Face aux changements actuels de mode de travail et notamment l'amplification du recours au télétravail, Eurécia met à votre disposition des fonctionnalités destinées à vous simplifier la vie 😊!
|
Souvent nos clients nous contactent en nous demandant 'mais comment vous faîtes pour gérer le télétravail, vous, chez Eurécia ?'. Alors nous nous sommes dit qu'on allait partager avec vous tous nos conseils et astuces pour aider vos collaborateurs et vos managers à télétravailler en toute sérénité ! Ces indications sont tout à fait facultatives. Vous pouvez les suivre ou piocher uniquement parmi celles qui vous intéressent ! |
Qui est concerné par cet article ?
Les administrateurs en charge du module Congés & Absences et les gestionnaires RH.
Au programme dans cet article :
- Fixer des règles de pose
- Définir un circuit de validation et d'annulation dédié
- Poser les demandes en récurrence
- Annulation facilitée en cas de chevauchement
Fixer des règles de pose
Accès : Espace admin > Congés & Absences > Contraintes
De très nombreuses sociétés fixent des règles de pose du télétravail : 3 par semaine, 4 par mois,... Cette fonctionnalité permet d'automatiser ces contraintes de pose. Vos managers peuvent donc valider les absences simplement et sereinement : les règles seront respectées !
- Je clique sur '
' pour ajouter une nouvelle règle,
- J'indique un nom qui apparaitra lorsque mes collaborateurs poseront une absence qui enfreint cette règle, par exemple : 'Maximum de TT par semaine'.
- Je sélectionne le type de contrainte, 'Nb de jours maximum'. (Si mon absence se décompte en heures, je choisis 'Nb d'heures maximum' )
- Je choisis le type d'absence : 'Télétravail'.
- Dans la colonne 'Valeur', je détermine le nombre maximum de jours qui pourront être posés sur la période par collaborateur.
- Dans la colonne 'Contrôle', je détermine la période souhaitée : semaine ou mois.
- Je renseigne une période d'application si cette règle doit s'appliquer seulement sur une période de l'année ( je trouve toutes les informations sur le format attendu en cliquant sur le '
').
- Je sélectionne les départements/ structures concernés par cette règle.
- Je peux aussi sélectionner les collaborateurs directement ou la liste personnalisée de collaborateurs concernés par cette règle.
- Je détermine le mode de gestion :
- alerte : un message d'alerte sera affiché mais l'absence pourra être soumise et validée.
- bloquant : si les contraintes ne sont pas respectées, la demande congé ne sera pas possible.
- Je n'oublie pas d'enregistrer 😊 !
|
Nos astuces en plus : Vous pouvez aussi mettre en place des contraintes complémentaires :
|
|
Vous aviez peut-être mis en place des règles différentes (et plus complexes 😉) pour gérer ces règles : gestion de droit, remise à zéro des compteurs, durée de vie des droits,... N'hésitez pas à contacter votre service d'assistance préféré pour vous accompagner lors de la transition ! |
Définir un circuit de validation et d'annulation dédié
Accès : Espace admin > Congés & Absences > Types de congés
Les règles étant fixées et gérées automatiquement, il est possible de rendre autonomes vos collaborateurs dans la pose de leur télétravail.
Pour cela, le plus simple est de mettre en place un circuit d'auto-validation et d'auto-annulation pour le télétravail. Vos collaborateurs posent et annulent leurs télétravail en toute autonomie !
En complément, vous pouvez bien entendu mettre en place une notification automatique vers votre Gestionnaire RH par exemple.
- J'ouvre l'absence 'Télétravail',
- Je vais à la rubrique 'Circuit de validation',
- Si je souhaite que mes collaborateurs posent leur 'Télétravail' au moins 3 jours avant le jour J, je peux renseigner un délai de prévenance dans la case 'préavis'. Celui-ci peut être bloquant ou non.
- Je choisis le mode de validation et d'annulation : auto-validation et auto-annulation. Mes collaborateurs pourront poser leurs télétravail à leur guise en respectant toutefois les règles fixées précédemment.
- Je peux mettre en place une notification automatique.
- J'enregistre.
|
Nos astuces en plus : Vous souhaitez que les 'télétravail' soient validés par votre Gestionnaire RH ou une autre personne habilitée ? Il est possible de mettre en place un circuit de validation spécifique pour ce type d'absence : Définir les circuits de validation (workflow). |
Pose du télétravail en récurrence
Les prérequis
La récurrence n'est possible que jour par jour. Si vous souhaitez poser tous les mardis et jeudis, il suffira de faire de 2 demandes distinctes. Il peut y avoir 20 récurrences au maximum (soit 20 semaines, s'il s'agit d'une demande hebdomadaire).
Poser une demande d'absence récurrente
Accès : Congés & Absences > Nouvelle demande (version bêta)
- J'actionne le bouton 'version Bêta' si elle n’est pas activée
- Je sélectionne une seule journée,
- Je switch le bouton 'Récurrence'
- Dans le menu Répéter, je sélectionne le mode de répétition : toutes les semaines, toutes les 2 semaines,...
- Ensuite je précise quand la récurrence doit se terminer (dans une limite maximum de 20 récurrences).
Annulation facilitée
Accès : Congés & Absences > Nouvelle demande (version bêta)
Lorsque vos collaborateurs posent leurs 'télétravail' longtemps à l'avance ou par récurrence, il est possible qu'ils soient amenés par la suite à poser des congés à cheval et donc à devoir annuler le télétravail précédemment posé.
Lorsque le collaborateur a le droit d'auto-annuler son télétravail, une fenêtre s'ouvre, lui permettant d'annuler en 1 clic le télétravail précédemment posé.
Rien de plus simple 😊 !
| Nous espérons que toutes ces fonctionnalités permettront à vos managers de gérer leurs équipes en toute simplicité et à vos collaborateurs de télétravailler.... en toute sérénité 😁! |
Mots clés associés à cet article :
TT - télétravail - home office - flexoffice - limite pose - gérer - gestion - limiter - fixer - seuil - période - semaine - mois
Commentaires
0 commentaire
Cet article n'accepte pas de commentaires.