La gestion des pauses

 

"On va boire un café ? C'est l'heure de la pause 😊 !"

 

Moment de convivialité et de partage entre collègues, la pause permet aussi de gagner en productivité, en efficacité et de garder une meilleure santé. Pour simplifier sa gestion, Eurécia permet à vos collaborateurs de déclarer leurs pauses directement dans leurs feuilles de temps. 

 

Vous voulez des conseils pour une pause réussie ? La rédaction de Vie de Bureau vous a concocté le programme idéal : 7 conseils pour une pause parfaite au travail.

 

 

 

Qui est concerné par cet article ?

   

Les administrateurs en charge du suivi des Temps & Activités.

 

Au programme dans cet article :

• Mais que dit la loi ?
• Les différentes configurations de "pauses" dans Eurécia
  • Types de pause
  • Prise en compte dans le temps de travail effectif
  • Prise en compte dans les heures supplémentaires
• Configurer les pauses dans Eurécia
  • Prérequis 
  • Étape 1 - Paramétrer mes horaires de travail
  • Étape 2 - Paramétrer mes pauses
• Affichage des pauses dans les feuilles de temps
  • Les temps de pauses
  • Prise en compte dans le calcul des heures

 

Mais que dit la loi ?

Article L3121-16

Le salarié doit bénéficier d'un temps de pause d'au moins 20 minutes consécutives dès que le temps de travail quotidien atteint 6 heures.

La pause est accordée :

• Soit immédiatement après 6 heures de travail
• Soit avant que cette durée de 6 heures ne soit entièrement effectuée

Une convention ou un accord d'entreprise ou d'établissement peut fixer un temps de pause supérieur.

 

Les différentes configurations de "pauses" dans Eurécia

 

Eurécia vous permet de paramétrer plusieurs types de pause afin de répondre à tous vos besoins !

 

Types de pauses

• les pauses badgées : ce sont des pauses pour laquelle l'utilisateur doit badger au début et à la fin. Ce type de pause n'est utilisable qu'avec les badgeuses physiques de type AGT. La badgeuse virtuelle ne permet pas de gérer les pauses badgées.

Attention !  Si votre badgeuse AGT vous permet de badger les temps de pause, il est nécessaire de vous rapprocher d’AGT Systèmes afin de récupérer le code lié à cette pause dans le paramétrage de votre badgeuse.

 

• les pauses forfaitaires : ce sont des pause automatiquement générées sur la tranche du matin et la tranche de l’après-midi. Ces pauses ont une durée fixe.

 

Prise en compte dans le temps de travail effectif

Ces deux types de pause peuvent être comptabilisés comme du temps de travail effectif ou non en fonction du type de temps utilisé.🤔  Pas de panique on vous explique tout un peu plus loin !

• les pauses comptées comme travaillées : le total d'heures travaillées inclut les temps de pause.
• les pauses non comptées comme travaillées : le total d’heures travaillées se verra déduit du temps de pause.

 

Prise en compte dans les heures supplémentaires

• les pauses incluses dans le calcul des heures supplémentaires : les pauses non comptées comme travaillées ne peuvent pas être incluses dans le calcul des heures supplémentaires.
• les pauses non incluses dans le calcul des heures supplémentaires 

 

Ça vous parait compliqué ? Mais non, ne vous inquiétez pas, prenez un petit café et on y va 😊!

 

 

Configurer les pauses dans Eurécia

Prérequis

• Le module Temps & Activités doit être actif pour votre société. Ce n'est pas encore le cas ? Contactez votre support préféré 😊 !

 

• la gestion des pauses impacte uniquement l'onglet 'Suivi Temps' des feuilles de temps. Vous êtes en suivi des activités et vous souhaitez utiliser la gestion des pauses ? Il est possible d'activer les deux onglets pour vos collaborateurs en suivant cet article : Créer ou modifier un profil de Temps & Activités.

 

Étape 1 - Paramétrer mes horaires de travail

Accès : Espace admin > Paramètres généraux > Horaires de travail > Onglet 'Général'

Il peut être nécessaire de modifier les heures théoriques de mes horaires de travail si, par exemple, les temps de pause ne sont pas inclus dans le nombre d'heures théoriques à effectuer.

Le nombre d'heures théoriques de chaque tranche est ainsi affiché en 2 parties :

• le nombre d'heures 'travaillées'
• le temps de pause

Le total d'heures théoriques est calculé ainsi : temps de travail + temps de pause.

 

 

Si mon nombre d'heures théorique à effectuer ne tient pas compte des temps de pause alors il faut modifier mes horaires de travail en conséquence.

 

Étape 2 - Paramétrer mes pauses

Accès : Espace admin > Paramètres généraux > Horaires de travail > Onglet 'Pauses'

Dans la rubrique 'Pause obligatoire entre les tranches de travail', j'indique, en minutes, le temps de pause obligatoire entre la première tranche de travail et la seconde. Cet intervalle correspond généralement à la pause du midi.

