Créer ou modifier un profil de notes de frais

Le profil de notes de frais permet de définir les modalités de saisie et de remboursement d'une note de frais. Il regroupe également les types de dépenses possibles, ayant chacun leurs paramètres.

Chaque salarié peut avoir un ou plusieurs profils de note de frais.

 

 

On vous explique ici comment paramétrer vos profils de remboursement. Suivez le guide 😊 !

 

 

Qui est concerné par cet article ?

L'administrateur en tant que responsable du paramétrage de la plateforme Eurécia.

 

Au programme dans cet article :

• Informations générales
• Fréquence de saisie de la note de frais
• Saisie des dépenses
• Kilométrage des véhicules professionnels
• Options d'affichage de la note de frais
• Impression

Temps de lecture estimé : 5 minutes

 

Créer ou modifier un profil de remboursement

Accès : Espace Admin > Notes de frais > Ouvrir Profils et Regroupements

 

• Je clique sur un profil existant ou sur 'Nouveau profil' pour en créer un. Je peux aussi dupliquer un profil existant.
• Dans la section de droite s'affichent alors les paramètres de profil de remboursement

 

Informations générales

• Je renseigne le nom de mon profil (en cliquant sur le drapeau à côté du nom je peux saisir les traductions).
• Je saisis un code : il est utile lors de l'import des salariés afin de leur affecter un profil et en cas d'import de paramétrage
• La case Archivé devra être cochée quand le profil ne devra plus être utilisé 

 

Fréquence de saisie de la note de frais

• Je choisis la fréquence de saisie : cela permet de déterminer quelle est la période couverte par une note de frais :
  • Mensuelle : le salarié choisira le mois concerné par sa note de frais (systématiquement du premier au dernier jour du mois)
  • Hebdomadaire : le salarié choisira la semaine concernée par sa note de frais (systématiquement du lundi au dimanche)
  • Libre : le salarié saisira les dates qu'il souhaitera quand il créera une note de frais
• Si la fréquence est mensuelle ou hebdomadaire :
  • je peux cocher la case 'Création automatique de notes de frais' et renseigner le 'Nombre de notes de frais' à créer par anticipation. Les notes se créent automatiquement, à vide, sans intervention des salariés, afin que ceux-ci viennent les remplir. Par exemple, si le nombre est à 2, le logiciel créera automatiquement la note du mois en cours, et celles des deux mois à venir.
  • Je saisis le 'Nb maximum de notes de frais' pour éviter que les salariés créent de nombreuses notes plutôt que de regrouper leurs dépenses dans une ou deux notes.

 

Saisie des dépenses

Cette rubrique permet de paramétrer les modalités de saisie des dépenses.

• Dans la partie 'Informations à afficher et saisir par dépense': je coche les cases pour définir quels sont les éléments que pourra et/ou devra renseigner le salarié lorsqu'il saisit une dépense parmi :
  • Le libellé : titre de la dépense en complément du type de dépense (par exemple, le nom du restaurant, du salon professionnel, etc.)
  • Le commentaire : complément d'information à renseigner par le salarié
  • Refacturable : si les dépenses peuvent être facturées à un tiers (client, fournisseur, etc.), la valeur saisie par les utilisateurs sera disponible dans certains exports
• La partie 'Contrôles' permet de paramétrer des restrictions et des options
  • Délai de saisie autorisé dans le passé par rapport à la date du jour (en jours) : permet de définir le nombre de jours que le salarié a pour saisir sa dépense par rapport à la date de ladite dépense (par exemple, si le retard maximum est de 10 jours, le salarié qui va au restaurant le 10 Janvier aura jusqu'au 20 Janvier pour saisir sa dépense ; au delà, il devra passer par son Manager)
  • Délai de saisie autorisée après la date de fin de la note de frais (en jours) ; permet de définir un nombre de jours après la date de fin de la note de frais durant laquelle il est possible d'intervenir sur la note de frais. Par exemple, si j'indique 10 jours et que ma note de frais va du 01/03 au 31/03, alors je peux saisir ou modifier des dépenses jusqu'au 10/04 (quelque soit la date de la dépense).
  • Tolérance de la saisie de la TVA (en %) : permet de limiter les erreurs lorsque la TVA est renseignée manuellement par le salarié en vérifiant la cohérence entre le montant de TVA, le montant TTC et le pourcentage de TVA (une tolérance de 3 % suffit pour gérer les arrondis de centimes)
• Je coche la case pour faire participer le salarié aux remboursements lors des dépassements de plafond avec une carte société. Si le collaborateur dépasse le plafond fixé avec la carte société, le montant sera déduit du total à rembourser.
• Justificatifs à valeur probante : permet d'authentifier les justificatifs afin de leur accorder une valeur légale et de se débarrasser du justificatif papier

 

Kilométrage des véhicules professionnels

 

 

Cette rubrique permet de paramétrer le mode de suivi du kilométrage des véhicules professionnels pour les personnes qui seront affectées à ce profil de notes de frais.

