Eurécia permet de créer des champs de paie qui alimenteront automatiquement les grilles EVP avec les informations que vous souhaitez y faire apparaître.
Ces champs peuvent correspondre à des données déjà présentes dans Eurécia (congés, heures supplémentaires, notes de frais…) ou à des valeurs externes, saisies manuellement par vos soins.
Congés et absences, heures supplémentaires, notes de frais... à vous de choisir 😉 !
Qui est concerné par cet article ?
Les administrateurs d'Eurécia en charge de la saisie et du paramétrage des éléments variables de paie.
Définition
Un champ de paie permet de faire remonter automatiquement les informations relatives à vos collaborateurs dans le cadre de la gestion de la paie.
Chaque champ correspond à une donnée bien précise : il peut s’agir, par exemple, du nom du salarié, de son matricule, de son taux horaire, du montant d’une prime, du nombre d’heures supplémentaires ou encore d’un code d’absence.
À noter qu’un même champ de paie peut être utilisé dans plusieurs modèles de grille.
Et en image ?
Le champ de paie est la colonne dans la quelle les éléments variables de vos collaborateurs remontent :
Les éléments variables qui peuvent être exportés en paie
Vos collaborateurs saisissent chaque mois des éléments variables sur la plateforme ? Ces données peuvent être automatiquement transmises dans vos grilles EVP, sans ressaisie manuelle.
Voyons ensemble les prérequis pour que tout remonte correctement dans la paie.
Les congés & Absences
Les prérequis
Tous les congés et absences saisis par vos collaborateurs dans Eurécia peuvent être intégrés à vos grilles EVP.
Pour cela, je vérifie que le type d’absence est bien configuré pour être exporté vers la paie depuis Espace admin > Congés & Absences > Types de congés et absences
|
Seuls les congés posés sur la période de la grille et au statut validé seront intégrés. Exemple : La grille du 01/05/2025 au 31/05/2025 fera remonter les congés posés entre le 01/05/2025 et le 31/05/2025 qui sont au statut validé.
|
Configurer le champ des absences :
Accès : Espace admin > Congés & Absences > Définition des champs
- Je créé un nouveau champ en cliquant sur
ou je modifie mon champ existant
- Je renseigne une description
- Je choisis le champ de la plateforme 'Congés'
Dissocier les absences en heures et en jours
Il est indispensable d'avoir au minimum 2 champs (2 colonnes) distincts pour exporter les absences en heures et les absences en jours. Vous pouvez aussi avoir une colonne par type d'absence, c'est vous qui choisissez !
- Dans le type de congé, je sélectionne toutes les absences qui doivent remonter dans cette colonne
- Je spécifie l'unité dans laquelle ces absences doivent être exportées :
- jour(s)
- heure(s)
- J'enregistre
Et ensuite ? Je renouvelle ces opérations pour créer autant de champs dont j'ai besoin 😊!
Indiquer le code paie
|
Important : Les codes paie doivent être renseignées par type de congé dans chaque type de congés.
|
Les Compteurs
Vous avez besoin d'exporter vos compteurs de congés dans votre grille d'éléments variables de paie (EVP)? Pas de soucis 😊 !
Les prérequis
Pour que le compteur puisse remonter, celui-ci doit être actif :
|
Les données évoluent automatiquement en temps réel même lorsque votre grille est marquée |
Configurer le champ des compteurs :
Accès : Espace admin > Congés & Absences > Définition des champs
La première étape consiste à créer le ou les champs dont vous avez besoin c'est à dire les données que vous souhaitez voir remonter dans votre grille EVP.
- J'ouvre le menu 'Définition des champs'
- Je clique sur
- J'indique dans 'Description' le libellé de mon champ
- Je choisis 'Compteurs' dans 'Champ de la plateforme'
Déterminer les donnés qui sont à faire remonter
Ici, je choisi le compteur ainsi que les informations du compteur que je souhaite exporter pour la paie.
- Je renseigne le type de congé à exporter comme RTT, Congés payés ou autre !
- Dans période à exporter, je choisis la période du compteur à exporter:
- période de cumul N = la période qui est en cours de cumul
- période de cumul N-1 = la période de cumul antérieure
- Dans 'Droits à exporter', je choisis si je souhaite exporter :
- les droits acquis
- les droits pris
- Pour 'Exporter les droits au dernier jour du mois de fin de grille':
- Je coche la case pour exporter le solde simulé à la fin du mois de la date de fin de la grille (exemple: si votre grille a une date de fin au 15/06, le solde sera simulé au 30/06)
- Si la case est décochée, les droits seront exportées à la date du jour de la fin de la grille.
