Les paramètres du module Notes de Frais

Découvrez dans cet article la nouvelle interface pour paramétrer vos notes de frais 😍


                                                           

 

 

Qui est concerné par cet article ?

 

 

 

L'administrateur en tant que responsable du paramétrage de la plateforme Eurécia.

 

Types de dépenses

Accès : Espace Admin > Notes de Frais > Types de dépenses

Il est possible de créer un type de dépense et l'associer à plusieurs profils de notes de frais. Cela a pour effet de simplifier la gestion des notes de frais : vous ne créez qu'une seule fois les types de dépense, et vous pouvez les rattacher à tous les profils de notes de frais que vous souhaitez 😉

 

Et si des plafonds sont présents, comment cela se paramètre ? 😣

Très simplement car un seul type de dépense peut être appliqué à plusieurs profils ayant des plafonds différents de paramétrés !

Par exemple, pour un type de dépense 'Restaurant midi', il est possible de prévoir un 'Plafond #1' applicable au profil de notes de frais 'Directeur' mais, pour ce même type de dépense 'Restaurant midi', un 'Plafond #2' est applicable, pour le profil 'Barème standard', comme ceci :

 

A noter : Les informations telles que les comptes comptables et la TVA ne sont à paramétrer qu'une seule fois, dans le type de dépense.

 

 

Profils de notes de frais

Accès : Espace Admin > Notes de Frais > Profils de notes de frais

Chaque collaborateur qui doit saisir des notes de frais doit se voir attribué un profil de note de frais. Cela est réalisable depuis la fiche salarié du collaborateur, dans l'onglet 'règles' encart 'Notes de frais', ou bien plus simplement et plus directement depuis le profil de note de frais. 

Sur la ligne du profil de notes de frais concerné, en cliquant sur , vous accédez à la section 'Gérer les collaborateurs' : 

 

Par ce biais, il est alors possible de sélectionner le(s) collaborateur(s) à rattacher au profil concerné : 

 

Une fois les rattachements réalisés, dans le profil de notes de frais, un aperçu des collaborateurs rattachés est présent :

Simple et efficace ! 😁

 

Regroupements

Accès : Espace Admin > Notes de frais > Regroupements & plafonds communs

Les regroupements permettent de fixer des plafonds communs à plusieurs types de dépenses ou encore bloquer la saisie de types de dépenses similaires et les invitations réciproques sur ces types de dépenses.

 

Pour mettre en place cela, rendez-vous dans la rubrique 'Regroupements & plafonds communs' : 

 

Ce qui vous permettra de créer un regroupement en cliquant sur 'Ajouter' :

 

Ainsi, vous pourrez paramétrer les informations souhaitées dans chaque rubrique de votre regroupement :

Une fois toutes les informations renseignées, le tour est joué, le regroupement est créé ! 🪄

 

Paramètres avancés 

Accès : Espace Admin > Notes de frais > Paramètres avancés > Paramètres 

Existe t-il d'autres possibilités de paramétrage ? 😏

Oui ! Rendez-vous dans la rubrique "Paramètres avancés" :

 

Le menu se présente ainsi, dans l'encart 'Paramètres' : 

 

Ici, il vous sera possible de :

- Activer la reconnaissance automatique des justificatifs (OCR - Optical Character Recognition -fonctionnalité permettant de reconnaitre automatiquement le contenu des justificatifs afin de pré-remplir les dépenses avec le montant, la TVA, la date, etc.. Chaque utilisateur aura tout de même la possibilité de l’utiliser ou non) 

- Paramétrer les justificatifs à valeur probante 

- Activer les types de véhicules électriques (majoration 20% : En utilisant les barèmes proposés par défaut par Eurécia, les utilisateurs ayant un véhicule électrique auront une majoration de 20% sur le remboursement de leurs types de dépenses indemnités kilométriques.)

- Prédéfinir des adresses 

 - Activer la gestion des types de notes de frais : pour les cas de comptes, remboursements ou circuits de validation différents.

 

Catégories de dépenses

Accès : Espace Admin > Notes de frais > Paramètres avancés > Catégories de dépenses

Si vous êtes un as de l'organisation, voici pour vous la fonctionnalité à ne pas manquer : la catégorisation des types de dépenses ! 😊

Dans les paramètres avancés, encart 'Catégories de dépenses' :

 

Vous pourrez classer visuellement les types de dépenses lors de la saisie et regrouper des types de dépenses pour l'analyse de données. 

Cet article précise les manipulations à réaliser pour un paramétrage aux petits oignons 😉

 

Gestion spécifique

Et si vous avez encore des spécificités, pas d'inquiétude il y a encore des possibilités 🤩

Accès : Espace Admin > Notes de frais > Gestion spécifique 

 

Dans l'encart 'Gestion spécifique', vous aurez la possibilité de peaufiner vos paramétrages concernant les barèmes kilométriques, les zones de TVA et les taux de change.

- Barèmes kilométriques : permet de déterminer les différents taux de remboursement des indemnités et frais kilométriques

- Zones de TVA : permet de personnaliser les taux de TVA selon les régions. Cet article vous explique en détails l'utilité et la création des zones géographiques.

- Taux de change : pour consulter les mises à jour des taux des devises étrangères, personnaliser les valeurs de change proposées ou ajouter d'autres devises. Cet article vous explique comment ajouter ou modifier un taux de change pour qu'il corresponde au mieux à vos attentes.

 

Vous voilà bien organisés pour la bonne gestion de vos notes de frais 😁

 

 

 

Mots clés associés à cet article :

Frais - paramètres - notes de frais - fiche société - fiche salarié - transports - paiement - coordonnées bancaires - relances - type de dépense - profil de notes de frais - dépenses professionnelles - barèmes kilométriques - zones géographiques - TVA - frais professionnels