Saisir les éléments variables de paie (EVP)

Tous les mois, il faut préparer les Éléments Variables de Paie nécessaires à l'établissement des bulletins de salaire de vos collaborateurs ! Entre les congés, les notes de frais, les titres restaurants, les primes, les titres de transports, les avances, les frais kilométriques, les heures supplémentaires, complémentaires, cela peut devenir un véritable casse-tête !

Avec Eurécia, cela va devenir simple 😁!

 

 

Et non 😉 !

Eurécia permet de synthétiser dans une grille, les éléments variables nécessaires à l'établissement de la paie (EVP).

Cette grille récupère l'ensemble des informations présentes dans Eurécia telles que le salaire, les primes, les commissions, les avantages en nature, les avantages voiture, remboursement carte orange, frais de déplacements, les heures supplémentaires, etc.

Certains des éléments peuvent être saisis en fonction de leur valeur pour le mois. Ils viennent alors s'archiver automatiquement dans le 'Dossier du salarié'. Cette grille est ensuite exportable au format Excel ou au format de votre logiciel de paie (si compatible).

 

A noter : Vous n'êtes pas encore client Eurécia 😮? Cette fonctionnalité vous intéresse ? Toutes les informations et bien plus encore sur notre site web Eurécia !

 

 

Qui est concerné par cet article ?

L'administrateur de la plateforme Eurécia en tant que responsable du paramétrage.

 

Au programme dans cet article :

• Créer une grille mensuelle d'éléments variables de paie (EVP)
• Comment alimenter la grille d'éléments variables de paie ? 
• Les liens entre la grille d'éléments variables de paie et le dossier salarié
• Les primes

 Temps de lecture : 5 minutes

 

Créer une grille mensuelle d'éléments variables de paie (EVP)

Accès : Préparation Paie > Saisie éléments variables paie

• Je clique sur le bouton 'Nouvelle grille'
• Je saisis une description (généralement le mois et l'année)
• Je sélectionne le modèle de grille souhaité dans le menu déroulant 'Modèle'
• J'indique un département et/ou une structure (facultatif) pour limiter les salariés présents dans la grille
• Je sélectionne un périmètre manager (facultatif). Plus d'information sur cette fonctionnalité dans Décentraliser la saisie des EVP
• Je définis la période de début et de fin de la grille dans le champ 'Début période' et 'Fin période' pour cadrer les données qui vont remonter dans la grille, généralement du 1er au 31 du mois
• Je coche 'Soumettre à validation' afin de pouvoir valider la grille une fois terminée (recommandé)
• J'enregistre pour que la grille soit prête à être exploitée

 

 

Comment alimenter la grille d'éléments variables de paie ? 

Sur votre nouvelle grille, dans l'onglet 'Données paies' : toutes les données affichées (à l'exception des données congés et absences, titres restaurants et heures supplémentaires ayant été marquées) sont rafraîchies à chaque ouverture de la grille. Les données à régulariser sont calculées sur la base des informations saisie dans la limite de 12 mois.

• Je peux sélectionner dans la dernière colonne le statut du salarié (facultatif) ce qui permet de signifier à la personne qui exploitera la grille qu'un traitement particulier doit être appliqué sur ce salarié (ex. : nouveau salarié, départ en cours, etc.)
• Je saisis les données du mois dans les colonnes correspondants aux données du 'Dossier salarié' (facultatif) : permet de saisir des éléments du 'Dossier salarié' qui sont valables uniquement pour la période de la grille, tels que des primes, des commissions... L'enregistrement de la grille crée automatiquement les éléments dans le dossier des salariés concernés
• Je clique sur le bouton 'Marquer les données' : le marquage permet de figer la remontée en grille de nouvelles informations sur :
  • des demandes de congés et absences (issus du module Congés et Absences),
  • des heures supplémentaires (issus du module Temps et Activités),
  • des titres restaurant (absences issues du module Congés et Absences et dépenses issues du module Notes de Frais).
• Je vais dans l'onglet 'Général'
• Je clique sur le bouton 'Valider' pour :
  • passer les notes de frais concernés par la grille EVP au statut 'Remboursé'
  • couper tous les liens entre la grille et la 'Fiche salarié' (salaire, avantages, etc.) et le 'Dossier salarié' (module Suivi RH)
• J'enregistre

Attention !  Il est indispensable de marquer les données puis de valider votre grille une fois que vous avez terminé la saisie afin de figer les éléments présents.

 

 

 

Les liens entre la grille d'éléments variables de paie et le dossier salarié

 

Tant que la grille d'EVP n'est pas validée, à chaque fois que vous l'ouvrez, Eurécia lit dans le 'Dossier salarié' de chaque salarié concerné les champs qui correspondent à la période de la grille et met à jour les valeurs correspondantes. Il prend donc en compte les modifications effectuées dans le 'Dossier salarié' qui couvrent la période de la grille d'EVP.

Si la valeur est modifiée dans la grille d'EVP et que celle-ci est enregistrée, l'élément du 'Dossier salarié' est mis à jour. Un nouvel événement est alors ajouté au 'Dossier salarié', il commence à la date de début de la grille et n'a pas de date de fin.

 

Les primes

Pour les primes, lorsqu'elles sont saisies dans la fiche salarié (onglet emploi), elles sont alors synchronisées avec les grilles d'EVP grâce à leur libellé, à leur catégorie et à leurs dates. Les primes peuvent être saisies dans la fiche salarié ou dans la grille d'EVP.

Lorsqu'un élément est saisi dans la fiche salarié (onglet emploi, encart 'Historique de la rémunération') > Catégorie 'Primes', si le libellé du champ EVP est parfaitement identique à la description de l'élément (et que les dates de la grille et de l'élément 'Prime' de la fiche se croisent), alors la prime apparaîtra dans la grille d'EVP.

 

Exemple :

J'ai saisi des primes dans la fiche de Marc :

Prime 1 exceptionnelle de 500€ ayant pour date 01/05 au 31/05
Prime 2 exceptionnelle de 600€ ayant pour date 01/06 au 30/06
Prime 3 annuelle de 700€ dans ayant pour date 01/03 et n'a pas de date de fin

Dans la grille de saisie du mois d'avril (01/04 au 30/04) : la prime 3 remontera dans la grille d'EVP

Dans la grille de saisie du mois de mai (01/05 au 31/05) : les primes 1 et 3 remonteront dans la grille d'EVP

Dans la grille de saisie du mois de juin (01/06 au 30/06) : les primes 2 et 3 remonteront dans la grille d'EVP

Si je fais une grille de saisie pour le mois de mai-juin (01/05 au 30/06) : les primes 1, 2 et 3 remonteront dans la grille d'EVP.

 

Lorsque l'on modifie une prime dans une grille d'EVP et que celle-ci est synchronisée avec la fiche salarié :

• Si la période de la prime remontée ne correspond pas à la période de la grille, alors Eurécia positionne la date de fin de la prime à la veille du début de la grille et crée une nouvelle prime avec les dates de la grille
• Si la période de la prime correspond à la période de la grille, on se contente de modifier son montant

 

Mots clés associés à cet article : 

Éléments variables de paie - fiche salarié - EVP - champs - catégorie - dossier salarié - fiche salarié - saisir - remplir - données paye - modifier - salaire - prime - congé - heures supp. - eurecia payroll grid Browse