Remboursement des notes de frais (nouvelle version)

Accès : Espace Admin Nouveau > Notes de frais > Paramètres avancés

Le type de règlement par défaut peut être configuré depuis les paramètres avancés.

Accès : Note de frais > Vue manager

• Cliquer sur 'Plus de filtres'
• Filtrer sur le statut 'À rembourser'

Vous avez toutes les notes de frais 'À rembourser' :

• Ouvrir une des notes de frais à traiter
• Cliquer sur 'Rembourser'
• Choisir la date et la modalité de paiement
• Vous pouvez ajouter un commentaire (facultatif)
• Cliquer sur 'Rembourser'

Le statut de toutes les notes de frais sélectionnées est mis à jour, une notification est envoyée aux salariés concernés… et voilà, le traitement est bouclé !

Accès : Espace admin > Paramètres généraux > Fiche société

• Dans l'onglet 'Général' : renseigner les coordonnées bancaires dans la rubrique 'Coordonnées bancaires'
• Dans l'onglet 'Organisation' (facultatif) : renseigner les coordonnées bancaires pour chaque département ou chaque structure

Accès : Espace admin > Paramètres généraux > Salariés et utilisateurs

• Dans la fiche de chaque salarié concerné, aller dans l'onglet 'Infos personnelles'
• A la rubrique 'Coordonnées bancaires', renseigner l'IBAN et le BIC
• Une fois la saisie terminée, seuls les 4 derniers caractères restent visibles : seul le salarié titulaire de ces informations peut visualiser ses propres coordonnées bancaires en cliquant sur l'icône en forme d'œil

Accès : Note de frais > Vue manager

• Filtrer sur le statut 'Validée'
• Ouvrir une des notes de frais à traiter
• Vérifier le contenu de la note de frais
• Si le contenu est correct, cliquer sur le bouton 'À rembourser' : une notification est envoyée au salarié concerné
• Effectuer le remboursement de la note de frais par le mode de règlement adéquat (chèque, virement, sur paye, etc.)
• Répéter l'opération pour chaque note de frais validée

Qu'est-ce que le bordereau de virement ?

Il s'agit d'un fichier au format PDF. Il sert à visualiser clairement ce qui va être contenu dans le fichier de virement SEPA (format XML). On y retrouve dans un tableau les informations suivantes :

• Matricule
• Nom et prénom du bénéficiaire
• IBAN
• Domiciliation bancaire
• Les références des notes de frais qui vont être remboursées
• Le montant global des notes de frais à rembourser

Accès : Notes de frais > Analyse des dépenses / Export compta

• Effectuer le filtrage souhaité (département, structure, période)
• Sélectionner la marque 'Exporté en compta' si l'export a été fait, ou 'Aucune marque' si celui-ci n'a pas été fait
• Sélectionner le statut 'A rembourser'
• Cliquer sur le bouton 'Export comptable'

• Choisir 'Bordereau de virement'
• Modifier la date d'écriture si besoin
• Choisir la marque 'Ordre de virement à effectuer'
• Cliquer sur 'Export comptable'
• Le fichier PDF se télécharge directement sur votre poste

Qu'est-ce que le fichier de virement SEPA ?

C'est un fichier XML qui contient les mêmes informations que celles du bordereau de virement, transmis à la banque pour qu'elle procède au règlement des notes de frais. Il contient uniquement le montant global des notes de frais et non le détail des dépenses.

Accès : Notes de frais > Analyse des dépenses / Export compta

• Conserver le même filtrage que pour le bordereau de virement
• Sélectionner la marque 'Ordre de virement à effectuer'
• Cliquer sur le bouton 'Export comptable'

• Choisir 'SEPA'
• Choisir une date de paiement
• Choisir la marque 'Ordre de virement effectué'
• Cliquer sur 'Export comptable'
• Le fichier XML se télécharge directement sur votre poste
• Transmettre le fichier à la banque pour que le règlement des notes de frais soit effectué