Format ARCOLE – Centre d'aide Eurécia

Introduction

Cet article propose un mode opératoire détaillé de paramétrage de l’export des dépenses pour vos notes de frais.

L’objectif est de vous permettre de configurer ou de savoir comment modifier les données apparaissant sur le fichier d’export généré par Eurécia et à destination de votre logiciel de comptabilité.

Au préalable

Le fichier d’export contient 19 champs, seuls sept d’entre eux nécessitent une configuration préalable :

Le/les codes sociétés définis sur votre logiciel comptabilité.
Les codes journal : code journal référencé sur votre logiciel comptabilité.
Valeur MOV_INITIAL (colonne 12) : Modifiable par les équipes EURECIA
Valeur MOV_TRANSAC (colonne 13) : Modifiable par les équipes EURECIA
Valeur MOV_A2 (colonne 15) : Modifiable par les équipes EURECIA
Valeur MOV_A3 (colonne 16) : Modifiable par les équipes EURECIA
Valeur MOV_MAT (colonne 17) : Modifiable par les équipes EURECIA

Paramétrage

1. Le/les codes sociétés définis sur votre logiciel comptabilité.

Accès : Espace Admin > Paramètres généraux > Fiche société -> Onglet Organisation -> Départements -> Code société

2. Paramétrages possibles lors de la mise en place du connecteur.

La procédure est terminée

L'export décrit dans ce guide permet d'envoyer l'ensemble des éléments nécessaires à la comptabilité vers Arcole.

Informations techniques quant au format de fichier attendu par votre application de paie :

Nommage du fichier : EURECIA_ARCOLE_AAAA-MM-JJ.csv
AAAA-MM-JJ = jours, mois et année de l’extraction

Type	CSV
Séparateur de colonne	Point-virgule
Séparateur décimal	virgule
Nombre de décimales	deux
Fin de ligne	CRLF

Entête du fichier :

Une ligne d’en-tête sera présente dans le fichier et contiendra le libellé des colonnes, comme décrit dans le tableau ci-après.

Regroupements :

Aucun regroupement de lignes ne sera appliqué sur l’export.
Il y’aura une ligne en HT et une ligne de TVA (si nécessaire) pour chaque dépense.
Il y a une ligne TTC par ligne de TVA s’il s’agit de dépenses effectuées par carte bancaire (Carte perso ou Carte affaire).
Il y a une ligne de total TTC pour les autres dépenses.

Spécificités :

La colonne Mov_Name commence par CB s’il s’agit de dépenses effectuées par carte bancaire (Carte perso ou Carte affaire).
La colonne Mov_Name commence par VIR dans les autres cas.
Une ligne de TTC par ligne de HT s’il s’agit d’une dépense avec une carte société

Contenu du fichier :

N°	Entête de colonne	Description	Commentaires
1	Company	Code société	Source de récupération Fiche société Eurécia -> Organisation -> Département -> Code société
2	Mov_Dpt	CB si « Company » = CF sinon ALT
3	Journal	Code journal	Paramétrable lors de la mise en place du connecteur
4	Mov_Date_Mov	Date de l’export	Date choisie par le client au moment de l’export comptable (pop-up) La date par défaut sera celle du jour
5	Mov_Date_Init	Date de la note de frais	Date de validation de la NDF par le manager
6	Mov_Name		Concaténation de champs CB (si carte société) ou VIR (sinon) + Code du type de dépenses + Structure du salarié (libellé)
7	Mov_Acct	Compte comptable
8	Mov_Db_Cur	Montant en HT	Uniquement sur les lignes de débit
9	Mov_Cr_Cur	Montant en TTC	Uniquement sur le lignes de crédit
10	Mov_Sense	Sens	D = débit C = crédit
11	Mov_Cur	Devise	Basé sur la devise par défaut de la note de frais
12	Mov_Initial		Paramétrable lors de la mise en place du connecteur
13	Mov_Transac		Paramétrable lors de la mise en place du connecteur
14	Mov_A1	Champ analytique (uniquement sur les lignes en HT)	Concaténation de champs Champ1 + Champ2 + 00
15	Mov_A2	Champ analytique (uniquement sur les lignes en HT)	Concaténation de champs Code analytique (salarié) + Code du type d’absence + Code du compte analytique 2 sélectionné
16	Mov_A3	Champ analytique (uniquement sur les lignes en HT)	Valeur en dur PROPRE
17	Mov_Matr	Champ analytique (uniquement sur les lignes en HT)	Source de récupération Code du compte analytique 1 sélectionné
18	Mov_Tax_Code	Code TVA (Uniquement sur les lignes de TVA)	Source de récupération Code complémentaire du taux de TVA
19	Mov_Type		Valeur en dur 2 pour les lignes de TVA 1 dans tous les autres cas

Exemple de fichier :

ARCOLE (2).csv
2 ko Download