Format CEGID Y2

Introduction

Cet article propose un mode opératoire détaillé de paramétrage de l’export des dépenses pour vos notes de frais.

L’objectif est de vous permettre de configurer ou de savoir comment modifier les données apparaissant sur le fichier d’export généré par Eurécia et à destination de votre logiciel de comptabilité.

Au préalable

Le fichier d’export contient 24 champs, aucun d’entre eux nécessite une configuration préalable.

• Vous pouvez configurer le code journal dans la boite à outil du connecteur.

Paramétrage

Accès : Espace Admin > Paramètres généraux > Fiche société -> Onglet paramétrage

1. Vous pouvez spécifier un code journal dans la boite à outil du connecteur. Par défaut, le code journal est ND.

La procédure est terminée

  L'export décrit dans ce guide permet d'envoyer l'ensemble des éléments nécessaires à la comptabilité vers Cegid Y2.

Format de fichier

• Fichier texte (extension TRA)
• Fichier position
• Pas de lignes d’en-tête
• Format des dates : JJMMAAAA
• Format des montants : séparateur virgule, aligné à gauche

Contenu du fichier 

En-tête du fichier

Contenu du fichier

Spécificités

• Regroupement par compte général
• Ordre des lignes à générer dans le fichier :
  • Ligne Montant TTC traité
  • Ligne Montant TVA traité
  • Ligne Montant HT traité
  • Lignes analytiques

• Colonne compte général :
  • Ligne Montant HT traité : Compte de charge du type de dépense sélectionné.
  • Ligne Montant TVA traité : Compte TVA du type de dépense sélectionné.
  • Ligne Montant TTC traité : Compte centralisateur du moyen de paiement de la fiche salarié. S’il est vide, compte tiers du moyen de paiement de la fiche salarié. 

• Types de compte :
  • Analytique = A
  • Les autres = Vide

• Auxiliaire ou Section:
  • Si type de compte = A -> Compte analytique. Source du compte analytique dans la boîte à outil.

• Axe analytique:
  • AX où X est le numéro de l’axe analytique.

• Numéro de pièce
  • Incrément par note de frais exportée.
  • Recommence à 1 à chaque export.

• Section analytique 2:
  • Compte analytique sur les lignes d’analytique uniquement.
  • Ne pas mettre la colonne sur les autres lignes.

• Code société :
  • Si code département :
    • Filtrer sur un département avant de faire l’export pour que le code de ce département soit renseigné
    • Si le code du département est non renseigné ou si le filtre 'département' est sur 'Tous' alors le code société sera indiqué
  • Si code structure :
    • Filtrer sur une structure avant de faire l’export pour que le code de cette structure soit renseigné
    • Si le code de la structure est non renseigné ou si le filtre 'structure' est sur 'Tous' alors le code société sera indiqué
    
  • Si code société, le champ Code (Fiche société > onglet Paramétrage > encart Notes de frais)
  • Si valeur fixe: la valeur est toujours renseigné

Configuration 

• Zone fixe de l’en-tête
  • Zone de saisie libre :
    • Par défaut : ***

• Nouvelle gestion de l’analytique CEGID Y2
  • Zone de saisie libre :
    • Si ancienne version : - (tiret)
    • Si nouvelle version : X

• Source du code société :
  • Liste de valeurs :
    • Valeur fixe (fait apparaître une zone de saisie libre)
    • Code Société : valeur par défaut, champ code de la fiche société
    • Code département : champ code établissement du département
    • Code structure : champ code établissement de la structure

• Le libellé pourra être construit en fonction de plusieurs sources.

• Le type de pièce
  • Zone de texte, par défaut OD 

• Le type d’écriture
  • Zone de texte, par défaut N (mettre S pour simulation)

• L’Etablissement
  • Possibilité de choisir entre le code département et le code structure

• Mode de paiement
  • Zone de texte, par défaut VIR

Exemple de fichiers