Créer une grille EVP et saisir les éléments variables

Tous les mois, il faut préparer les Éléments Variables de Paie nécessaires à l'établissement des bulletins de salaire de vos collaborateurs ! Entre les congés, les notes de frais, les titres restaurants, les primes, les titres de transports, les avances, les frais kilométriques, les heures supplémentaires, complémentaires, cela peut devenir un véritable casse-tête !

Avec Eurécia, cela va devenir simple 😁!

 

 

Et non 😉 !

Eurécia permet de synthétiser dans une grille, les éléments variables nécessaires à l'établissement de la paie (EVP).

Cette grille récupère l'ensemble des informations présentes dans Eurécia telles que le salaire, les primes, les commissions, les avantages en nature, les avantages voiture, remboursement carte orange, frais de déplacements, les heures supplémentaires, etc.

Certains des éléments peuvent être saisis en fonction de leur valeur pour le mois. Ils viennent alors s'archiver automatiquement dans la catégorie 'Autres donnés RH' de la fiche salarié. Cette grille est ensuite exportable au format Excel ou au format de votre logiciel de paie (si compatible).

 

A noter : Vous n'êtes pas encore client Eurécia 😮? Cette fonctionnalité vous intéresse ? Toutes les informations et bien plus encore sur notre site web Eurécia !

 

Qui est concerné par cet article ?

 

L'administrateur de la plateforme Eurécia en tant que responsable du paramétrage.

 

Au programme dans cet article :

• Créer une grille mensuelle d'éléments variables de paie (EVP)
• Alimenter la grille d'éléments variables de paie 
• Commander les titres restaurant depuis la grille EVP 
• Inclure/Exclure par défaut des utilisateurs dans les grilles EVP
• Des éléments ne remontent pas ?

 

Créer une grille mensuelle d'éléments variables de paie (EVP)

Accès : Préparation Paie > Saisie éléments variables paie

• Je clique sur le bouton ' Nouvelle grille'
• Je saisis une description (généralement le mois et l'année)
• Je sélectionne le modèle de grille souhaité dans le menu déroulant 'Modèle'

• J'indique un département et/ou une structure (facultatif) pour sélectionner les salariés présents dans la grille

 

A noter : Si vous ne sélectionnez aucun département, ni aucune structure tous les collaborateurs de la société remonteront dans la grille. Si vous sélectionnez une structure ET un département seuls les collaborateurs qui remplissent ces deux conditions remonteront. Si vous sélectionnez seulement une structure OU un département, tous les collaborateurs de l'élément choisi remonteront.

 

• Je sélectionne un périmètre manager (facultatif). Plus d'information sur cette fonctionnalité dans Décentraliser la saisie des EVP
• Je définis la période de début et de fin de la grille dans le champ 'Début période' et 'Fin période' pour cadrer les données qui vont remonter dans la grille, généralement du 1er au 31 du mois

• J'enregistre pour que la grille soit prête à être exploitée

Si je crée une grille EVP et qu'une ou plusieurs grilles existent déjà remplissant les conditions précédentes alors les salariés présents dans une grille existante seront exclus de la nouvelle grille. Seuls les salariés non-présents dans la grille existante seront ajoutés dans la nouvelle grille.

Dans ce cas, le message d'intervention suivant s'affiche :

Information : Les utilisateurs déjà présents dans une grille ayant le même modèle et une période commune n'ont as été intégrés dans cette grille.

 

Cas pratique

Création d'une première grille A :

• modèle de grille "Standard"
• service département "Administration"
• période : 01/10 au 31/10

Création d'une seconde grille B :

• modèle de grille "Standard"
• service département "Tous"
• période : 01/10 au 31/10

Dans la grille B, les salariés de tous les départements sauf ceux du département "administration" seront repris puisque ces derniers sont déjà compris dans la grille A.

Le message d'information précisant que certains salariés n'ont pas été intégrés s'affiche alors.

