Mettre en place la badgeuse virtuelle sur Eurécia

Vous avez souscrit au module Temps & Activités ? Vous souhaitez mettre en place un suivi des temps de vos collaborateurs afin de faciliter la saisie des heures et le calcul des heures supplémentaires ? Eurécia vous propose d'activer la badgeuse virtuelle ! 

 

Dans le cas de l'utilisation d'une badgeuse, le suivi des temps se fera en heures depuis l'onglet Temps de vos feuilles de temps & activités.

 

 

Qui est concerné par cet article ?

Les administrateurs et les responsables RH ayant souscrit au module Temps & Activités.

 

 

Les prérequis

Avant d'activer la badgeuse virtuelle, il est nécessaire de faire un point sur vos besoins et sur la manière dont vous souhaitez fonctionner :

• Est-ce que les horaires de mes collaborateurs sont fixes ?
• Est-ce qu'il y a des plages variables ?
• Comment sont calculées mes heures supplémentaires ?
• Est-ce que je suis les heures/jours de mes collaborateurs en gestion de projets ou gestion analytique ?

Une fois que vous avez répondu à ces différentes questions il est possible de passer à la phase suivante : la mise en place de la badgeuse virtuelle 😋 !

 

Contrôler les horaires de travail de mes collaborateurs 

Accès : Espace admin > Paramètres généraux > Horaires de travail

La première étape consiste à contrôler que les différents horaires de travail de mes collaborateurs sont correctement configurés. pour cela, je peux m'appuyer sur cet article : Créer ou modifier un horaire de travail

Si mes collaborateurs ont des horaires de travail fixes, il ne sera pas nécessaire de suivre l'étape suivante sinon c'est parti !

 

Les plages de travail variables

Accès : Espace admin > Paramètres généraux > Horaires de travail > Onglet Flexibilité

Il est possible de mettre en place des plages de travail variables si, par exemple, les collaborateurs doivent arriver entre 8h et 8h30 et doivent partir entre 17h et 18h.

Toutes les informations sont disponibles dans cet article : Gérer la flexibilité du temps de travail en cas de badgeage

 

Les heures supplémentaires

En cas d'utilisation d'une badgeuse (virtuelle ou physique), les heures supplémentaires sont généralement calculées depuis l'onglet Temps de vos feuilles de temps & activités.

Les heures supplémentaires se configurent de la même manière et toutes les informations sont dans cet article : Gestion des heures supplémentaires sur Eurécia.

 

 

Activer la badgeuse virtuelle

Accès : Espace admin > temps & Activités > Profil de Temps & Activités

La badgeuse virtuelle se configure depuis les profils de temps & activités. Il est tout à fait possible de l'activer pour une certaine catégorie d'utilisateurs mais pas pour une autre. Dans ce cas, il faudra créer autant de profil que de cas.

 

• Je créé un nouveau profil Temps & Activités en cliquant sur ou je duplique un profil existant en cliquant sur Dupliquer (tout en bas 😊)
• Je renseigne le nom de ce profil, je peux indiquer 'avec badgeuse' pour l'identifier simplement par la suite
• Je renseigne un code qui doit être unique (en cas d'import ou d'export de données)
• Je renseigne le type de suivi :
  • le 'suivi Temps' est obligatoire pour pouvoir activer une badgeuse
  • le 'suivi des Activités' sera nécessaire si vous souhaitez suivre, en plus, les activités effectuées par vos collaborateurs en gestion de projet ou gestion analytique

Dans la rubrique 'Paramétrage du suivi du temps' :

• Je détermine si mes collaborateurs ont la possibilité de modifier les heures. En cas de badgeage, les informations remonteront automatiquement. Toutefois, en cas d'oubli de badgeage, si mes collaborateurs ne peuvent pas modifier cet onglet, l'administrateur devra le faire à leur place.
  • Onglet temps modifiable :
    • j'active l'aide à la saisie en switchant le bouton dédié
    • je coche la case 'remplissage avec le bouton entrées / sorties'
  • Onglet temps non modifiable :
    • je choisis 'badgeage dématérialisé Eurécia'
    • je choisis si mes collaborateurs peuvent modifier la colonne des types de temps
• Je peux activer la case 'Cacher la badgeuse sur mobile et tablette' pour qu'il ne soit plus possible de badger depuis un environnement mobile.
• J'enregistre

 

Dans la rubrique 'Paramétrage du suivi des activités' :

Cet onglet peut être activé en complément du suivi Temps mais n'est pas indispensable pour l'utilisation de la badgeuse. Vous trouverez toutes les informations au sujet de cet onglet dans l'article suivant : Créer ou modifier un profil de Temps & Activités

 

Point de vigilance !  Si vos collaborateurs étaient sur un profil de temps & activités avec l'onglet 'Suivi activités ' activé alors il est fortement déconseillé de le désactiver. En effet, toutes les informations inclues dans les feuilles antérieures ne seront plus accessibles. Il est donc conseillé de procéder à la désactivation de l'onglet Activité en début de période uniquement.

 

Affecter le nouveau profil de Temps & Activités

Une fois fois que votre tout nouveau profil de temps avec badgeuse est activé, il faut l'affecter aux collaborateurs concernés en suivant cet article : Changer le profil Temps & Activités d'un collaborateur.

 

 

Utiliser la badgeuse virtuelle

Une fois que la badgeuse virtuelle est activée, vos collaborateurs vont avoir la possibilité de l'utiliser immédiatement !

 

Sur la page d'accueil d'Eurécia, dans la carte 'Temps & Activités', vos collaborateurs pourront cliquer sur 'J'arrive ' ou 'Je pars' :

 

 

Ils pourront aussi l'utiliser directement sur leur téléphone portable en utilisant myEurécia :

 

 

 

Notre conseil : En cas de restriction par adresse IP, vos collaborateurs ne pourront pas badger directement depuis leur mobile. Plus d'informations dans cet article :  Contrôler les accès par adresse IP

 

Le suivi des badgeages

 

Lorsque vos collaborateurs badgent, il est possible de suivre les pointages en temps réel !

On vous explique tout dans cet article : Suivi des pointages en temps réel.

 

Et voilà, vous avez tout 😊 ! Si vous avez besoin d'accompagnement, votre équipe support sera ravie de vous aider !

 

Mots clés associés à cet article :

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