Indiquer le code paie
|
Important : Les codes paie doivent être renseignées par type de congé dans chaque type de congés.
|
- J'indique un code paie / catégorie / type si besoin
- J'enregistre
Les Heures supplémentaires
Les prérequis
Pour que les heures supplémentaires soient prises en compte dans les grilles EVP, elles doivent impérativement avoir été validées puis transférées depuis les feuilles de Temps & Activités ou le planning de vos collaborateurs :
Il est également indispensable de renseigner un code spécifique dans chacune des règles d'heures supplémentaires et de temps spéciaux paramétrées, afin que le système puisse les reconnaître et les remonter correctement dans vos grilles :
Configurer le champ des absences :
Accès : Espace admin > Congés & Absences > Définition des champs
- Je clique sur le bouton '
- Je saisis une description qui apparaîtra dans la grille d'EVP,
- Je sélectionne le champ 'Heures supp. et autres majoration',
Déterminer les heures supplémentaires qui sont à remonter
- Je sélectionne les codes d'heures supplémentaires qui sont à faire remonter dans le champ. Il est possible de faire remonter plusieurs codes différents dans un même champs
- Je choisis si ce sont les heures transférer dans un compteur, en paie ou les deux qui sont à traiter en paie
Indiquer le code paie
- J'indique un 'code paye' si nécessaire,
- J'enregistre.
Les Notes de frais
Eurécia permet de faire remonter les montants des notes de frais de vos collaborateurs dans vos grilles d’Éléments variables de Paie (EVP) afin de les rembourser via la paie.
Les prérequis
Seules les notes de frais qui sont au statut 'A rembourser' remontent dans votre grille EVP. Il faut donc que la note de frais concernée ait été préalablement validée et passée au statut 'à rembourser'.
Configurer le champ des notes de frais :
Accès : Espace admin > Congés & Absences > Définition des champs
- Je clique sur le bouton '
- Je saisis une description qui apparaîtra dans la grille d'EVP,
- Je sélectionne le champ 'Notes de frais' dans 'Champs de la plateforme',
Déterminer le mode de récupération
- J'indique dans le champ 'Récupération des notes de frais négatives':
- 'Déduction sur la paie' : si je souhaite que les notes de frais négatives soient inclues à votre grille EVP et intégrées en paie
- 'Déduction manuelle sur la note de frais suivante' : si je ne souhaite pas faire remonter les notes de frais avec des montants négatifs. Les notes de frais concernées nécessiteront un traitement manuel.
- Si j'ai plusieurs types de notes de frais, il est possible de choisir quel type doit être remonté uniquement.
|
Si vous saisissiez manuellement le champ 'Notes de frais' dans vos grilles EVP, vous pouvez modifier le champ existant afin qu'il soit alimenté automatiquement en suivant la procédure ci-dessous. Il est indispensable que toutes vos grilles EVP soit validées avant de faire cette modification. |
Indiquer le code paie
- J'indique un 'code paye' si nécessaire,
- J'enregistre.
Les élément du Dossier salarié
Ce champ permet de faire remonter différentes informations enregistrées dans le dossier salarié de vos collaborateurs : primes, abonnement de transport, acompte, ...
Les prérequis
Tant que la grille d'EVP n'est pas validée, à chaque fois que vous l'ouvrez, Eurécia lit dans le 'Dossier salarié' de chaque salarié concerné les champs qui correspondent à la période de la grille et met à jour les valeurs correspondantes. Il prend donc en compte les modifications effectuées dans le 'Dossier salarié' qui couvrent la période de la grille d'EVP.
Si la valeur est modifiée dans la grille d'EVP et que celle-ci est enregistrée, l'élément du 'Dossier salarié' est mis à jour. Un nouvel événement est alors ajouté au 'Dossier salarié', il commence à la date de début de la grille et n'a pas de date de fin.
|
Important : Eurécia récupère les valeurs des éléments du dossier salarié quand les catégories correspondent et que la description donnée au nouveau champ paie coïncide exactement avec la description de l'élément du dossier salarié
|
Configurer les champs du dossier salarié :
Accès : Espace admin > Congés & Absences > Définition des champs
Déterminer les éléments du dossier salarié à faire remonter
- Je clique sur le bouton '
- Je saisis une description qui apparaîtra dans la grille d'EVP,
- Je sélectionne le champ 'Dossier salarié' et le type de champ adapté
- Cocher la case 'Alimenter la date de fin dans le dossier salarié' si vous souhaitez que la date de fin de votre grille EVP viennent alimenter automatiquement la date de fin de l'élément dans le dossier salarié.
