Comment paramétrer les informations comptables pour l'export des écritures de notes de frais

Paramétrer la compta sans stress, c’est possible ? Mais oui ! Respirez un bon coup, on vous guide pour tout comprendre et repartir l’esprit léger 😌

Dans Eurécia, vous pouvez indiquer toutes les informations comptables nécessaires pour bien exporter vos écritures de notes de frais vers votre logiciel de comptabilité.

Ça semble compliqué ? C’est normal au début, mais promis, on vous explique tout 🤩

Qui est concerné par cet article ?

 

L'administrateur en tant que responsable du paramétrage de la plateforme Eurécia.

Paramétrer les comptes par type de dépense

Chaque type de dépense peut être paramétré avec les infos comptables nécessaires à l’export.

Si vous n’avez pas ces infos sous la main, pas de souci ! Votre prestataire comptable pourra vous les transmettre ! 😊

 

🔎 Compte de charges : Compte dans lequel sera affectée la dépense pour son montant hors taxes.

La TVA éventuelle pourra être incluse dans le montant dans le cas où celle-ci n'est pas récupérée, totalement ou partiellement.

Accès : Espace Admin > Notes de frais > Types de dépenses > Informations comptables

Rubriques 'Informations comptables'

Exemple pour la configuration d'un type de dépense Repas :

 

🔎 Compte tiers centralisateur (ou compte collectif) : c'est un compte général commun à vos comptes de tiers auxiliaires. Il sera nécessaire de le renseigner s'il doit apparaître dans vos écritures.

 

🔎 Compte de tiers (ou compte auxiliaire)  : Compte propre à chaque salarié généralement nécessaire dans l'écriture comptable. Ce compte pourra éventuellement être identique pour l'ensemble de vos salariés s'il n'a pas été individualisé dans votre comptabilité.

Accès : Espace Admin > Paramètres généraux > Ouvrir Salariés et utilisateurs 

Chaque collaborateur peut se voir attribuer un compte tiers (et/ou un compte centralisateur). Ces infos sont utilisées automatiquement lors de l’export des notes de frais.

• Ouvrir la fiche du salarié concerné
• Aller dans l'onglet 'Emploi'
• Aller sur la rubrique 'Mode de paiement'

 

Si vous bénéficiez de la nouvelle fiche salarié  Ouvrir la fiche du salarié concerné Aller dans l'onglet 'Emploi' Aller sur la rubrique 'Mode de paiement'  Enregistrer

Exemple d'écriture contenant un compte de tiers centralisateur et son compte de tiers auxiliaire : 

 

Exemple d'écriture contenant uniquement un compte de tiers sans compte centralisateur (ou collectif) : 



🔎 Compte de TVA :  Compte dans lequel sera affectée la TVA à récupérer. Le montant de la TVA à récupérer pourra différer de la TVA payée en fonction du taux de récupération configuré ou de l'absence de TVA sur le justificatif.

Accès : Espace Admin > Notes de frais > Types de dépenses 

Rubriques 'Informations comptables'

 

 

Accès : Espace Admin > Notes de frais > Types de dépenses 

Rubriques 'Informations comptables'

 

🔎 Code TVA (ou Code taxe ou profil de TVA) : Il permet d'associer au montant hors taxes un code propre au taux de TVA de la dépense. Ce code sera éventuellement nécessaire dans votre écriture comptable. Il est à renseigner dans les champs "Code complémentaire" associés à chaque taux de TVA. 

Exemple d'écriture comptable avec code TVA : 

Si vous avez un code TVA prévu en cas de non récupération de TVA. ce code est à indiquer dans le champ ci-dessous : 

 

Accès : Espace Admin > Notes de frais > Types de dépenses 

Rubriques 'Informations comptables'

 

Cette TVA non récupérée peut être liée à plusieurs motifs :

- Le type de dépense ne permet pas la récupération de la TVA (exemple : Billet d'avion)

- La TVA n'est pas mentionnée sur le justificatif (une option de la préciser lors de la saisie de la dépense.

 

Pour aller plus loin ✨

 

🔎Taux de TVA non connu

SI vous ne connaissez pas le taux de TVA du type de dépense (exemple : "Dépenses diverses"), il est possible de cocher "Taux non connu" afin d'y associer un compte de charge et un compte de TVA global.

 

Accès : Espace Admin > Notes de frais > Types de dépenses 

Rubriques 'Informations comptables'

 

 

Lors de la saisie, le montant de la TVA pourra être saisi indépendamment du taux de TVA :

 

🔎Partiellement non soumis à la TVA

SI vous souhaitez prévoir pour un type de dépense qu'une partie de la facture soit non soumise à TVA, il est possible de cocher "Partiellement non soumis à la TVA".

 

Accès : Espace Admin > Notes de frais > Types de dépenses 

Rubriques 'Informations comptables'

Lors de la saisie, le montant non soumis à TVA pourra être précisé et pris en compte dans le contrôle de cohérence des montants saisis : 

 

 

Le saviez-vous ? Vous pouvez exporter vos notes de frais dans un format compatible avec votre logiciel comptable ! 👉 Cliquez ici pour en savoir plus !

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