur la boite mail personnelle de votre future collaborateur.

• Je clique sur 'Voir l'email de bienvenue',
• Je renseigne l'adresse mail personnelle de mon futur collaborateur :

• Je personnalise le texte du mail de bienvenue si nécessaire.
• Attention, le lien 'Formulaire d'intégration' ne doit pas être supprimé car il permettra à votre futur collaborateur d'accéder à son espace Onboarding sur Eurécia.
• Je peux enregistrer ce mail pour l'envoyer ultérieurement ou l'envoyer immédiatement.

Étape 6 : Lancer le onboarding

Il ne me reste plus qu'à lancer mon onboarding avec ou sans le mail de bienvenue en cliquant sur 'Lancer le onboarding'.

Les responsables de tâches recevront automatiquement un mail ou une notification les alertant des actions à réaliser et de la date d'échéance.

 

Je peux aussi modifier et lancer mon onboarding ultérieurement via Portail RH > Pilotage du on/offboarding :

 

 

Renvoyer l'email de bienvenue

Accès : Portail RH > Pilotage on/offboarding

Votre futur collaborateur n'a pas reçu le mail ? Il y a une erreur dans son adresse mail ? Vous avez besoin de renvoyer ce mail ? Pas de souci 😊 !

• J'accède à la page de pilotage des on/offboarding,
• Je clique sur le nom du collaborateur concerné,
• Je clique sur 'Plus d'actions > Voir l'email de bienvenue',
• Je peux modifier le mail ou le contenu du texte si besoin,
• Je clique sur 'Envoyer l'email'.

Et voilà 😊 ! Votre futur collaborateur recevra un mail lui permettant d'accéder à son espace Onboarding et renseigner les informations et documents demandés.

 

Les différentes étapes de la création d'un utilisateur SANS Onboarding

Accès : Espace Admin > Paramètres généraux > Salariés et utilisateurs 

• Je clique sur '' en haut à droite de l'écran
• L'assistant de création utilisateur s'ouvre

 

Étape 1 : Type de création

• Je crée le nouvel utilisateur à partir :
  • D'une fiche utilisateur vide qui permet de partir d'une fiche salarié vierge
  • D'un utilisateur existant qui permet de reprendre certaines informations à partir de la fiche d'un autre salarié (en cas de remplacement, de duplication de poste, etc.)
• Je coche les modules à activer : les modules souscrits auquel aura accès le salarié
• Je clique sur 'Suivant' pour continuer.

Étape 2 : les prérequis

• Généralités :
  • Je choisis le profil utilisateur du salarié
  • Je choisis l'horaire de travail (il est possible d'en créer un nouveau spécifique à ce salarié en cliquant sur 'Nouveau')
• Congés & Absences : je définis le profil congés
• Notes de frais : j'attribue un profil de notes de frais au salarié 

• Je clique sur 'Suivant' pour continuer

Étape 3 : Renseigner les informations

• Je renseigne les informations personnelles du nouveau salarié
• Je renseigne la date de début de contrat du salarié qui servira à proratiser ses droits à congés en fonction de sa date d'arrivée
• J'indique l'e-mail du nouveau salarié

 

Attention !  L'e-mail renseigné à cette étape fera office d'identifiant de connexion pour l'accès du salarié à la plateforme. Il ne doit pas contenir de lettres accentuées ou d'apostrophes.

 

A noter : Le futur collaborateur sera visible dans le planning congés en fonction des visibilités prédéfinies.

 

Étape 4 : Envoyer les identifiants de connexion

Accès: Espace admin > Paramètres généraux > Salariés et utilisateurs

• J'ouvre la fiche du collaborateur concerné en cliquant simplement dessus,
• Dans le bandeau de droite, je clique sur 'Envoyer les identifiants',

Votre collaborateur reçoit alors un mail avec un lien qui leur permettra d’accéder à la plateforme Eurécia.

Il ne lui restera plus qu'à cliquer sur le lien afin de réinitialiser son nouveau mot de passe !

 

 

Affecter un profil utilisateur 'Talents'

 

Vous utilisez l'un de nos modules de gestion des Talents : Entretien, Compétences, Formations, Recrutement ?

Il peut être nécessaire d'affecter ou de modifier le profil Talents attribués par défaut par le système.

Vous trouverez toutes les informations dans cet article : Gérer les droits d'accès aux modules Talents

 

 

Comment retrouver mes futurs collaborateurs ?

Accès : Espace admin > Paramètres généraux > Salariés et utilisateurs

Les futurs collaborateurs sont masqués de l'annuaire des actifs. Il est possible de les retrouver très simplement grâce à un filtre dédié.

 

 

Comment retrouver les tâches planifiées ?

Accès : Portail RH > Pilotage du on/offboarding

On retrouve l'avancement des tâches planifiées depuis la page de pilotage du on/offboarding.

Vous accédez aux tâches de chaque parcours par collaborateur en cliquant simplement sur le nom du collaborateur concerné.

 

 

Il sera possible de mettre à jour, faire glisser les tâches vers leur nouveau statut, ajouter des tâches oubliées ou supprimer des tâches inutiles.

 

 

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