Vous avez des dépenses professionnelles à déclarer ? Il est temps de saisir votre note de frais !
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✨ Bon à savoir Avec la version mobile d'Eurécia, vous pouvez saisir vos notes de frais de n'importe où et photographier vos justificatifs directement depuis votre téléphone 📱 ! |
Qui est concerné par cet article ?
Tous les utilisateurs d'Eurécia disposant du module Notes de frais.
Au programme dans cet article :
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Petite précision 😊
Si les captures d’écran ne ressemblent pas à votre interface, vous utilisez peut‑être l'ancienne version des notes de frais. Ne vous en faites pas, ça ne va pas tarder 😉 Notre équipe ne manquera pas de revenir vers vous très bientôt ! |
Ajouter une dépense
Vous pouvez créer une nouvelle note de frais depuis deux endroits :
- Depuis la page d'accueil, en cliquant sur 'Ajouter une dépense'.
- Depuis le menu Notes de frais > Mes notes de frais, en cliquant sur 'Ajouter une dépense'.
Les propriétés de la note de frais
Une fois la note créée, l'écran se divise en deux parties : le bandeau de gauche pour modifier les paramètres de la note, et la partie centrale pour ajouter vos dépenses.
Modifier la période
Modifiez la période de la note de frais (mois, semaine ou libre en renseignant les date) :
Les autres propriétés
En cliquant sur Voir plus du bandeau de gauche dans l'encart Détail de la note de frais, vous pouvez modifier (selon vos droits) :
- Le libellé
- La période
- La référence
- Le type de note de frais (si configuré)
- La devise
Les trois petits points en haut à droite donnent accès à plusieurs actions :
- 📎 Joindre un justificatif global à la note (il est également possible d'ajouter un justificatif par dépense).
- 📋 Dupliquer la note de frais
- 🗑️ Supprimer la note (selon vos droits)
- 🕒 Journal des évènements (selon vos droits)
- 📥 Télécharger les justificatifs
Saisir des dépenses
Dans la partie centrale cliquez sur 'Ajouter une dépense'
- Choisissez le type de dépense.
- Ajoutez un justificatif :
- Cliquez sur le trombone pour parcourir et sélectionner un fichier.
- Sur mobile, utilisez l'icône appareil photo pour photographier votre justificatif directement.
- L'OCR (reconnaissance automatique) remplit certains champs automatiquement, sauf s'il a été désactivé.
💡 Bon à savoir : La liste complète des formats de justificatifs acceptés est disponible dans l'article Justificatifs : formats acceptés dans les notes de frais |
- Saisissez le libellé de la dépense.
- Indiquez la date de la dépense.
- Renseignez le montant total TTC ainsi que les montants de TVA.
- Dans le cadre de la gestion de projet ou analytique, cochez « Refacturable » si la dépense doit être imputée à un tiers.
- Saisissez la référence justificatif afin de faciliter le travail de pointage en comptabilité (numéro de facturette, 50 caractères max.).
- Si une gestion analytique est en place, renseignez l'axe (client, projet par exemple).
- S'il s'agit d'une dépense restauration, renseignez les noms des invités internes ou externes.
- Cliquez sur « Enregistrer » : la dépense est enregistrée et vous pouvez saisir la suivante directement.
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✨ Bon à savoir Les types de dépenses disponibles dépendent du paramétrage et du profil de notes de frais attribué. Contactez votre administrateur si certaines catégories sont manquantes. |
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⚠️ Attention ! Si la fonctionnalité de calcul automatique de la TVA est activée, elle sera calculée automatiquement lorsqu'il n'y a qu'un seul taux disponible. Elle sera calculée sur le taux défini par défaut lorsque plusieurs taux sont disponibles. |
Envoyer en validation
- Cliquez sur le bouton 'Envoyer en validation'
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⚠️ Attention ! Une fois la note de frais soumise à validation, il ne sera plus possible de modifier les dépenses. |
📩 Le responsable de validation reçoit un mail de notification ainsi qu'une nouvelle tâche à traiter. |
Cet article vous a été utile ? Dites-le-nous avec un petit 👍 — ça nous fait toujours plaisir ! 😎
Mots clés :
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