Format IBIZA Paie

Cet article propose un mode opératoire détaillé de paramétrage de l’export des absences.

L’objectif est de vous permettre de configurer ou de savoir comment modifier les données apparaissant sur le fichier d’export généré par Eurécia et à destination de votre logiciel de paie.

 

Qui est concerné par cet article ?

L'administrateur en tant gestionnaire de la paie.

 

Au préalable

Le fichier d’export contient 3 champs, les trois nécessitent une configuration préalable :

• Nom et prénom du salarié
• Le matricule des salariés : fiche salarié
• Les codes motif absence : code de référence, renseignés sur les types de congés

 

Paramétrage

1. Le matricule des salariés > à renseigner sur les fiches salarié :

Accès : Espace Admin > Paramètres généraux > Salariés et utilisateurs > Fiche Salarié

 

2. Les codes paie > codes de référence, renseignés sur les types de congés : 

Accès : Espace Admin > Congés et Absences >  Type de congés et Absences > Éditer 

 

Sur les types de congés devant figurer sur le fichier d’export, au sein du cadre Export paye : cocher la case Exporter pour la paye.

Au sein du cadre Code (jours par défaut): renseigner le code paye. Il s’agit de la référence donnée par le logiciel de paie récepteur. Chaque type de congé sera identifié, en nombre de jours, si nécessaire, dans le fichier d’export et au sein du logiciel de paie grâce à ce code.

Au sein du cadre Code (Heures): renseigner également cette case. Si l’absence est en décompte en heures alors, la valeur en heures sera exportée. 

 

Format de fichier

Ibiza_NomClient_MMAAAA.csv

• Type  .csv
• Séparateur ";"
• Séparateur décimale '.' 

 

Deux lignes d’entête

1^ère ligne : 

A partir de la colonne 3 =>Libellé des types d’absences ou des rubriques de paie 

Note : cette ligne est ignorée lors de l’import (à renseigner tout de même pour faciliter la lecture du fichier)

2ème ligne : 

Pour un Congés : Code (jours) ou (heures) + N

Pour le commentaire d’un Congés : Code (jours) ou (heures) + C

Pour un EVP : Code paye + Code catégorie

Pour le commentaire d’un EVP : Code rubrique + C

 

Contenu du fichier

COLONNE	CONTENU	CHAMP EURECIA
1	Nom Prénom	Nom et Prénom de la fiche salarié
2	Matricule	Champ matricule de la fiche salarié
3 et suivantes	Quantité/Commentaire	Quantité en jours ou en heures ou Commentaire

 

Spécificités

Champs 3 et suivants :

• Il faut donc 2 colonnes pour chaque rubrique exportée, valeur + Commentaire (C&A ou EVP). 

Pour la valeur d’une absence

• Proposer un champ pour saisir les codes paie qui doivent toujours exportés en jours

Puis

• Proposer deux choix dans la boîte à outil du connecteur pour les autres rubriques :
  • Se baser sur la position du code paie (jours ou heures)
  • Se baser sur le type de contrat du salarié (forfait jours ou heures)

dans la pop-up, on choisi : « Export des absences en jours ou en heures, se baser sur le type de contrat du salarié ».

• si salarié en forfait jours, on prend la valeur du champ "code (jours par défaut)"
• si le salarié est en heure, on prend la valeur du champ "code (heures) 

Position du code paie :

• Code (jours) => quantité en jours
• Code (heures) => quantité en heures, basé sur l’horaire de travail

 

Construction des commentaires (pour un même salarié et un même type d’absence)

Dans le cas où il s’agit d’une journée d’absence, la colonne C doit être construite comme suit :

• Le JJ/MM/AAAA

Si plusieurs jours d’absences uniques :

• Le JJ/MM/AAAA, Le JJ/MM/AAAA, etc.…

Dans le cas où il s’agit d’une période d’absence :

• Du JJ/MM/AAAA au JJ/MM/AAAA

Si plusieurs périodes d’absences :

• Du JJ/MM/AAAA au JJ/MM/AAAA, Du JJ/MM/AAAA au JJ/MM/AAAA, etc…

 

Construction de la colonne quantité (pour un même salarié et un même type d’absence)

Si 1 seule absence de type CP (ex 2 jours) :

• 2.0

Si plusieurs absences de type CP pour le même salarié (ex 2j et 1j) :

• 2.0 et 1.0

 

Exemple de fichier

EVP

Export absences standard

 

 

Mots clés associés à cet article : 

Paie - module - portail RH - export - variable de paie - titres restaurants - import des bulletins de salaires - export des absences - salariés et utilisateurs - préparation - Format - IBIZA - Paie