• Je coche la case 'Activer le suivi' pour activer la fonctionnalité
• Les champs suivants (calculés automatiquement ou alimentés manuellement) apparaissent alors dans une dépense spécifique de la note de frais :
  • Relevé compteur km début
  • Relevé compteur km fin
  • Nombre km pro
  • Nombre km perso

• Je coche la case 'Saisie obligatoire' pour rendre obligatoire la saisie du kilométrage du véhicule au début et à la fin du trajet
• Je coche la case 'Kilométrage de début modifiable' pour permettre au salarié de modifier le kilométrage du véhicule lorsqu'il a débuté son trajet (c'est le kilométrage de fin de la note précédente qui est systématiquement repris)
• Je coche la case 'Calculer les km personnels' pour :
  • Empêcher la saisie des champs Nombre de kms pro et Nombre de kms perso 
  • Calculer automatiquement la différence entre Relevé de compteur km début et Relevé de compteur km fin
  • Afficher le résultat du calcul dans 'Nombre de kms perso'
  • Alimenter les kms pros par les dépenses saisies de type 'Frais km' avec un barème kilométrique autre que 'kms personnels'
• Je décoche la case 'Calculer les km personnels' pour :
  • Empêcher la saisie du champ Relevé de compteur km fin
  • Permettre la saisie de Nombre km pro et Nombre km perso
  • Calculer automatiquement Relevé de compteur km fin en additionnant Relevé de compteur km début + Nombre km pro + Nombre km perso
  • Afficher le résultat du calcul dans Relevé de compteur km fin
• Je coche la case 'Faire participer le salarié aux frais pour les km personnels' pour que le salarié participe financièrement aux km personnels effectués avec son véhicule professionnel. Par exemple, le salarié devrait 0.06 € / km. Dans ce cas, pour connaître le montant de la part du salarié, il faut :
  • Ajouter un type de dépense dans le profil de note de frais contenant dans la section Remboursement :
    • Type = Frais Km
    • Barème kilométrique = km personnels 
  • S'assurer qu'un barème kilométrique soit rattaché au modèle 'km personnels'

 

Options d'affichage de la note de frais

Il est possible de définir si certains éléments doivent apparaître sur la note de frais.

• Dans la section 'Éléments à afficher' :
  • Je coche la case 'Synthèse du décompte de la part patronale' pour afficher le montant total de la part patronale à déduire. Cette part est calculée si le salarié est bénéficiaire de titres restaurant et que des dépenses de type 'Déjeuner' sont paramétrées afin de déduire cette part patronale du montant de la dépense à rembourser
  • Je coche la case 'Référence de la note de frais' pour permettre de saisir une information complémentaire qui concerne la globalité de la note de frais
• Dans la section 'Éléments modifiables' , je coche 'Puissance fiscale véhicule personnel' si l'utilisateur peut modifier le nombre de chevaux fiscaux de son véhicule directement dans la note de frais, pour les dépenses de type Frais kilométriques (dans le cas échéant, il devra avoir correctement renseigné sa fiche salarié avec ses véhicules personnels) 

 

Impression

Il est possible de définir si certains éléments doivent apparaître lors de l'impression de la note de frais.

Je coche les cases désirées parmi :

• Dépenses avec un montant à zéro : pour afficher les dépenses même si le montant à rembourser est nul
• Étapes de validation : pour afficher les informations provenant du circuit de validation de la note de frais (acteurs, dates des actions principales, ...)
• Justificatifs : pour imprimer par défaut tous les justificatifs avec la référence de la dépense correspondante 
• Informations à usage comptable : pour afficher la TVA récupérable et les totaux par compte de charge, de TVA et de tiers
• Cases de signature : quand une signature manuelle est demandée
• Carte Google Maps : pour imprimer également les plans lorsque les trajets ont été saisis via les adresses d'arrivée et de départ

A noter : ces options sont également disponible au moment de l'impression, afin de permettre d'imprimer au plus proche des besoins, et ainsi, réaliser quelques économies de papier... et sauver quelques arbres. Les paramètres pourront être réinitialisés par l'utilisateur afin d'imprimer sa note conformément aux attentes définies ici par la société.

 

Une fois l'ensemble de ces rubriques renseignées, il est impératif d'enregistrer en cliquant sur la disquette à droite de l'écran.

Pour ajouter des types de dépenses au profil, consulter ce guide : Créer ou modifier un type de dépense.

 

Mots clés associés à cet article :

Notes de frais - profil - dépenses - paramètres - impression - affichage - options - saisie dépenses - kilométrage - frais professionnels - dépenses professionnelles