Les temps spéciaux (ou types de temps) permettent à vos collaborateurs de déclarer, au sein de leurs feuilles de temps, des activités qui sont sujettes à un traitement particulier. En gérant vos temps spéciaux, vous pouvez donc affiner vos rapports d'activités, créditer des compteurs spécifiques ou déclencher des heures supplémentaires en paie via les EVP.
Périmètre (liste non exhaustive)
- astreintes,
- temps d’intervention sous astreinte,
- déplacement (domicile-lieu de l'exécution du travail, inter-clients ou inter-site (chantiers, SSII),
- habillage (grande distribution, hôpital…),
- attente (chauffeurs-livreurs),
- délégation
Qui est concerné par cet article ?
et
et/ou
Les administrateurs qui utilisent le module Temps & Activités
Au programme dans cet article :
- Étape 1 : Définir les types de temps
- Étape 2 : Paramétrer les temps spéciaux
- Étape 3 : Le fonctionnement dans les feuilles de temps
- Étape 4 : Intégration dans la grille des salaires (Éléments Variables de Paie)
- Quelques exemples
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Plus d'infos ? Cet article traite exclusivement de la configuration des temps spéciaux. Si vous souhaitez paramétrer vos heures supplémentaires, heures de nuit ou jours fériés, vous trouverez toutes les informations ici : Paramétrer les heures supplémentaires, majorations et autres temps spéciaux |
Étape 1 : Définir les types de temps
Accès : Espace Admin > Sociétés > Fiche société > Onglet Paramétrage > Type de temps
Les types de temps permettent de créer des catégories de temps de travail (astreintes, temps de déplacement, temps d'intervention ou autres), ces catégories seront transverses à tous les horaires de travail et les arborescences sont possibles.
Dans le tableau type de temps :
- je créé le type de temps (ex : Journée travaillée, astreintes, déplacement, habillage,...)
- je renseigne le "Code" et le "Libellé"
- je sélectionne la "Catégorie" (ex : Journée travaillée, astreintes, déplacement, habillage,...)
- dans la colonne "Temps de travail effectif" :
- je coche la case pour que le temps saisi soit compté comme travaillé et inclus dans les totaux d’heures travaillées
- je ne coche pas cette case si je souhaite que ces temps ne soient pas inclus dans les heures travaillés
- je valide la ligne
- je répète ces différentes étapes pour créer mes différents types de temps
- j'enregistre la fiche société
Il est possible de créer des arborescences qui permettent ensuite d'analyser les heures travaillées sur un ensemble de types de temps. Par exemple dans le type de temps "Astreintes", il est possible de créer des astreintes de jour, de nuit, du temps d'intervention et de déplacement.
Étape 2 : Paramétrer les temps spéciaux
Accès : Espace Admin > Paramètres généraux > Profils d'heures supplémentaires > onglet Temps spéciaux
Les temps spéciaux permettent de créditer des compteurs spécifiques ou déclencher des heures supplémentaires en paie via vos grilles d'Eléments Variable de Paie.
Si je souhaite créditer un compteur avec les heures calculées, je suis le prérequis 1.
Si je veux uniquement remonter des informations en paye via les EVP, je vais directement au prérequis 2 😊.
Prérequis 1 - Compteur
Accès : Espace admin > Congés & Absences > Types de congés & absences
Si le compteur dans lequel les heures supplémentaires, de récupérations, d'astreintes,... doivent être transférées n'est pas encore créé, alors je suis le process suivant :
- je créé un "Nouveau type d’absence" : il servira de compteur de bascule des heures (supplémentaires, de nuit, d'astreintes...) issues des feuilles de temps et activités
- je saisis la description (ex : Récupérations)
- je coche la case "Gestion des heures supp" de la rubrique "Temps & Activités" pour accéder à ce compteur dans l'onglet "Gestion des heures supp." des horaires de travail
- j'enregistre
- je répète l'opération en fonction des besoins (ex : autre type d'absence "Récupérations majorées 25%")
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Prérequis 2 - Champs EVP
- j'ouvre le champ souhaité ou je créé un nouveau champ en cliquant sur '
'
- dans 'Champ de la plateforme', je choisis 'Heures supp. et autres majorations'
- dans 'Code Heures supp.' je choisis le ou les codes qui font référence aux 'Temps spéciaux' que je souhaite faire remonter dans ce champ
- j'enregistre
- je répète ces opérations pour créer autant de champs que nécessaire
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Configurer les temps spéciaux dans les profils d'heures supplémentaires
Il est possible de créer plusieurs règles avec des comportements distincts.
- je clique sur 'Ajouter une règle' pour ajouter une nouvelle règle.
- je renseigne le 'Code' : cela me permet de suivre mes règles de transfert (ex : ASTREINTE J, pour les heures effectuées en astreinte de jour) et cette donnée est également nécessaire pour le paramétrage des EVP (cf. étape 3).
- je choisis le "Type de temps" concerné dans le menu déroulant (ex : Astreinte, Intervention sous astreinte, ...)
- je coche la case 'Règle par défaut dans la saisie des temps/activités' si je souhaite que ce type de temps soit automatiquement présélectionné dans les feuilles de temps. Si la case n'est pas cochée, le temps 'standard' sera automatiquement présélectionné.
