Les différents paramètres du module Notes de frais

Ce guide passe en revue les différents paramétrages à disposition pour adapter Eurécia au fonctionnement souhaité.

Qui est concerné par cet article ?

L'administrateur en tant que responsable du paramétrage de la plateforme Eurécia.

 

La fiche salarié (à répéter pour chaque salarié)

 

Accès : Espace Admin > Paramètres généraux > Salariés et utilisateurs

• Ouvrir la fiche du salarié concerné
• Cliquer sur l'onglet 'Infos personnelles'

 

Coordonnées bancaires

Renseigner dans ce champ les coordonnées bancaires du collaborateur. Ces coordonnées peuvent être utilisées uniquement à des fins de conservation, ou pour générer le remboursement des notes de frais (si l'option a été souscrite).

 

Moyens de transports personnels

Renseigner dans ce champ les différents moyens de transports personnels du collaborateur. Renseigner son véhicule personnel (ainsi que la puissance fiscale) permettra entre autres de calculer le montant des indemnités kilométriques.

 

• Cliquer ensuite sur l'onglet 'Règles'
• Aller à la rubrique 'Note de frais'

 

Profil de notes de frais

Renseigner à cet endroit le profil de notes de frais du salarié, qui détermine les dépenses qu'il peut saisir dans ses notes de frais.

Il est possible d'attribuer plusieurs profils à un même collaborateur, et d'en définir un par défaut.

 

Devise de remboursement

Définir la devise de remboursement par défaut du salarié.

 

La fiche société

Accès : Espace Admin > Paramètres généraux > Ouvrir Fiche société

• Ouvrir l'onglet 'Paramétrage'
• Aller à la rubrique 'Paramètres Notes de frais'

 

Mode de paiement

Ce champ permet de déterminer le mode de paiement à proposer en première intention lors du remboursement des notes de frais (chèque, virement, remboursement sur la paye, etc.).

 

Types de notes de frais

Cocher la case 'Activer la gestion de plusieurs types de notes de frais' pour paramétrer différents types de notes de frais. Il sera alors possible d'affecter certaines dépenses à un type de notes de frais seulement, et certaines autres à d'autres types de notes de frais.

Par exemple, le type de note de frais 'Missions à l'étranger' pourra comporter des dépenses de type 'Hôtel' et 'Avion' qui pourraient ne pas être disponibles dans le type de notes de frais 'Activités courantes'.

 

L'Espace Admin

Accès : Espace Admin > Notes de frais

Ce menu regroupe l'ensemble des paramètres relatifs aux Notes de frais dans Eurécia.

La rubrique 'Général'

Elle regroupe les paramètres suivants :

• Profils et regroupements : définit les profils de remboursement et les regroupements
• Types de notes de frais : ils permettent de déterminer les familles de notes de frais
• Zones géographiques et TVA : permet de personnaliser les taux de TVA selon les régions
• Axes analytiques : définit les activités, clients, projets, missions, etc.
• Coordonnées bancaires société : permet de définir les coordonnées bancaires de la société (ou de ses structures) pour la génération des ordres de virements
• Coordonnées bancaires utilisateur : renvoie vers l'annuaire salariés pour définir, dans chaque fiche salarié, les coordonnées bancaires des collaborateurs
• Moyens de paiement : renvoie vers l'annuaire salariés pour définir, dans chaque fiche salarié, les moyens de paiement

 

La rubrique 'Déplacements'

Elle regroupe l'ensemble des paramétrages liés aux frais kilométriques :

• Barèmes kilométriques : permet de déterminer les différents taux de remboursement des indemnités et frais kilométriques
• Moyens de transport : renvoie vers l'annuaire salariés pour définir, dans chaque fiche salarié, les moyens de transport
• Liste d'adresses prédéfinies : renvoie vers la fiche société pour renseigner des adresses prédéfinies afin de faciliter la saisie des frais kilométriques

 

La rubrique 'Circuit de validation'

Elle regroupe l'ensemble des paramètres relatifs au circuit de validation et de remboursement des notes de frais :

• Circuit de validation société : permet de configurer un circuit de validation des notes de frais commun à l'ensemble des collaborateurs de la société
• Circuit de validation utilisateur : renvoie vers l'annuaire salariés pour définir, dans chaque fiche salarié, un circuit de validation propre à chaque collaborateur
• Relances emails : renvoie vers la fiche société pour configurer des relances automatiques lorsque des notes de frais sont en attente

 

La rubrique 'Import / Export'

Elle regroupe l'ensemble des paramètres relatifs aux imports des cartes affaires, aux exports des remboursements de notes de frais, et à leur automatisation.

 

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