Format MICROSOFT NAVISION XLS – Centre d'aide Eurécia

Introduction

Cet article propose un mode opératoire détaillé de paramétrage de l’export des dépenses pour vos notes de frais.

L’objectif est de vous permettre de configurer ou de savoir comment modifier les données apparaissant sur le fichier d’export généré par Eurécia et à destination de votre logiciel de comptabilité.

Au préalable

Le fichier d’export contient 22 champs, trois d’entre eux nécessite une configuration préalable.

Vous devez configurer les champs additionnels dans les fiches salariés.
Vous devez configurer les champs additionnels dans les axes analytiques.

Paramétrage

Accès : Espace Admin > Paramètres généraux > Fiche salarié -> Onglet Emploi

1. Il convient de renseigner les champs encadrés en rouge dans la fiche de vos salariés.

Accès : Espace admin > Paramètres généraux > Axes analytiques

2. Il convient de renseigner les champs encadrés en rouge dans les axes analytiques.

La procédure est terminée

L'export décrit dans ce guide permet d'envoyer l'ensemble des éléments nécessaires à la comptabilité vers Microsoft Navision XLS.

Format de fichier

Fichier excel (extension XLS)
Séparateur décimal : virgule

Ligne d'en tête

Une ligne d’entête sera présente dans le fichier et contiendra le libellé des colonnes

Contenu du fichier

Type	OD par défaut
Centre de gestion	Alimenter par le champ "avantage 1" de la fiche du salarié renommée en "Centre de gestion". Alimentation sur toutes les lignes de la note de frais
Date comptabilisation	Date du jour de l'export.
Date document	Date de dépense saisie dans la note de frais jj/mm/aaaa
Type document	2 par défaut
N° document	Numéro de la note de frais
N° Doc externe	Vide
Type compte	"2" en face des comptes de tiers salarié. "0" pour les comptes de charge du barème de remboursement
N° compte	Pas de compte de TVA, uniquement les comptes comptables de charges (barème de remboursement) et comptes de tiers (fiche salarié).
Désignation	Libellé Eurécia (30 caractères maxi au lieu de 40). Exclure les caractères spéciaux (-.;":!'_\ / #*...)
Code devise	Vide
Montant débit	Montant TTC
Montant crédit	Montant TTC
Agence Code	"Pour les comptes de charges : Si le code du compte analytique de l'axe 1 associé à la dépense ne commence pas par ""CV"" ou ""CS"" ou ""DEV"" ou ""CM"", alors alimenter par le champ additionnel 4 renommé ""code agence"" de la fiche du salarié. Sinon alimenter par le premier élément (avant le \|) dans le champ ""Commentaires"" renommé ""Code agence / code métier "" présent dans le compte analytique de la colonne ""P"". Alimenter toutes les lignes de la dépense Pour les comptes de tiers : prendre le champ additionnel 4 renommé ""code agence"" de la fiche du salarié. "
Service Code	Alimenter par le champ additionnel 1 de la fiche du salarié.
Affaire Code	"Si le code du compte analytique de l'axe 1 associé à la dépense ne commence pas par ""CV"" ou ""CS"" ou ""DEV"" ou ""CM"", alors alimenter par le ""champ additionnel 3"" renommé ""code affaire département"" de la fiche du salarié. Sinon alimenter par le champ "Description" renommé code""Code affaire"" du compte analytique de l'axe 1.
Métier Code	"Si le code du compte analytique de l'axe 1 associé à la dépense ne commence pas par ""CV"" ou ""CS"" ou ""DEV"" ou ""CM"", alors alimenter par le champ additionnel 5 renommé ""code métier"" de la fiche du salarié. Sinon alimenter par le deuxième élément (après le \|) dans le champ ""Commentaires"" renommé ""Code agence / code métier "" présent dans le compte analytique de la colonne ""P"". Pour les comptes de tiers : prendre le champ additionnel 5 renommé ""code métier"" de la fiche du salarié. "
Client Code	Vide
Fournisseur Code	SAL par défaut
Produits Code	Vide
Ressources Code	Alimenter par le champ additionnel 2 de la fiche du salarié
TVA %	Code TVA présent dans le profil de remboursement (colonne "code complémentaire"). Alimenter uniquement les ligne de compte de charge (pas les comptes de tiers). Idem colonne "P"

Exemples de fichiers

Microsoft navision xls (1).xls
30 ko Download