Créer ou modifier un type de dépense

Eurécia permet de paramétrer différents types de dépenses que les collaborateurs pourront saisir dans leurs notes de frais.

 

 

Qui est concerné par cet article ?  

 

 

 

L'administrateur en tant que responsable du paramétrage de la plateforme Eurécia.

 

Créer ou modifier un type de dépense

Accès : Espace Admin > Notes de Frais > Ouvrir Types de dépenses

• Créer un nouveau type de dépense en cliquant sur le bouton 'Ajouter'

 

A noter : il est possible de dupliquer un type de dépense existant, en cliquant sur les trois petits points 'Dupliquer' sur la ligne de la dépense à dupliquer.

 

Attention !  Pour qu'un type de dépense soit utilisable, il doit être rattaché à un profil de notes de frais. Ce dernier doit être créé au préalable s'il n'existe pas.

 

Rubrique 'Informations générales'

Définir dans cette rubrique le nom de la dépense, son pictogramme, son code (pour import), le profil auquel le type de dépense est rattaché ainsi que la catégorie de dépense (facultatif) et le type de note de frais (si l'option est active). 

Rubrique 'Remboursement'

Cette rubrique permet de définir le mode de remboursement de la dépense :

• En frais réels
• Montant forfaitaire
• Frais kilométriques (utile uniquement pour les dépenses kilométriques)

Elle permet également d'ajouter un ou plusieurs plafonds à cette dépense.

 

Infos utiles ! "Participants" : détermine qui est concerné par le plafond. Prenons l'exemple d'un plafond par dépense à 30€: "Émetteur de la note" : seul l’utilisateur qui créé la note de frais est touché par le plafond. Le plafond sera à 30€ quelque soit le nombre d'invités. "Par invité, émetteur inclus" : le plafond s’applique à l’émetteur mais également aux invités. Le plafond sera de 30€ pour l'émetteur de la note de frais plus 30€ par invités. S'il a 4 invités, le plafond sera de 5 x 30 = 150€ "Par invité, émetteur non inclus" : le plafond s’applique à l’ensemble des invités mais pas à l’utilisateur qui créé la note de frais.  Le plafond sera de 30€ par invité. Rien n'est prévu pour l'émetteur de la note de frais. S'il a 4 invités, le plafond sera de 4 x 30 = 120€

 

Pour aller plus loin : Comment sont appliqués les plafonds de remboursement ?

 

Rubriques 'Informations comptables'

Cette rubrique définit les différentes informations relatives à l'export des notes de frais en comptabilité :

• compte de charge (vous pouvez adjoindre le suffixe du salarié au compte de charge dans l'export. Le suffixe est à renseigner dans la fiche salarié > onglet Emploi > Rubrique Mode de paiement)
• compte TVA (si aucune TVA associée n'est paramétrée)
• code complémentaire
• récupération de la TVA
• renseignement des différents taux de TVA disponibles pour cette dépense en cliquant sur 'Ajouter les tva associées'

Vous trouverez de nombreuses informations sur l'utilisation des zones géographiques dans cet article : Utilité et création d'une zone géographique.

 

Rubrique 'Plafond de regroupement'

Si un plafond a été défini dans un regroupement de plusieurs dépenses similaires (par exemple, regrouper 'Restaurant midi' et 'Restaurant soir' en 'Repas', ou regrouper 'Avion', 'Train', 'Taxi' et 'Frais kilométriques' en 'Transports') la rubrique affichera le plafond associé.

 

Rubrique 'Contrôles à la saisie'

• Elle permet de définir si cette dépense peut être saisie plusieurs fois par jour et/ou sur les jours habituellement non travaillés et s'il est possible de saisir une quantité (par exemple, pour une dépense 'Hôtel', saisir 3 nuits.)
• Si le type de remboursement est de type 'Frais Km', vous pouvez décider :
  • Si le collaborateur n'a pas de carte grise renseignée dans sa fiche : 
    • Saisie autorisée (aucun contrôle) : le collaborateur pourra tout de même enregistrer sa dépense
    • Saisie non autorisée : le collaborateur ne pourra pas enregistrer sa dépense
    • Saisie autorisée avec alerte : le collaborateur aura un message d'alerte à l'enregistrement mais pourra enregistrer sa dépense
  • Si le collaborateur a la case 'Titulaire véhicule professionnel' cochée dans sa fiche : 
    • Saisie autorisée (aucun contrôle) : le collaborateur pourra tout de même saisir des frais km
    • Saisie non autorisée : le collaborateur ne pourra pas enregistrer sa dépense
    • Saisie autorisée avec alerte : le collaborateur aura un message d'alerte à l'enregistrement mais pourra enregistrer sa dépense

       

• Elle permet de rendre obligatoire l'ajout d'un justificatif et d'une référence à la pièce justificative.

 

Rubrique 'Options du type de dépense'

Cette rubrique permet d'activer les options souhaitées pour me type de dépense en question : 

• Gestion des invités
• Gestion des titres restaurants
• Champs complémentaires
• Téléphone pro

 

Option 'Gestion des invités'

Cette rubrique permet d'autoriser les invités (internes et externes) pour ce type de dépense (par exemple pour le restaurant).

Elle permet également de définir les champs à saisir obligatoirement pour chaque invité externe saisi.

Option 'Gestion des titres restaurants'

Utile pour les dépenses de restauration, elle permet de définir l'impact de la saisie de cette dépense sur le décompte des titres restaurants. Il est par exemple possible, lorsqu'une dépense 'Restaurant midi' est saisie avec 3 invités internes, de déduire un titre restaurant à l'émetteur de la note de frais ainsi qu'aux invités internes.

Option 'Champs complémentaires'

Elle permet d'ajouter des champs complémentaires et de rendre la saisie obligatoire. Il est également possible d'afficher un message pour le collaborateur dans l'écran de saisie de la dépense. 

 

Option 'Téléphone pro'

Si un téléphone professionnel est renseigné dans la fiche salarié du collaborateur : 

• • Saisie non autorisée : le collaborateur ne pourra pas enregistrer sa dépense
  • Saisie autorisée (avec alerte) : le collaborateur aura un message d'alerte à l'enregistrement mais pourra enregistrer sa dépense

 

Mots clés associés à cet article :

Note de frais - comptes - compte - comptable - comptables - TVA - déductible - frais professionnels - dépense - type - dépenses - remboursement - notes de frais - plafond - titres restaurant - déduire - invité - restaurant - suffixe - paramétrage - TR - NDF - récupération - plafonnement - regroupement - ligne - charge - débit - crédit