Les différents paramètres du module Notes de frais

Ce guide passe en revue les différents paramétrages à disposition pour adapter Eurécia au fonctionnement souhaité.

Qui est concerné par cet article ?

 

L'administrateur en tant que responsable du paramétrage de la plateforme Eurécia.

 

La fiche salarié (à répéter pour chaque salarié)

 

Accès : Espace Admin > Paramètres généraux > Salariés et utilisateurs

• Ouvrir la fiche du salarié concerné
• Cliquer sur l'onglet 'Infos personnelles'

 

Si vous bénéficiez de la nouvelle fiche salarié

 

Coordonnées bancaires

Renseigner dans ce champ les coordonnées bancaires du collaborateur. Ces coordonnées peuvent être utilisées uniquement à des fins de conservation, ou pour générer le remboursement des notes de frais (si l'option a été souscrite).

 

Moyens de transports personnels

Renseigner dans ce champ les différents moyens de transports personnels du collaborateur. Renseigner son véhicule personnel (ainsi que la puissance fiscale) permettra entre autres de calculer le montant des indemnités kilométriques.

 

• Cliquer ensuite sur l'onglet 'Règles'
• Aller à la rubrique 'Note de frais'

 

Profil de notes de frais

Renseigner à cet endroit le profil de notes de frais du salarié, qui détermine les dépenses qu'il peut saisir dans ses notes de frais.

Il est possible d'attribuer plusieurs profils à un même collaborateur, et d'en définir un par défaut.

 

Devise de remboursement

Définir la devise de remboursement par défaut du salarié.

 

Les Paramètres du module Notes de frais

Accès : Espace Admin > Notes de frais > Paramètres avancés

• Dans l'onglet 'Paramètres'

Reconnaissance automatique des justificatifs

Cette case permet d'activer l’OCR (Optical Character Recognition) permettant de reconnaitre automatiquement le contenu des justificatifs afin de pré-remplir les dépenses avec le montant, la TVA, la date, etc.. Chaque utilisateur aura tout de même la possibilité de l’utiliser ou non. 

Justificatif à valeur probante

Cette fonctionnalité permet d'éditer des justificatif ayant la même valeur légale que les justificatifs originaux en version papier. 

Activer les véhicule électriques

Cette case permet d'activer la gestion des véhicules électriques selon les barèmes proposés par défaut par Eurécia : les utilisateurs ayant un véhicule électrique auront une majoration de 20% sur le remboursement de leurs types de dépenses frais kilométriques.

Adresses prédéfinies

Pour renseigner les adresses des sites de la société pour faciliter la saisie des frais de déplacements inter-site. 

Mode de paiement

Ce champ permet de déterminer le mode de paiement à proposer en première intention lors du remboursement des notes de frais (chèque, virement, remboursement sur la paye, etc.).

Types de notes de frais

Cocher la case 'Activer la gestion de plusieurs types de notes de frais' pour paramétrer différents types de notes de frais. Il sera alors possible d'affecter certaines dépenses à un type de notes de frais seulement, et certaines autres à d'autres types de notes de frais.

Par exemple, le type de note de frais 'Missions à l'étranger' pourra comporter des dépenses de type 'Hôtel' et 'Avion' qui pourraient ne pas être disponibles dans le type de notes de frais 'Activités courantes'.

 

Mots clés associés à cet article :

Frais - paramètres - notes de frais - fiche société - fiche salarié - transports - paiement - coordonnées bancaires - relances - type de dépense - profil de notes de frais - dépenses professionnelles - barèmes kilométriques - zones géographiques - TVA - frais professionnels