Créer ou modifier un type de dépense

Eurécia permet de paramétrer différents types de dépenses que les collaborateurs pourront saisir dans leurs notes de frais.

 

 

Qui est concerné par cet article ? 

L'administrateur en tant que responsable du paramétrage de la plateforme Eurécia.

 

Créer ou modifier un type de dépense

Accès : Espace Admin > Notes de Frais > Ouvrir Profils et Regroupements

• Sélectionner le profil de note de frais concerné : les types de dépenses apparaissent sous le profil sélectionné
• Ouvrir une dépense existante ou créer un nouveau type de dépense en cliquant sur le bouton 'Créer un nouveau type de dépense'

A noter : il est possible de dupliquer un type de dépense existant, en l'ouvrant puis en cliquant sur le bouton  'Dupliquer l'élément' en haut à droite de la dépense.

 

Attention !  Pour qu'un type de dépense soit utilisable, il doit être rattaché à un profil de notes de frais. Ce dernier doit être créé au préalable s'il n'existe pas.

 

Rubrique 'Informations générales'

Définir dans cette rubrique le nom de la dépense (cliquer sur le drapeau pour afficher d'autres langues), son pictogramme, son code, ainsi que les codes MCC auxquels elle correspond (facultatif).

 

Rubrique 'Regroupements associés'

Cette rubrique permet de regrouper plusieurs dépenses similaires (par exemple, regrouper 'Restaurant midi' et 'Restaurant soir' en 'Repas', ou regrouper 'Avion', 'Train', 'Taxi' et 'Frais kilométriques' en 'Transports').

 

Rubriques 'Informations comptables'

Cette rubrique définit les différentes informations relatives à l'export des notes de frais en comptabilité :

• compte de charge (vous pouvez ajouter le suffixe de chaque collaborateur. Le suffixe est à renseigner dans la fiche salarié > onglet Emploi > Rubrique Mode de paiement)
• compte TVA
• compte complémentaire
• récupération de la TVA
• renseignement des différents taux de TVA disponibles pour cette dépense en cliquant sur ''

Vous trouverez de nombreuses informations sur l'utilisation des zones géographiques dans cet article : Utilité et création d'une zone géographique.

 

 

Rubrique 'Remboursement'

Cette rubrique permet de définir le mode de remboursement de la dépense :

• En frais réels
• Montant forfaitaire
• Frais kilométriques (utile uniquement pour les dépenses kilométriques)

Elle permet également d'ajouter un ou plusieurs plafonds à cette dépense.

 

Infos utiles ! "Participants" : détermine qui est concerné par le plafond. Prenons l'exemple d'un plafond à 30€: "Émetteur de la note" : seul l’utilisateur qui créé la note de frais est touché par le plafond. Le plafond sera à 30€ quelque soit le nombre d'invités. "Par invité, émetteur inclus" : le plafond s’applique à l’émetteur mais également aux invités. Le plafond sera de 30€ pour l'émetteur de la note de frais plus 30€ par invités. S'il a 4 invités, le plafond sera de 5 x 30 = 150€ "Par invité, émetteur non inclus" : le plafond s’applique à l’ensemble des invités mais pas à l’utilisateur qui créé la note de frais.  Le plafond sera de 30€ par invité. Rien n'est prévu pour l'émetteur de la note de frais. S'il a 4 invités, le plafond sera de 4 x 30 = 120€

 

Pour aller plus loin : Comment sont appliqués les plafonds de remboursement ?

 

Rubrique 'Gestion des invités'

Cette rubrique permet d'autoriser les invités (internes et externes) pour ce type de dépense (par exemple pour le restaurant).

Elle permet également de définir les champs à saisir obligatoirement pour chaque invité externe saisi.

 

Rubrique 'Titres restaurant'

Utile pour les dépenses de restauration, elle permet de définir l'impact de la saisie de cette dépense sur le décompte des titres restaurants. Il est par exemple possible, lorsqu'une dépense 'Restaurant midi' est saisie avec 3 invités internes, de déduire un titre restaurant à l'émetteur de la note de frais ainsi qu'aux invités internes.

 

Rubrique 'Justificatifs'

Elle permet de rendre obligatoire l'ajout d'un justificatif et d'une référence à la pièce justificative.

 

Rubrique 'Contrôles à la saisie'

• Elle permet de définir si cette dépense peut être saisie plusieurs fois par jour, et s'il est possible de saisir une quantité (par exemple, pour une dépense 'Hôtel', saisir 3 nuits.
• Si le type de remboursement est de type 'Frais kilométrique', vous pouvez décidez si la calcul du nombre de kilomètres parcourus est calculé via Google Maps est :
  • obligatoire : le salarié a l’obligation de saisie une adresse de départ et une d'arrivée, le nombre de kilomètres parcourus est automatiquement calculé et ne peut être modifié.
  • facultative : le salarié a la possibilité de ne pas saisir d'adresse de départ et d'arrivée et de saisir directement le nombre de kilomètres manuellement ou de modifier le nombre de kilomètres calculés automatiquement.
  • interdit : le salarié devra obligatoirement renseigner le nombre de kilomètres parcourus. Il peut ou non remplir les champ 'départ' et 'arrivée'.

 

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