Les types de notes de frais

En compléments des profils de remboursements qui permettent de définir les modalités de remboursements des frais de vos collaborateurs, vous pouvez mettre en place des types de notes de frais. A ne pas confondre avec les 'types de dépenses' !

 

Pourquoi mettre en place des types de notes de frais ? 

• je veux mettre en place un circuit de validation différencié pour le remboursement des frais de mes collaborateurs,
• je veux typer certaines notes de frais pour faire de l'analyse,
• pour remonter uniquement certaines dépenses dans mes grilles EVP.

 

Qui est concerné par cet article ?

Les administrateurs et les comptables en charge du module Notes de frais.

 

Créer les types de notes de frais

Accès: Espace admin > Notes de frais > Types de notes de frais

• Je coche la case 'Activé' si ce n'est pas cas encore le cas,
• Je clique sur 'Ouvrir'.

Dans le tableau 'Types de notes de frais' :

• Je clique sur '' pour ajouter une ligne,
• Je renseigne le nom de mon nouveau type de notes de frais,
• J'enregistre.

 

Je répète cette opération autant de fois que nécessaire.

 

Attribuer des dépenses à un type de notes de frais

Accès : Espace admin > Notes de frais > Profils et Regroupements

• Je clique sur le profil de remboursement concerné pour l'ouvrir et accéder aux détails,
• Je clique sur le type de dépenses concerné pour afficher ses propriétés,
• Dans l'encart 'Informations générales', je renseigne le type de notes de frais,
• J'enregistre.

 

Si ce champ est vide, la dépense sera rattachée par défaut à tous les types de notes de frais créés.

 

Configurer le circuit de validation

Les circuits de validation se déterminent de deux manières :

• Pour l’ensemble des collaborateurs via le circuit de validation 'société' :

Accès : Espace admin > Paramètres généraux > Fiche société > Onglet Paramétrage

• De façon spécifique par collaborateur :

Accès : Espace admin > Paramètres généraux > Salariés & Utilisateurs > Fiche salarié > Onglet Règles

• Dans l'encart 'Circuit de validation', je clique sur le bouton '',
• Dans la colonne 'Rôle', je  choisis 'Validation notes de frais',
• Je détermine ensuite le responsable de validation,
• Puis, dans la colonne 'Condition d'activation du circuit', je clique sur le bouton 'Ajouter une condition',
• Dans la première liste déroulante, je choisis 'Type de note de frais', puis je sélectionne le type de notes de frais souhaité.
• J'enregistre.

Vous pouvez répéter cette action autant de fois que nécessaire en fonction du nombre de types de notes de frais que vous avez.

 

Créer une nouvelle note de frais

Accès : Notes de frais > Mes notes de frais

Lorsque vos collaborateurs créeront une nouvelle notes de frais, ils devront déterminer quelle est le type de notes de frais concernées.

Ils ne pourront sélectionner dans cette note de frais que les dépenses qui sont bien rattachées à ce type de notes de frais. 

 

Mots clés associés à cet article :

NDF - type - types - dépenses - notes - frais - circuit - validation - validation - responsable - valider

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