Préparation de paie : Késaco

Chaque mois, les services RH ont une mission essentielle : transmettre aux gestionnaires de paie tous les éléments nécessaires à l’établissement des bulletins de salaire. C’est ce que l’on appelle la préparation de paie.

Dans Eurécia, elle s’appuie sur un outil central : la grille EVP.

Mais que signifie exactement « EVP » ? Comment ces données sont-elles collectées, vérifiées, et exploitées ?

Qui est concerné par cet article ?

L'administrateur Eurécia en charge du paramétrage et de la gestion de la paie.

Au programme dans cet article :

• Qu’est-ce qu’une grille EVP ?
• Qu'est-ce qu'un champ de paie ?
• Qu'est qu'un modèle de grille ?
• Quels types de données peut-on y retrouver ?
• Quelles sont les étapes de préparation ?
• Comment paramétrer les champs qui alimentent la grille ?
• Comment la grille est-elle alimentée ?
• Que signifie marquer une grille ?
• Bonnes pratiques

Qu’est-ce qu’une grille EVP ?

La grille EVP (Éléments Variables de Paie) permet de centraliser, pour une période donnée, toutes les données ayant un impact sur la paie des collaborateurs : primes, congés, heures supplémentaires, absences, notes de frais, titres restaurant, etc.

Elle synthétise des données issues du dossier salarié, d’autres modules de la plateforme, ou encore saisies manuellement.

Une fois complétée, elle peut être exportée pour traitement dans votre logiciel de paie.

À quoi ça sert ?

Utiliser les EVP dans Eurécia permet de :

• Centraliser tous les éléments de paie dans une interface unique
• Éviter les ressaisies manuelles
• Gagner du temps en préparation de paie
• Réduire les risques d’erreurs
• Tracer les données saisies et validées

Qu'est-ce qu'un champ de paie ?

Un champ de paie est un EVP à exporter vers la paie. Il permet de faire remonter les données de vos collaborateurs sous l'intitulé de votre choix.

Vous pouvez en créer et personnaliser autant que vous le souhaitez.

Qu'est qu'un modèle de grille ?

Le modèle de grille permet de définir les données qui seront exportées pour l'établissement de la paie. Il est possible de créer plusieurs modèles en fonction des besoins. 

Le modèle sera ensuite utilisé chaque mois lors de la création des grilles afin de déterminer quels sont les éléments à traiter en paie.

Quels types de données peut-on y retrouver ?

La grille EVP regroupe, entre autres :

• Les congés et absences validés
• Les heures supplémentaires, astreintes, heures complémentaires
• Les notes de frais
• Les titres restaurant
• Les primes, commissions, éléments de rémunération ponctuels ou récurrents
• Les avances ou retenues

Certaines de ces données remontent automatiquement à condition que leur paramétrage ait été correctement effectué. D’autres peuvent être saisies directement dans la grille.

Quelles sont les étapes de préparation ?

1. Créer les champs de paie nécessaires (si ce n’est pas encore fait)
2. Définir un modèle de grille avec les champs souhaités
3. Créer une nouvelle grille EVP chaque mois
4. Contrôler et compléter les données si besoin
5. Valider et marquer la grille
6. Exporter la grille dans le format adapté à votre logiciel de paie

Comment paramétrer les champs qui alimentent la grille ?

Chaque colonne de la grille EVP correspond à un champ de paie.

Ces champs sont créés depuis l’espace admin et permettent de faire remonter automatiquement certaines informations du dossier salarié ou d’autres modules.

Pour que les éléments soient bien reconnus, le libellé du champ de paie doit correspondre exactement au nom des données qu’il est censé récupérer. Par exemple, une prime ne remontera que si son nom est strictement identique à celui du champ EVP.

Comment la grille est-elle alimentée ?

Les données présentes dans la grille proviennent de plusieurs sources :

• Des champs liés au dossier salarié, créés et paramétrés en amont
• Des modules de saisie comme les congés, notes de frais ou heures supplémentaires
• D’une saisie manuelle directement dans la grille

Les données saisies dans la grille peuvent également être automatiquement archivées dans la fiche du salarié, avec les dates de début et de fin correspondant à la période de paie.

Que signifie marquer une grille ?

Tous les mois, vous allez créer une nouvelle grille, ces grilles devront faire remonter uniquement les éléments de la période définie. Pour permettre cela et empêcher les éléments déjà traités de remonter à nouveau, il est nécessaire de marquer les grilles précédentes.

Ainsi les éléments variables seront à tour de rôle figés dans leur grille d'appartenance et ne pourront plus remonter lors de la création des grilles suivantes.

Bonnes pratiques ✨

• Anticiper la création des modèles de grille
• Vérifier la cohérence des libellés dans le dossier salarié et les champs EVP
• S’assurer que les collaborateurs à inclure dans la grille sont bien paramétrés
• Contrôler les données saisies avant export
• Ne pas modifier manuellement les données sans vérification préalable

En résumé

La grille EVP est l’outil central de votre préparation de paie dans Eurécia.

Elle vous permet de collecter, structurer et transmettre efficacement toutes les données variables de paie. Une bonne configuration initiale permet d’automatiser une grande partie du travail et de fiabiliser vos exports.

Pour aller plus loin :

Ces articles vous guideront pas à pas pour une préparation de paie qui roule toue seule !

• Gérer vos données de rémunération sur Eurécia
• Créer et personnaliser les champs de paie
• Créer des modèles de grille
• Créer une grille EVP et saisir les éléments variables
• Valider et marquer une grille EVP
• Exporter et envoyer ma grille

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