 

Les pauses badgées

Pour paramétrer mes pauses intermédiaires badgées :

• J'active le bouton 'Paramétrage des pauses'
• Dans déclaration de la pause, je choisis 'pause badgée' : mes collaborateurs devront badger à chaque départ et retour de pause
• S'il s'agit de pause badgée avec AGT, je renseigne le code de la pause attendu par ma badgeuse physique
• Je détermine le temps de pause théorique en minutes 
• Si ma pause doit être comptée comme travaillé et incluse dans le total des heures travaillés, je peux activer le bouton "Cette pause sera comptée comme travaillé et incluse dans les totaux des heures travaillées"
• Si ma pause est comptée comme du temps de travail effectif, je peux activer le bouton "Cette pause sera incluse dans le calcul des heures supplémentaires"
• J'enregistre

Un résumé de la règle mise en place s'affiche à droite de votre écran.

 

 

Pauses automatiquement générées

• J'active le bouton 'Paramétrage des pauses'
• Dans déclaration de la pause, je choisis 'pause automatiquement générée' : la pause sera automatiquement générée dans les feuilles de temps sur chaque tranche travaillée
• Je détermine le temps de pause en minutes
• Si ma pause doit être comptée comme travaillé et incluse dans le total des heures travaillés, je peux activer le bouton "Cette pause sera comptée comme travaillé et incluse dans les totaux des heures travaillées"
• Si ma pause est comptée comme du temps de travail effectif, je peux activer le bouton "Cette pause sera incluse dans le calcul des heures supplémentaires"
• J'enregistre

Un résumé de la règle mise en place s'affiche à droite de votre écran.

 

Affichage des pauses dans les feuilles de temps

Dans mes feuilles de temps, mes pauses apparaissent sous la forme d'une tasse de café 😊 !

 

 

Les temps de pauses

 

Les temps de pause sont renseignés à partir des informations de badgeage ou à partir des horaires de travail en cas de pré-remplissage automatique des feuille de temps.

Si vos collaborateurs ont la possibilité de modifier leurs feuille de temps, ils pourront alors aussi modifier leurs temps de pause en cliquant simplement sur la tasse de café.

Dans ce cas, il ne leur restera qu'à indiquer le temps souhaité et confirmer :

 

 

Dans le cas où vos feuilles de temps ne sont pas pré-remplies, il faudra alors renseigner la durée des pauses en cliquant là aussi simplement sur la tasse de café !

 

Prise en compte dans le calcul des heures

Dans vos feuilles de temps, les pauses peuvent être décomptées de trois façons :

• les pauses considérées comme non travaillées : elles ne sont pas donc pas incluses dans le total d'heures travaillées de votre feuille de temps.

Ex: Jean-Pierre travaille 35 heures par semaine mais ses pauses ne sont pas incluses dans ce temps de travail. Il a un compteur de récupération débit/crédit qui est basé sur sur un nombre d'heures fixes de 35 heures. Cette semaine, il a déclaré 35h30 sur sa feuille de temps dont 45 minutes de pause.

 

 

Et oui, Jean-Pierre n'a pas déclaré assez de temps de travail effectif. Il a déclaré 35h30 dont 45 minutes de pause. Seules 34h45 sont donc considérées comme travaillées. Comme il doit théoriquement effectuer 35 heures, son compteur de récupération sera débité de 15 minutes.

 

• les pauses considérées comme travaillées mais non incluses dans les heures supplémentaires : les temps de pause sont considérés comme du temps de travail mais ne donnent pas lieu à des heures supplémentaires.

Ex : Sébastien doit faire 35h par semaine. Au delà de 35 heures il acquiert des heures de récupération. Il a travaillé cette semaine 37h40 dont 55 minutes de pause.

 

 

Bravo 😊 ! Bien joué ! Il va effectivement acquérir 1h45 d'heures de récupération car :

37h40 - 55 minutes = 36h45. Il acquiert des heures de récupération au-delà de 35 heures, son compteur de récupération sera donc crédité de 1h45min.

• les pauses considérées comme travaillées et incluses dans les heures supplémentaires: les temps de pause sont considérés comme du temps de travail et sont inclus dans le calcul des heures supplémentaires.

Ex : Marie travaille 39h par semaine. Au-delà de 39h, les heures sont transférées en paye avec une majoration de 125%. Cette semaine elle a effectué 41h dont 45 minutes de pause.

 

 

Et oui bien sûr ! Marie a effectué 2 heures supplémentaires cette semaine car les pauses sont incluses dans le calcul des heures supplémentaires. Comme il y a une majoration de 125%, 2h30 seront transférées en paye.

 

Allez à vous de jouer 😁!

 

Mots clés associés à cet article :

pause - break - café - temps - durée - quotidienne - paramétrer - configurer - type - initiale - médiane - midi - déjeuner