- Renseigner un nombre de mois de décalage si la date de début de l'élément qui sera créé dans le dossier salarié doit être différente de la date de début de la grille d'EVP. Par exemple : si le nombre de mois de décalage est positionné à +2, alors l'élément créé à l'enregistrement de la grille d'EVP de janvier débutera le 1er mars.
- Cocher la case 'Ne montrer que les modifications de la période' pour que les nouvelles valeurs remontent dans la grille d'EVP, et uniquement celles-ci. Cette fonctionnalité est incompatible avec l'édition d'un champ dans une grille (case à cocher 'Éditable' dans la définition du modèle de grille).
|
Si la date de début d'application de l'élément du dossier salarié est inférieure ou égale à la date fin de la grille EVP ET que la date fin d'application de l'élément est supérieure ou égale ou vide à la date de début de la grille EVP.
Si la date de début d'application de l'élément du dossier salarié est inférieure ou égale à la date fin de la grille EVP ET que la date fin d'application de l'élément est supérieure ou égale ou vide à la date de fin de la grille EVP.
|
Indiquer le code paie
- J'indique un 'code paye' si nécessaire,
- J'enregistre.
Les éléments de rémunération
Les prérequis
Pour remonter vos primes dans vos EVP, les champs dans votre historique doivent être scrupuleusement identiques que la description de votre champ EVP associé.
Eurécia ne peut remonter qu’une seule prime par libellé par mois.
Si vous avez plusieurs primes identiques avec même libellé et même période, il faut les coupler sur une seule et même prime.
Par exemple :
Prime objectif du 01/05/2023 au 31/05/2023 : 650
Prime objectif du 01/05/2023 au 31/05/2023 : 320
Il faut l’intégrer de cette façon : Prime objectif du 01/05/2023 au 31/05/2023 : 970
|
Vous trouverez toutes les informations au sujet de la gestion de la rémunération et des primes dans Eurécia dans cet article : Gérer vos données de rémunération sur Eurécia
|
Configurer les champs de rémunération :
Accès : Espace admin > Congés & Absences > Définition des champs
- Je clique sur le bouton '
- Je saisis une description qui apparaîtra dans la grille d'EVP,
Déterminer les éléments à faire remonter
- Je configure le champ :
- Champ de la plateforme : "Primes" / "Salaire de base mensuel" ou "Salaire de base journalier" selon votre besoin
|
Pour les catégories "Primes" la description est primordiale car c’est elle qui va permettre d’aller chercher les primes adéquates dans l’historique. Comme mentionné plus haut, elle doit être scrupuleusement identique au nom que vous attribuerez aux primes associées.
|
- Je détermine si un décalage est à appliquer pour la remontée des donnés, et sa durée en mois.
Indiquer le code paie
- J'indique un 'code paye' si nécessaire,
- J'enregistre.
Les Titres restaurant
Les prérequis
Pour que les titres restaurants puissent remonter automatiquement dans vos grilles, il est indispensable d'initialiser le paramétrage des titres restaurant depuis Préparation paie > Titres restaurant.A toute fin utile, vous pouvez vous appuyer sur les articles suivants :
|
Important ! Aucune modification apportée directement dans le grille EVP ne pourra être enregistrée et remonter dans le fichier de commande des titres restaurant.
|
Configurer le champ des Titres restaurant :
Accès : Espace admin > Congés & Absences > Définition des champs
Déterminer le champ de la plateforme qui est à faire remonter
- J'ajoute un champ en cliquant sur '
- La description du champ EVP.
- Je sélectionne le champ 'Titres restaurant' :
Indiquer le code paie
- J'indique un 'code paye' si nécessaire,
- J'enregistre.
Les champs de saisie manuelle
Configurer le champ de votre choix :
Accès : Espace admin > Congés & Absences > Définition des champs
Créer le champ
- J'ajoute un champ en cliquant sur '
- La description du champ EVP.
- Je sélectionne aucun champ :
Le champ s'affichera alors totalement vide à la création de vos grilles :
|
Cet article ne répond pas à toutes vos interrogations ? Ecrivez-nous à support@eurecia.com 😉
|
Et maintenant ? Vous pouvez utiliser les champs créés dans autant de modèle de grille que nécessaire 😉 On vous explique tout ici :
Mots clés associés à cet article :
Éléments variables de paie - fiche salarié - EVP - champs - catégorie - dossier salarié - fiche salarié - saisir - remplir - données paye - modifier - salaire - prime - congé - heures supp. - eurecia payroll grid Browse
Commentaires
0 commentaire
Vous devez vous connecter pour laisser un commentaire.