Introduction

Ce format correspond au format importable via le menu d'import "Format SAGE".
Cet article décrit les éléments de configuration nécessaires à la mise en place d'un export des écritures comptables de notes de frais au format SAGE extension PNM. 

Le fichier généré est destiné à être importé dans le logiciel comptable Sage ligne 100 ou 1000.

Nom du connecteur à activer

Sage ligne 100/1000

Descriptif de format provenant de SAGE

• Fichier position
• Pas de lignes d’en-tête
• Format des dates : JJMMAA
• Format numérique : 2 décimales, séparateur point, aligné à droite.

Questions à se poser lors de la mise en place :

1. Quel est le code journal ?      
2. Faut-il générer les lignes pour la comptabilité analytique ? Si oui, quelle est l’information analytique à récupérer ?
3. Faut-il exporter le compte centralisateur (compte collectif) en complément du compte tiers ?
4. Faut-il faire un apparaître un code société en entête de fichier ? Généralement nécessaire en cas de comptabilité multi-sociétés.

1 - Quel est le code journal ?
 

 Il s’agit généralement du code NDF ou ACH

Dans la boite à outils (accès réservée à Eurécia), sélectionner la source de récupération du code journal :

• Champ libre : saisie directe dans la boite à outils. Inconvénient :  le client n’aura pas la main pour le mettre à jour le cas échéant.
• Code du département ou de la structure filtrée lors de l’export des dépenses (1 seul code journal pour un même fichier exporté)
• Code journal de le fiche société : Onglet "PARAMETRES" de la fiche société. Avantage : Le client à la main pour le mettre à jour en cas de besoin.

2 - Faut-il générer les lignes pour la comptabilité analytique ?

Si oui, il faut cocher la case « Gestion compta. analytique »

Quelle est l’information analytique à récupérer ?

• Il s’agit en général d’une des informations suivantes :
  • Champ « Code analytique » de la fiche salarié : clé  {CAU}
  • Champ « Code analytique 2» de la fiche salarié : clé    {CAU2}
  • Code du compte de l’axe analytique affecté à la dépense : clé  {CAAX}    Le X est à remplacer par le numéro de l’axe analytique.
  • Code de regroupement du compte de l’axe analytique affecté à la dépense : clé  {CRAX}    Le X est à remplacer par le numéro de l’axe analytique.

L’information analytique désignée par la clé entre {} alimente généralement le champ 6 de la ligne analytique. (A utiliser par défaut car répond généralement au besoin)

L’information analytique désignée par la clé entre {} alimente plus rarement le champ 20 de la ligne analytique.

Si il est nécessaire d'alimenter le plan analytique, il faudra mettre l’information dans le champ « Plan analytique associé » ci-dessous :

Il est rarement nécessaire de générer plus d’une seule ligne analytique par ligne de charge.

Dans ce cas il faudra alimenter les configurations analytiques suivantes (jusqu’à 7 lignes analytiques maximum).



 

3 - Faut-il exporter le compte centralisateur (compte collectif) en complément du compte tiers ?

Si oui, il faut activer le paramètre ci-dessous afin que soient correctement positionnés le compte centralisateur et le compte tiers dans le fichier exporté : 



Les données se positionneront comme suit dans le fichier :

Les comptes de tiers et comptes centralisateurs sont situés dans l'onglet "Emploi" de la fiche salarié :

Si nous ne souhaitons pas exporter le compte centralisateur mais uniquement le compte de tiers, la donnée sera positionnée comme suit et il n’y aura rien après le caractère « X » : 

4 - Faut-il faire apparaître un code société en entête de fichier ?

 C’est généralement nécessaire en cas de comptabilité multi-sociétés.

Il est possible de récupérer l’information dans une de ces 3 sources.

• « Société » pointe vers le champ code ci-dessous présent dans l’onglet « Paramétrage » de la fiche société :

• « Département « récupère le code du département filtré lors de l’export (1 seul code journal pour un même fichier exporté)
• « Code Structure » récupère le code de la structure filtrée lors de l’export (1 seul code journal pour un même fichier exporté)

Remarque : En cas d’absence ou de présence non souhaitée de cet entête de fichier , SAGE génère le message d’erreur suivant :

Points complémentaires :

1 - Libellé d’écriture :

Nous pouvons mettre par défaut les clés suivantes {DESCR} {NOM} {PRENOM} dans les champs ci-dessous de la boite à outils : 

 

Cela exportera le libellé de la notes de frais suivi du nom et prénom du salarié et cela répond généralement au besoin sauf cas particulier.

Si ce libellé ne convient pas, il sera possible de le modifier en utilisant les clés disponibles dans ce lien :

https://help.eurecia.com/hc/fr/articles/360000030217-Configurer-le-libell%C3%A9-et-la-description-dans-l-export-personnalis%C3%A9-des-notes-de-frais

2 - Type de pièce :

Dans le champ « Type de pièce » mettre par défaut « OD » :

3 - Séparateur de décimales  :

Mettre le point comme séparateur de décimales

4 - Profil de TVA :

Sur SAGE 1000, il est parfois nécessaire de faire apparaître le profil de TVA associé au compte de charge en position 200 du fichier. Dans ce ca la longeur du fichier sera de 250 caractère à la place de 200 caractères.

Le paramètre de la boite à outil suivant permet de l'activer : 

Le champ "Code complémentaire" de la configuration TVA dans le type de dépense sera récupéré :