Utilité et création d'une zone géographique

La zone géographique représente le lieu de la dépense. Elle est sélectionnable par le salarié qui saisit une note de frais.

 

Qui est concerné par cet article ?

L'administrateur en tant que responsable du paramétrage de la plateforme Eurécia.

 

Utilité des zones géographiques

Les zones géographiques ont plusieurs utilités.

 

Récupération de la TVA

Lorsqu'on récupère la TVA sur certaines dépenses, elles servent à définir les types de TVA disponibles à la saisie des dépenses. Par exemple, si on souhaite récupérer la TVA sur certaines dépenses réalisées en France mais qu'on ne la récupère pas pour les dépenses réalisées dans les autres pays, il faudra créer deux zones géographiques distinctes :

• La zone 'France' contenant les taux de TVA qui sont possible d'avoir sur les justificatifs de dépenses : 5.5% 10%, 20% et éventuellement 2.1%
• La zone 'Autres pays' ne contenant aucun taux de TVA

Ces zones seront ensuite disponibles dans le paramétrage de la nature de dépense (section TVA) afin de définir les taux autorisés et le % de la TVA récupérable.

 

Plafonds de remboursement

Les zones géographiques sont utilisées lorsque les plafonds de remboursement des dépenses sont définis en fonction des lieux de dépenses. Par exemple, si les dépenses de repas dans les villes de Paris, Lyon et Marseille peuvent aller jusqu'à 20€ alors que les mêmes dépenses dans les autres villes sont limitées à 18€, il convient de créer deux zones géographiques distinctes :

• La zone 'Paris, Lyon, Marseille'
• La zone 'Autres villes de France'

Ces zones seront ensuite disponibles dans le paramétrage de la nature de dépense (section Remboursement) et dans le paramétrage des regroupements (section Plafonds), afin d'associer un plafond à une zone.

Une zone géographique, un pays

Une zone géographique peut être un pays mais elle peut être plus large ou moins large que le pays :

• La zone peut être un pays (par exemple, la France)
• La zone peut réunir plusieurs pays (par exemple, Europe)
• La zone peut être une partie d’un pays (par exemple, Île de France)

 

Créer une zone géographique

Accès : Espace Admin > Notes de frais > Ouvrir Zones géographique et TVA 

• Cliquer sur le bouton 'Nouvelle zone'

• Renseigner le nom
• Renseigner le pays (si la zone est un pays ou une région d'un pays, sinon, laisser vide) : cela permet de profiter des mises à jour automatiques des taux de TVA français par Eurécia
• Cocher 'Zone par défaut' pour que la zone en question soit proposée en premier à la saisie d'une dépense
• Enregistrer : la zone apparaît dans le menu de gauche.

 

Ajouter des taux de TVA

Accès : Espace Admin > Notes de frais > Ouvrir Zones géographique et TVA 

• Cliquer sur une zone existante
• Cliquer sur le bouton  en haut à droite du nom de la zone pour ajouter un taux de TVA

• Renseigner la description du taux de TVA, par exemple 'Taux normal' (privilégier une description fixe plutôt que le taux en vigueur, car les taux sont amenés à évoluer)
• Dans la rubrique 'Taux de TVA', cliquer sur le bouton  pour ajouter un taux

• Saisir la valeur actuelle du taux, par exemple 20 pour un taux à 20%
• Saisir les dates de début et de fin : elles peuvent être laissées vide si elles ne sont pas connues
• Saisir le compte de TVA : il servira pour les exports comptables
• Enregistrer

 

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Zones géographiques - TVA - taux de TVA - zones - notes de frais - remboursement - frais professionnels - dépenses professionnelles - valeur taux