L'arrivée ou le départ d'un collaborateur nécessite la réalisation d'un certain nombre de tâches de la part de plusieurs intervenants. Documents d'embauche, matériel informatique, DPAE,... Avec Eurécia, vous êtes sûrs que tout sera bien prêt le jour J !
- Suivez l’avancement de vos tâches et celles de vos collègues grâce à la checklist intelligente et aux notifications paramétrables.
- Impliquez facilement les équipes en les notifiant des tâches à réaliser. Fini les oublis et les imprévus vous êtes prévenu en cas de retard.
- Créez votre tableau de bord pour gérer tous les process d’un coup d’œil.
💡 Et Voici une vidéo tuto qui pourra vous aider à organiser votre process d'Onboarding :
Qui est concerné par cet article ?
Les administrateurs d'Eurécia ayant le module Portail RH
Au programme dans cet article ?
- Créer mes modèles On/Offboarding
- Comment créer les modèles de tâches ?
- Personnaliser mon email de bienvenue
- Créer mes tâches On/Offboarding
- Gérer le formulaire Onboarding
- Relancer les responsables de tâches
Créer mes modèles On/Offboarding
Accès : Espace admin > Portail RH > Gestion du On/Offboarding > Onglet 'Tous les modèles'
Pourquoi créer des modèles On/offboarding ?
Les différents modèles de onboarding et offboarding vous permettent de créer et de personnaliser à l'infini des parcours d'intégration et de sortie en fonction de vos équipes et des profils de vos collaborateurs.
Vous pourrez ainsi créer par exemple un modèle de onboarding pour vos commerciaux itinérants ayant besoin d'un véhicule de fonction et d'une carte de paiement et un autre pour vos développeurs ayant besoin de matériels informatiques spécifiques.
Comment créer les modèles d'On/offboarding ?
Pour plus de simplicité, nous avons concocté pour vous un modèle générique 'Modèle Eurécia'. Vous pouvez bien sûr l'utiliser, le personnaliser ou même le supprimer.
Si vous avez déjà effectué des entrées ou sorties de collaborateurs sur Eurécia, nous avons récupéré et recréé vos modèles.
Pour créer de nouveaux modèles de On/offboarding :
- Je clique sur '
',
- Je détermine s'il s'agit d'un modèle concernant le onboarding ou le offboarding,
- Dans la fenêtre qui s'ouvre, je renseigne les différents champs :
- Titre du modèle,
- Description (facultatif),
- Je sélectionne parmi les tâches génériques crées celles qui sont à effectuer dans ce parcours,
- Pour les faire passer de la colonne 'toutes les tâches' à 'tâches sélectionnées', je sélectionne et j'utilise '
' pour passer vers la colonne de droite.
- Je clique sur Ajouter : mon nouveau modèle est créé !
Il ne me reste plus qu'à reproduire la même manipulation pour les autres modèles que je souhaite créer.
Pour toujours plus de simplicité, je peux bien sûr dupliquer un modèle existant en cliquant sur ''.
Créer mes tâches On/Offboarding
Accès : Espace admin > Portail RH > Gestion du On/Offboarding > Onglet 'Toutes les tâches'
Vous pouvez ici créer les tâches récurrentes à réaliser lors des différents onboarding : préparer le matériel, rédiger le contrat, organiser le petit-déjeuner de bienvenue,...
Vous retrouverez ici toutes les tâches que vous aviez précédemment créées et celles que nous avons créées pour vous. N'hésitez pas à les personnaliser pour les adapter à vos attentes, à les supprimer ou à en créer de nouvelles.
- Je clique sur '
- Je précise s'il s'agit d'une tâche concernant le onboarding ou le offboarding,
- Dans la fenêtre qui s'ouvre, je renseigne les différents champs :
- Titre de la tâche,
- Description (facultatif),
- Je détermine les responsables de cette tâche. Ils seront automatiquement notifiés de cette nouvelle tâche au lancement d'un nouvel on/offboarding. Les responsables de tâches peuvent être des rôles (le salarié concerné, le manager, le responsable de département,...) ou une personne nommée,
- Je renseigne la date à laquelle cette tâche doit être réalisée,
- Je rattache cette nouvelle tâche aux modèles existants,
- Je clique sur Ajouter : ma nouvelle tâche est créée !
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Notre conseil Ces tâches étant génériques, il est préférable d'attribuer un rôle : Manager N+1, Responsable paie,... aux responsables de tâches. La personne responsable de la tâche sera donc adaptée en fonction du profil du collaborateur entrant ou sortant. |
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Bonnes pratiques :
Quoi de mieux qu'un exemple ?