- je choisis le Type de transfert :
- pas de transfert : ne propose pas d’effectuer de transfert à la validation de la feuille de temps/activité, cela permet de définir des créneaux particuliers qui seront interdits lors de la pose de demandes de travail exceptionnel
- transfert automatique : bascule automatiquement les heures vers les compteurs à la validation des feuilles de temps/activités
- transfert manuel : permet de basculer manuellement les heures dans le compteur approprié et en quantité contrôlée : soit dans la feuille de temps, soit dans l’interface dédiée à la gestion des heures supplémentaires
- je définis les conditions de déclenchement (de ... à, inférieur à, supérieur à) et j'indique les heures correspondantes
- je précise si "l'unité de comptage" du temps déclaré est:
- jour : cumul des heures effectuées sur la journée et on repart de 0 tous les jours
- semaine : cumul des heures effectuées sur la semaine
- ligne de saisie
- je coche la case 'Exclure ces heures du calcul des heures supplémentaires hebdomadaires' si vous ne souhaitez pas que ces heures entrent dans le calcul des heures supplémentaires
- je choisis la 'Cible'. Il existe deux types de cibles :
- Paye : pour faire remonter ces informations dans mes grilles EVP
- 'nom du compteur' (exemple 'Récupération') dans lequel les heures doivent être transférées, c'est à dire le compteur dans lequel les heures doivent être basculées (sauf pour "Pas de transfert").
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A noter : Il est possible de définir un volume maximum d'heures que le compteur cible ne pourra pas dépasser (majoration incluse) en renseignant le champ "nb d'heures max". Ce contrôle peut s'appliquer sur :
Dans ces cas, il est possible de définir une seconde cible qui permet de récupérer le surplus éventuel d'heures à transférer afin que le salarié ne les perde pas (ex : Paye), même lors de transferts automatiques. L'ordre de création des cibles est alors déterminant 😊!
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- j'indique le coefficient multiplicateur à appliquer à transférer et la valeur retenue :
- en occurrences. Astuce : si j'indique 10.000%, pour 1 occurrence alors la valeur '100' remontera dans la grille EVP. Pratique pour les primes 😉! Plus d'infos sur cette fonctionnalité dans cet article : Paramétrer les temps spéciaux en nombre d'occurrences
- en heures : Si je choisis 150%, pour 1 heure calculée, 1h30 seront transférées.
- je répète les opérations précédentes si besoin.
- j'enregistrer le profil
Étape 3 : Le fonctionnement dans les feuilles de temps
Accès : Module Temps & Activités > Vue manager
Dans les feuilles de temps, la colonne 'Type de temps' se remplit automatiquement avec le type de temps choisis comme 'par défaut'.
Dans le tableau 'Traitement des heures réalisées', vous retrouvez le détail des heures à transférer.
Au moment de la validation de la feuille, si l'option "transfert automatique " a été choisie, elles passeront au statut 'transféré' automatiquement:
Étape 4 : Intégration dans la grille des salaires (Éléments Variables de Paie)
Accès : module Préparation Paie > Saisie des éléments variables de paie
Le modèle de grille d'EVP permet de définir les données qui seront exportées pour l'établissement de la paie.
Il est possible d'y intégrer automatiquement des données calculées dans les feuilles de temps via la gestion des temps spéciaux si la cible 'paye' a été sélectionnée dans le paramétrage des horaires de travail.
Dans la grille EVP du mois, vous retrouvez une colonne correspondant au champ EVP rattaché au temps spécial concerné.
Quelques exemples
Exemple 1
Imaginons que je veux une récupération à 100% les 7 premières heures de la semaine sous astreinte, et une récupération avec majoration de 25% à payer pour les suivantes, le paramétrage doit être le suivant :
1/ J'ajoute une tranche de type Astreinte:
- dans la colonne "Total du temps Déclaré" j'indique "de 00:00 à 07:00" ou "inférieur à 07:00"
- dans la colonne "Période de comptage" je sélectionne "semaine"
- dans la colonne "Cible", je précise la cible "Récupérations" et je renseigne le coefficient multiplicateur de 100 %
2/ J'ajoute une seconde tranche de type Astreinte
- dans la colonne "Total du temps Déclaré", j'indique "supérieur à 07:00"
- dans la colonne "Période de comptage", je sélectionne "semaine"
- dans la colonne "Cible", je précise la cible "Récupérations" et je renseigne le coefficient multiplicateur de100%,
- puis j'ajoute une seconde cible "Paye" et je renseigne le coefficient multiplicateur de 25%
Exemple 2
Si je veux une récupération à 100% pour les 8 premières heures de la journée puis récupérées et majorées à 125% pour les 8 suivantes, puis payées à 200% pour les 8 suivantes, le paramétrage doit être le suivant:
1/ J'ajoute une première tranche de type Astreinte
- dans la colonne "Total du temps Déclaré", je mets "de 00:00 à 08:00" ou "inférieur à 08:00"
- dans la colonne "Période de comptage", je sélectionne "jour"
- dans la colonne "Cible" , je sélectionne la cible "Récupérations" et je renseigne le coefficient multiplicateur de 100 %
2/ J'ajoute une seconde tranche de type Astreinte
- dans la colonne "Total du temps Déclaré", je mets "de 08:00 à 16:00"
- dans la colonne "Période de comptage", je sélectionne "jour"
- dans la colonne "Cible", je sélectionne la cible "Récupérations" et je renseigne "un % des heures" de 100%, puis j'ajoute la cible "Paye" et je renseigne "un % des heures" de 25%
J'ajoute une autre tranche type Astreinte
- dans la colonne "Total du temps Déclaré", j'indique "supérieur à 16:00"
- dans la colonne "Période de comptage", je renseigne "jour"
- dans la colonne "Cible", je sélectionne dans "à envoyer vers" "Paye" et renseigner "un % des heures" 200%
Mots clés associés à cet article :
Temps - spéciaux - types - temps - astreinte - heures - supplémentaires - déplacement - trajet - frais kilométriques - habillage - panier repas - heures majorées - EVP - paie - variable - éléments de paie
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