Créer un collaborateur

Un nouveau collaborateur rejoint votre équipe 😊 ? Vous voulez lui créer un compte dans Eurécia ?

 

 

L'arrivée d'un nouveau collaborateur nécessite la réalisation d'un certain nombre de tâches de la part de plusieurs intervenants.

Avec Eurécia, ces tâches peuvent être affectées et suivies grâce à la fonctionnalité 'Onboarding' du module Portail RH.

On vous explique tout !

 

Qui est concerné par cet article ?

 

 

Les utilisateurs des sociétés ayant souscrit le module 'Portail RH' ainsi que ceux ayant la possibilité de créer de nouveaux utilisateurs (profil administrateur, direction et parfois manager).

 

Attention ! Prérequis : Créer vos modèles Onboarding ! ⚠️ Avant d'entamer la création d'un collaborateur AVEC onboarding, il est indispensable d'avoir au préalable créer/paramétrer vos modèles Onboarding. C'est dans les modèles onboarding que vous allez :  ajouter des tâches et les attribuer  rédiger l'email de bienvenue paramétrer le formulaire Onboarding  Rendez-vous sur notre article dédié : Personnaliser vos parcours d'on-offboarding

 

💡 Voici une vidéo tuto qui pourra vous aider à créer un nouveau collaborateur :

 

 Au programme dans cet article :

• Les différentes étapes de la création d'un utilisateur AVEC Onboarding
  • Étape 1 : Type de création
  • Étape 2 : Prérequis
  • Étape 3 : Renseigner les informations de mon futur collaborateur
  • Étape 4 : Personnaliser mon onboarding
  • Étape 5 : Lancer le onboarding
  • Étape 6 : Piloter mon onboarding 
• Les différentes étapes de la création d'un utilisateur SANS Onboarding
  • Étape 1 : Type de création
  • Étape 2 : Les prérequis
  • Étape 3 : Renseigner les informations
  • Étape 4 : Envoyer les identifiants de connexion
• Affecter un profil utilisateur 'Talents'
•  Comment retrouver mes futurs collaborateurs ?
• Comment retrouver les tâches planifiées ?

 

Les différentes étapes de la création d'un utilisateur AVEC Onboarding

Accès : Espace Admin > Paramètres généraux > Salariés et utilisateurs 

 

Le mode Onboarding permet de donner accès à vos futurs collaborateurs à un espace spécifique sur Eurécia. Ils pourront y ajouter leurs informations personnelles ainsi que les documents que vous leur demanderez de fournir.  Lorsque leur date de début de contrat est atteinte, ils basculeront automatiquement sur le même espace que vos collaborateurs actifs. Le mode Onboarding n'est disponible que pour nos clients ayant souscrit au module Portail RH. Vous trouverez toutes les informations pour configurer vos parcours et tâches de Onboarding juste ici : Personnaliser vos parcours d’on-offboarding

 

• Je clique sur le bouton plus '' en haut à droite de l'écran,
• L'assistant de création utilisateur s'ouvre,

 

Étape 1 : Type de création

• Je coche :
  • 'Gérer onboarding' :

• Je crée le nouvel utilisateur à partir :
  • D'une fiche utilisateur vide qui permet de partir d'une fiche salarié vierge
  • D'un utilisateur existant qui permet de reprendre certaines informations à partir de la fiche d'un autre salarié (en cas de remplacement, de duplication de poste, etc.)
• Je coche les modules à activer : les modules souscrits auquel aura accès le salarié,
• Je clique sur 'Suivant' pour continuer.

Étape 2 : Prérequis

• Généralités :
  • Je choisis le profil utilisateur du salarié,
  • Je choisis l'horaire de travail (il est possible d'en créer un nouveau spécifique à ce salarié en cliquant sur 'Nouveau')
• Congés & Absences : je définis le profil congés,
• Notes de frais : j'attribue un profil de notes de frais au salarié,

• Je clique sur 'Suivant' pour continuer.

 

Attention !  Le profil utilisateur à renseigner doit être le profil qu'aura le salarié après son embauche. Eurécia lui affectera automatiquement un profil Onboarding tant que sa date d'embauche sera postérieure à la date du jour.

 

Étape 3 : Renseigner les informations de mon futur collaborateur

• Je renseigne les informations personnelles du nouveau salarié. Tous les champs avec des étoiles sont obligatoires. Vous pourrez renseigner les autres informations ultérieurement. 

Nouveau ! Le formulaire Onboarding Dans le tout beau tout neuf formulaire Onboarding transmis dans l'email de bienvenue, votre futur collaborateur pourra renseigner lui-même ses informations personnelles, qui alimenteront automatiquement sa fiche salarié !

• Je renseigne la date de début de contrat du salarié qui servira à proratiser ses droits à congés en fonction de sa date d'arrivée.
• Je clique sur 'Suivant' pour remplir les différentes informations demandées.
• Je clique sur 'Enregistrer pour pouvoir ensuite accéder à la personnalisation des tâches en onboarding et à l'envoi du mail de bienvenue et du formulaire onboarding.

 

 

Attention !  L'e-mail renseigné à cette étape fera office d'identifiant de connexion pour l'accès du salarié à la plateforme. Il ne doit pas contenir de lettres accentuées ou d'apostrophes.

 

En cliquant sur "Enregistrer" vous atterrissez directement dans la page de pilotage du Onboarding de votre futur collaborateur ! 

 

Choisissez votre modèle Onboarding et en avant ! 

Tadammm !