Imaginons que vous avez crée une tâche consistant à transmettre un contrat de travail au collaborateur concerné pour que ce dernier vous le retourne signé.
Le collaborateur prendra connaissance du contrat joint à la tâche le concernant et devra impérativement supprimer ce dernier afin de joindre son contrat signé !
La pièce jointe ajoutée s'enregistre automatiquement !
Personnaliser mon email de bienvenue
Accès : Espace admin > Portail RH > Gestion du On/Offboarding > Onglet 'Email de bienvenue'
Vous pouvez ici rédiger votre modèle d'email :
- compléter un objet,
- saisir le cœur de votre email,
- ajouter une pièce jointe,
- des liens, etc.
Bonnes pratiques :
1. Modifier les liens :
Vous pouvez ajouter un lien vers un formulaire d'intégration et/ou vers des documents à joindre :
Si vous supprimez l'un de ces liens par inadvertance :
- il suffira d'écrire le nom du lien dans le cœur de votre email, par exemple "le formulaire"
- vous cliquerez sur "copier le lien" à remplacer
- puis vous cliquerez sur l'icône "insérer un lien" afin de coller le lien précédemment copié
- enfin vous cliquez sur 'Mettre à jour'.
2. Ajouter des champs personnalisés :
Vous pouvez ajouter des champs personnalisés simplement. Vous savez, ces mots en surbrillance bleue ? 😊
Il vous suffit de placer votre curseur là où vous le souhaitez dans le cœur de votre email puis de cliquer sur l'icône fléché afin d'ajouter l'un des champs suggérés parmi la liste existante :
Une fois que l'email vous convient, pensez à enregistrer vos modifications !
3. Ajouter une seconde pièce jointe :
Souvenons-nous qu'une seule pièce jointe peut être ajoutée au modèle de mail.
Cependant, il est possible d'en ajouter une seconde en éditant l'email de bienvenue lors du onboarding du collaborateur.
Je vous montre quel chemin emprunter pour réaliser cette manipulation !
Portail RH > Pilotage du On/offboarding > Cliquer sur le collaborateur de votre choix > Puis sur "Plus d'actions" > Puis sur l'onglet "Voir l'email de bienvenue" :
A partir de là, vous pourrez ajouter une seconde pièce jointe uniquement qui sera spécifique au onboarding de ce collaborateur en particulier :
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Gérer mon formulaire Onboarding
Créez et modifiez votre formulaire Onboarding en un tour de main !
Les informations complétées et les documents fournis par votre futur collaborateur via le formulaire remontent directement dans sa fiche salarié.
- Informations personnelles : nom, prénom, numéro de sécurité sociale etc.
- Documents préalables à l'embauche : carte d'identité, RIB, etc
Pour que votre futur collaborateur se familiarise avec ses nouveaux collègues et sa nouvelle entreprise, partagez avec lui l'annuaire collaborateurs, le livret d'accueil, la convention collective, ...
Une fois votre formulaire prêt, vous n'avez plus qu'à l'intégrer à votre email de bienvenue :
Retrouvez notre article détaillé sur le formulaire Onboarding !
Relancer les responsables de tâches
Accès : Espace admin > Paramètres généraux > Gestion des alertes RH > Liste des alertes
Les tâches de on/offboarding ne sont pas toujours réalisées dans les temps ? 🤔
Avec Eurécia, vous pouvez aussi automatiser les relances. De cette façon, terminé les oublis et les imprévus !
Pour ajouter une relance automatique :
- Je clique sur 'Créer une alerte',
- Je sélectionne 'Relance onboarding' ou 'Relance offboarding',
- Je détermine quand les responsables de tâches doivent être relancés. Je peux aussi ajouter une fréquence de rappel : tant que la tâche n'est pas traitée vos collaborateurs seront relancés régulièrement.
- Le destinataire peut-être uniquement le/les responsable(s) de la tâche ou le responsable de la liste (la personne ayant créé le modèle).
- Je clique sur 'Ajouter'. Et voilà, ma relance automatique est configurée pour l'ensemble des tâches de on ou offboarding.
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Pour aller plus loin sur l'utilisation du on/offboarding dans Eurécia, n'hésitez pas à consulter les articles suivants : |
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Vous trouverez aussi plein de conseils et astuces sur notre blog Vie de bureau :
et plein d'autres articles à votre disposition pour être toujours informé de toute l'actualité RH (et bien plus!).
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