Générer automatiquement les feuilles de temps de mes collaborateurs

Un collaborateur entre dans la société et vous souhaitez initier la génération automatique de ses feuilles de temps ? Il est possible de le faire d'un seul clic.

Qui est concerné par cet article ?

L'administrateur en tant que responsable RH.

Initier une feuille de temps/d'activité via l'Assistant de création d'une première feuille de temps

Accès : Espace Admin > Paramètres généraux > Ouvrir Salariés et utilisateurs 

• Cocher la case de la colonne 'Actions' des salariés pour lesquels vous souhaitez créer la première feuille de temps (vous pourrez, à l'étape suivante, sélectionner tous les éléments si tous les salariés à l'écran sont concernés)
• Cliquer sur le bouton 'Actions' (entête de la première colonne du tableau) :

• Cliquer sur 'Créer la première feuille de temps'
• La fenêtre suivante apparaît :

• Il convient de définir la périodicité, la date de la première feuille et les jours ciblés
• Cliquer sur 'Créer'
• Un message confirme la création de la première feuille de temps :

Initier une feuille de temps/d'activité pour un utilisateur existant :

Accès : Temps & Activités > Vue Manager > Feuilles de temps

• Cliquer sur le bouton en haut à droite '+ Nouvelle feuille de temps'
• Sélectionner le salarié à l'aide du premier menu déroulant
• Décrire la feuille de temps : le mode de saisie est libre. Toutefois, nous préconisons une description 'modèle', telle que '2017 Semaine 1' pour le format hebdomadaire et '2017-01' pour le format mensuel
• Au sein du cadre sur la droite de l'écran :
  • Cocher la case 'Générer la fiche automatiquement pour les périodes suivantes' pour que les feuilles se créent automatiquement en suivant le modèle défini tel que ci-dessus
  • Cocher la case 'Ne pas envoyer d'email de notification' si le salarié ne doit pas être informer de la création de cette feuille. De même, si la soumission à validation ne doit pas alerter par email le responsable de validation
  • Facultatif : il est possible de saisir un commentaire dans l'encart prévu à cet effet et de télécharger une pièce-jointe en cliquant sur l'onglet PARCOURIR
• Enregistrer pour créer la première feuille et la mettre à disposition du salarié

Le collaborateur pourra déclarer ses CRA (compte-rendus d'activité) sur les onglets de suivi (temps/activité).
Si la feuille de temps est soumise à validation ou validée directement, le collaborateur ne pourra pas la renseigner. Il convient donc d'abord de l'enregistrer afin que le collaborateur puisse y déclarer ses activités et la soumettre à validation.

Les feuilles de temps ne se génèrent pas ?

Il convient de vérifier si aucun élément ne bloque la génération des feuilles de temps :

• Le salarié ne doit pas avoir de date de fin de contrat, ou bien celle-ci doit être dans le futur
• Le salarié ne doit pas être archivé
• Le salarié doit avoir le module Temps & activités activé dans sa fiche salarié, onglet 'Administration'
• La case 'Générer la fiche automatiquement pour les périodes suivantes' dans l'onglet 'Général' de la dernière feuille de temps en date doit être cochée (et uniquement sur la dernière)

• Aucune feuille de temps dans le futur ne doit être créée pour le salarié

Mots clés associés à cet article :

Feuilles - temps - activités - générer - automatique- utilisateur - embauche - création