Étape 4 : Personnaliser mon Onboarding

 

A noter : Les tâches liées à ce modèle sont automatiquement sélectionnées et la date de réalisation adaptée en fonction de la date de début de contrat de votre collaborateur. Vous avez la possibilité à cet étape de personnaliser le modèle choisi : ajouter/retirer des tâches modifier le responsable de la tâche ajouter une pièce jointe modifier la date d'échéance modifier l'email de bienvenue Si certaines taches sont déjà effectuées, je peux changer leur statut immédiatement.

 

 

Astuce Si vous modifiez la date de début de contrat a posteriori du choix du modèle, il suffira de modifier le modèle choisi pour que les dates de réalisation des tâches se réinitialisent.

 

Vous pourrez accéder ultérieurement au Onboarding de votre collaborateur,

Soit dans sa fiche salarié, cliquez sur 'Onboarding' :

 

Soit dans votre portail RH > Pilotage du on/offboarding : 

Étape 5 : Lancer le Onboarding

Vous pouvez choisir ici d'envoyer l'email de bienvenue en même temps que le lancement du Onboarding ou de lancer le Onboarding seulement pour, par exemple, commencer à préparer en amont certaines tâches. Vous pourrez envoyer l'email de bienvenue ultérieurement.

Vous pouvez d'ailleurs créer une tâche dans votre modèle "Envoyer le mail de bienvenue". 😊

Les responsables de tâches recevront automatiquement un mail ou une notification les alertant des actions à réaliser et de la date d'échéance.

 

Étape 6 : Piloter mon Onboarding

Accès : Portail RH > Pilotage on/offboarding

Vous voulez visualiser l'avancée du onboarding ? Modifier les tâches/les échéances ? Envoyer/renvoyer le mail de bienvenue ? C'est par ici 😊 !

 

Modifier et envoyer/renvoyer l'email de bienvenue :

• J'accède à la page de pilotage des on/offboarding,
• Je clique sur le nom du collaborateur concerné,
• Je clique sur 'Plus d'actions > Voir l'email de bienvenue',
• Je peux modifier le mail ou le contenu du texte si besoin,
• Je clique sur 'Envoyer l'email'.

Et voilà 😊 ! Votre futur collaborateur recevra un mail lui permettant d'accéder à son espace Onboarding et renseigner, via le formulaire, les informations et documents demandés.

 

Les différentes étapes de la création d'un utilisateur SANS Onboarding

Accès : Espace Admin > Paramètres généraux > Salariés et utilisateurs 

• Je clique sur bouton plus '' en haut à droite de l'écran
• L'assistant de création utilisateur s'ouvre

 

Étape 1 : Type de création

• Je crée le nouvel utilisateur à partir :
  • D'une fiche utilisateur vide qui permet de partir d'une fiche salarié vierge
  • D'un utilisateur existant qui permet de reprendre certaines informations à partir de la fiche d'un autre salarié (en cas de remplacement, de duplication de poste, etc.)
• Je coche les modules à activer : les modules souscrits auquel aura accès le salarié
• Je clique sur 'Suivant' pour continuer.

Étape 2 : les prérequis

• Généralités :
  • Je choisis le profil utilisateur du salarié
  • Je choisis l'horaire de travail (il est possible d'en créer un nouveau spécifique à ce salarié en cliquant sur 'Nouveau')
• Congés & Absences : je définis le profil congés
• Notes de frais : j'attribue un profil de notes de frais au salarié 

• Je clique sur 'Suivant' pour continuer

Étape 3 : Renseigner les informations

• Je renseigne les informations personnelles du nouveau salarié
• Je renseigne la date de début de contrat du salarié qui servira à proratiser ses droits à congés en fonction de sa date d'arrivée
• J'indique l'e-mail du nouveau salarié

 

Attention !  L'e-mail renseigné à cette étape fera office d'identifiant de connexion pour l'accès du salarié à la plateforme. Il ne doit pas contenir de lettres accentuées ou d'apostrophes.

 

A noter : Le futur collaborateur sera visible dans le planning congés en fonction des visibilités prédéfinies.

 

Étape 4 : Envoyer les identifiants de connexion

Accès: Espace admin > Paramètres généraux > Salariés et utilisateurs

• J'ouvre la fiche du collaborateur concerné en cliquant simplement dessus,
• Dans le bandeau de droite, je clique sur 'Envoyer les identifiants',

Votre collaborateur reçoit alors un mail avec un lien qui leur permettra d’accéder à la plateforme Eurécia.

Il ne lui restera plus qu'à cliquer sur le lien afin de réinitialiser son nouveau mot de passe !

 

Attention !  Pour que vos collaborateurs puissent bien se connecter à la plateforme, il est important que la case "Utilisateur" soit bien cochée dans l'onglet Administration de la fiche salarié des collaborateurs.

 

 

Affecter un profil utilisateur 'Talents'

     

 

Vous utilisez l'un de nos modules de gestion des Talents : Entretien, Compétences, Formations, Recrutement ?

Il peut être nécessaire d'affecter ou de modifier le profil Talents attribués par défaut par le système.

Vous trouverez toutes les informations dans cet article : Gérer les droits d'accès aux modules Talents

 

 

Comment retrouver mes futurs collaborateurs ?

Accès : Espace admin > Paramètres généraux > Salariés et utilisateurs

Les futurs collaborateurs sont masqués de l'annuaire des actifs. Il est possible de les retrouver très simplement grâce à un filtre dédié.

 

 

Comment retrouver les tâches planifiées ?

Accès : Portail RH > Pilotage du on/offboarding

On retrouve l'avancement des tâches planifiées depuis la page de pilotage du on/offboarding.

Vous accédez aux tâches de chaque parcours par collaborateur en cliquant simplement sur le nom du collaborateur concerné.

 

 

Il sera possible de mettre à jour, faire glisser les tâches vers leur nouveau statut, ajouter des tâches oubliées ou supprimer des tâches inutiles.

 

 

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