 

Alimenter la grille d'éléments variables de paie

• Je me rends maintenant dans l'onglet 'Données de paie'

Important : Toutes les données affichées (à l'exception des données congés et absences, titres restaurants et heures supplémentaires ayant été marquées) sont rafraîchies à chaque ouverture de la grille.    Les données à régulariser sont calculées sur la base des informations saisie dans la limite de 12 mois. Je peux sélectionner dans la dernière colonne le statut du salarié (facultatif) ce qui permet de signifier à la personne qui exploitera la grille qu'un traitement particulier doit être appliqué sur ce salarié (ex. : nouveau salarié, départ en cours, etc.) Je saisis les données du mois dans les colonnes correspondants aux données du 'Dossier salarié' (facultatif) : permet de saisir des éléments du 'Dossier salarié' qui sont valables uniquement pour la période de la grille, tels que des primes, des commissions... L'enregistrement de la grille crée automatiquement les éléments dans le dossier des salariés concernés

 

Ici remontent tous les éléments variables saisis et validés par collaborateurs :

• Les heures supplémentaires
• Les astreintes
• Les congés et absences
• Les notes de frais
• ...

Les éléments qui remontent sont ceux saisis sur la période de la grille, si des éléments du mois précédents ont été saisis et validés après le traitement de la grille de la période concernée, alors il remonteront en régularisation dans le grille suivante (en orange).

Je peux également saisir manuellement les éléments de mon choix sur les champs éditables :

• Commentaires
• Avances sur salaire
• Dossier salarié
• ...

La saisie des champs reliés au dossier salarié, aura pour effet de créer un élément dans le dossier du collaborateur avec les dates de la période de la grille.

A noter : La saisie des champs reliés au dossier salarié, aura pour effet de créer un élément dans le dossier du collaborateur avec les dates de la période de la grille.

 

Commander les titres restaurant depuis la grille EVP 

Et oui, c'est possible ! 

La grille récupère le nombre de titres restaurants calculé dans le menu optionnel Titres restaurant. Le mois de fin de grille détermine le mois civil pour lequel les données sont récupérées.

Lorsque vous choisirez ce champ au moment de créer un modèle de grille EVP, il ne sera pas utile de cocher la case « éditable », car le nombre sera automatiquement recalculé tant que le marquage de la grille n’a pas été effectué.

Important ! Aucune modification apportée dans la grille EVP ne pourra remonter dans le fichier de commande des titres restaurant depuis Préparation paie > Titres restaurant.

 

Voyons ensemble quels sont les prérequis pour que cela fonctionne 😉

Avant toute chose, il sera indispensable de suivre les étapes de paramétrage détaillées dans ces articles :

• Paramétrer les titres restaurant
• Initialisation du calcul des titres-restaurants

C'est bon pour vous ? Alors vous pouvez à présent passer à la création du champ de paie dédié :

Accès : Espace admin > Congés & Absences > Définition des champs

• J'ajoute un champ en cliquant sur '',
• La description du champ EVP.
• Je sélectionne le champ 'Titres restaurant' :

• J'indique un 'code paye' si nécessaire,
• J'enregistre.

 

Inclure/Exclure par défaut des utilisateurs dans les grilles EVP

Par défaut, tous vos utilisateurs sont inclus dans vos grilles EVP.

Si vous souhaitez que l'un d'entre eux n'y figure pas, vous pouvez changer ce paramétrage. Cela peut être très utile dans le cas des collaborateurs externes à l'entreprise par exemple.

Accès : Espace admin > Paramètres généraux > Salariés et utilisateurs

• Ouvrir la fiche salarié
• Onglet 'Règles'
• Décocher la case 'Utilisateur à inclure dans les grilles EVP'
• Enregistrer

 

Des éléments ne remontent pas ?

Justine a fait des heures d'astreinte qui ne remontent pas ? Franck était en vacances mais ce n'est pas précisé dans ses EVP ?

Pas de panique, vous trouverez certainement la réponse ici : Que faire si mes éléments variables de paie ne remontent pas dans ma grille ?

 

 

Cet article ne répond pas à toutes vos interrogations ? Ecrivez-nous à support@eurecia.com 😉

 

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• Créer et personnaliser les champs de paie
• Créer des modèles de grille
• Valider et marquer une grille EVP
• Exporter et envoyer ma grille

 

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