Introduction
Cet article propose un mode opératoire détaillé de paramétrage de l’export des dépenses pour vos notes de frais.
L’objectif est de vous permettre de configurer ou de savoir comment modifier les données apparaissant sur le fichier d’export généré par Eurécia et à destination de votre logiciel de comptabilité.
Au préalable
Le fichier d’export contient 11 champs, deux d’entre eux nécessite une configuration préalable.
- Vous pouvez définir le code journal.
- Vous pouvez définir le compte tiers.
Paramétrage
Accès : Espace Admin > Paramètres généraux > Fiche société -> Onglet Paramétrage
1. Vous pouvez définir le code journal dans votre fichier excel. Pour cela, vous devez renseigner le champ "code journal" dans la fiche société.
Accès : Espace Admin > Paramètres généraux > Fiche salarié -> Onglet Emploi
1. Il convient de renseigner le "compte tiers" dans la fiche de vos salariés.
La procédure est terminée
L'export décrit dans ce guide permet d'envoyer l'ensemble des éléments nécessaires à la comptabilité vers EBP Compta.
Format de fichier
- Nom du fichier à générer : ECRITURES.TXT
- Fichier texte (extension CSV)
- Séparateur ,
- Format des dates : JJ/MM/AAAA ou JJ/MM/AA
- Séparateur décimal : point
Contenu du fichier
|
Champs |
Position |
Format |
Commentaire Eurécia
|
|
Numéro de ligne |
1 |
Numérique |
Il s'agit d'un numéro de ligne |
|
Date |
2 |
JJMMAAAA |
Date de l'écriture comptable alimentée par une boite de dialogue au moment de l'export (comme sur la plupart des exports existants) |
|
Code journal |
3 |
alphanumérique sur 4 caractères maximum |
Champ code journal comptable (à récupérer dans l'onglet général de la fiche société) |
|
Compte général |
4 |
alphanumérique sur 15 caractères maximum |
Compte comptable du barème de remboursement (comptes de classe 6). |
|
Ou Compte de TVA |
4 |
alphanumérique sur 15 caractères maximum |
Compte TVA du barème de remboursement (compte commençant par 445) |
|
Ou Compte de tiers |
4 |
alphanumérique sur 15 caractères maximum |
Compte tiers dans l'onglet général de la fiche salarié |
|
Libellé automatique |
5 |
Vide |
Prévoir le champ sans rien indiquer (rien entre 2 virgules : ",,") |
|
Libellé manuel |
6 |
entre guillemets et sur 40 caractères maximum |
Définit dans le fichier de traduction de l’application {0}=description ndf, {1}=nom, {2}=prénom, {3}=début période, {4}=fin période, {6}= code analytique2 - Pour les comptes tiers seuls les éléments soulignés sont actifs |
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Numéro de pièce |
7 |
entre guillemets et alphanumérique sur 15 caractères maximum |
N° de pièce de note de frais généré par Eurécia |
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Montant |
8 |
numérique, avec le point comme séparateur de décimale. |
Exemple : 58.95 pour 58,95 |
|
Sens |
9 |
D pour débit ou C pour crédit |
"D" si montant >= 0 sinon "C", pour compte comptable du barème de remboursement et pour le compte de TVA du barème de remboursement / "C" si montant >= 0 sinon "D", pour le compte tiers du salarié ou le compte centralisateur du salarié |
|
Date d'échéance |
10 |
JJMMAAAA |
Idem date champ position 2 |
|
Devise |
11 |
EUR par défaut |
Spécificités
- Une ligne par compte de charge pour le montant HT (somme de toutes les dépenses de même compte de charge par salarié par numéro de pièce de la note de frais)
- Une ligne par compte de TVA pour le montant TVA (somme de tous les comptes de TVA par salarié par numéro de pièce de la note de frais)
- Une ligne de compte tiers représentant le montant total TTC à rembourser au salarié (par numéro de pièce de la note de frais)
Exemples de fichiers
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