Comment paramétrer les informations comptables pour l'export des écritures de notes de frais

Paramétrer la compta sans stress, c’est possible ? Mais oui ! Respirez un bon coup, on vous guide pour tout comprendre et repartir l’esprit léger 😌

 

Dans Eurécia, vous pouvez indiquer toutes les informations comptables nécessaires pour bien exporter vos écritures de notes de frais vers votre logiciel de comptabilité.

Ça semble compliqué ? C’est normal au début, mais promis, on vous explique tout 🤩

 

Qui est concerné par cet article ?

 

L'administrateur en tant que responsable du paramétrage de la plateforme Eurécia.

 

Paramétrer les comptes par type de dépense

 

Chaque type de dépense peut être paramétré avec les infos comptables nécessaires à l’export.
 

Si vous n’avez pas ces infos sous la main, pas de souci ! Votre prestataire comptable pourra vous les transmettre ! 😊

🔎 Compte de charges : Compte dans lequel sera affectée la dépense pour son montant hors taxes.

La TVA éventuelle pourra être incluse dans le montant dans le cas où celle-ci n'est pas récupérée, totalement ou partiellement.

Accès : Nouvel Espace Admin > Notes de frais > Types de dépenses > Informations comptables
 

Rubriques 'Informations comptables'

Exemple pour la configuration d'un type de dépense Repas :

 

🔎 Compte tiers centralisateur (ou compte collectif) : c'est un compte général commun à vos comptes de tiers auxiliaires. Il sera nécessaire de le renseigner s'il doit apparaître dans vos écritures.

🔎 Compte de tiers (ou compte auxiliaire)  : Compte propre à chaque salarié généralement nécessaire dans l'écriture comptable. Ce compte pourra éventuellement être identique pour l'ensemble de vos salariés s'il n'a pas été individualisé dans votre comptabilité.

 

Accès : Espace Admin > Paramètres généraux > Ouvrir Salariés et utilisateurs 
 

Chaque collaborateur peut se voir attribuer un compte tiers (et/ou un compte centralisateur). Ces infos sont utilisées automatiquement lors de l’export des notes de frais.

• Ouvrir la fiche du salarié concerné
• Aller dans l'onglet 'Emploi'
• Aller sur la rubrique 'Mode de paiement'

Exemple d'écriture contenant un compte de tiers centralisateur et son compte de tiers auxiliaire : 

 

Exemple d'écriture contenant uniquement un compte de tiers sans compte centralisateur (ou collectif) : 



🔎 Compte de TVA :  Compte dans lequel sera affectée la TVA à récupérer. Le montant de la TVA à récupérer pourra différer de la TVA payée en fonction du taux de récupération configuré ou de l'absence de TVA sur le justificatif.

 

Accès : Nouvel Espace Admin > Notes de frais > Types de dépenses 

Rubriques 'Informations comptables'

Accès : Nouvel Espace Admin > Notes de frais > Types de dépenses 

Rubriques 'Informations comptables'

🔎 Code TVA (ou Code taxe ou profil de TVA) : Il permet d'associer au montant hors taxes un code propre au taux de TVA de la dépense. Ce code sera éventuellement nécessaire dans votre écriture comptable. Il est à renseigner dans les champs "Code complémentaire" associés à chaque taux de TVA. 

Exemple d'écriture comptable avec code TVA : 



 

Si vous avez un code TVA prévu en cas de non récupération de TVA. ce code est à indiquer dans le champ ci-dessous : 

Accès : Nouvel Espace Admin > Notes de frais > Types de dépenses 

Rubriques 'Informations comptables'

Cette TVA non récupérée peut être liée à plusieurs motifs :

- Le type de dépense ne permet pas la récupération de la TVA (exemple : Billet d'avion)

- La TVA n'est pas mentionnée sur le justificatif (une option de la préciser lors de la saisie de la dépense.

Pour aller plus loin ✨

🔎Taux de TVA non connu

SI vous ne connaissez pas le taux de TVA du type de dépense (exemple : "Dépenses diverses"), il est possible de cocher "Taux non connu" afin d'y associer un compte de charge et un compte de TVA global.

Accès : Nouvel Espace Admin > Notes de frais > Types de dépenses 

Rubriques 'Informations comptables'

Lors de la saisie, le montant de la TVA pourra être saisi indépendamment du taux de TVA :

🔎Partiellement non soumis à la TVA

SI vous souhaitez prévoir pour un type de dépense qu'une partie de la facture soit non soumise à TVA, il est possible de cocher "Partiellement non soumis à la TVA".

Accès : Nouvel Espace Admin > Notes de frais > Types de dépenses 

Rubriques 'Informations comptables'

Lors de la saisie, le montant non soumis à TVA pourra être précisé et pris en compte dans le contrôle de cohérence des montants saisis : 

Le saviez-vous ? Vous pouvez exporter vos notes de frais dans un format compatible avec votre logiciel comptable ! 👉 Cliquez ici pour en savoir plus !


 

Mots clés associés à cet article :

Compte comptable - compte tiers - export comptable - notes de frais - remboursement des dépenses - remboursement des frais professionnels - TVA - charge - compte - comptes - infos - comptables