Ce guide passe en revue les différents paramétrages à disposition pour adapter Eurécia au fonctionnement souhaité.
Qui est concerné par cet article ?
L'administrateur en tant que responsable du paramétrage de la plateforme Eurécia.
L'espace collaborateur (à répéter pour chaque salarié)
Accès : Espace Admin > Paramètres généraux > Salariés et utilisateurs
- Ouvrir la fiche du salarié concerné
- Cliquer sur l'onglet 'Infos personnelles'
Coordonnées bancaires
Renseigner dans ce champ les coordonnées bancaires du collaborateur. Ces coordonnées peuvent être utilisées uniquement à des fins de conservation, ou pour générer le remboursement des notes de frais (si l'option a été souscrite).
Moyens de transports personnels
Renseigner dans ce champ les différents moyens de transports personnels du collaborateur. Renseigner son véhicule personnel (ainsi que la puissance fiscale) permettra entre autres de calculer le montant des indemnités kilométriques.
💡 Pour en savoir plus, consultez l'article : Changement de véhicule : les bonnes pratiques
- Cliquer ensuite sur l'onglet 'Règles'
- Aller à la rubrique 'Note de frais'
Profil de notes de frais
Renseigner à cet endroit le profil de notes de frais du salarié, qui détermine les dépenses qu'il peut saisir dans ses notes de frais.
Il est possible d'attribuer plusieurs profils à un même collaborateur, et d'en définir un par défaut.
Devise de remboursement
Définir la devise de remboursement par défaut du salarié.
Les Paramètres du module Notes de frais
Accès : Nouvel Espace Admin > Notes de frais > Paramètres avancés
- Dans l'onglet 'Paramètres'
Reconnaissance automatique des justificatifs
Cette case permet d'activer l’OCR (Optical Character Recognition) permettant de reconnaitre automatiquement le contenu des justificatifs afin de pré-remplir les dépenses avec le montant, la TVA, la date, etc.. Chaque utilisateur aura tout de même la possibilité de l’utiliser ou non.
Justificatif à valeur probante
Cette fonctionnalité permet d'éditer des justificatif ayant la même valeur légale que les justificatifs originaux en version papier.
Activer les véhicule électriques
Cette case permet d'activer la gestion des véhicules électriques selon les barèmes proposés par défaut par Eurécia : les utilisateurs ayant un véhicule électrique auront une majoration de 20% sur le remboursement de leurs types de dépenses frais kilométriques.
💡 Pour en savoir plus, consultez l'article : La gestion des véhicules électriques
Calculer les itinéraires au plus court
Lorsque cette option est activée, Eurécia calcule automatiquement le trajet le plus court en termes de distance (et non plus uniquement le plus rapide).
📌 Ce choix s'applique à l'ensemble des collaborateurs. C'est à vous, en tant qu'administrateur, de décider du mode de calcul le plus adapté à votre politique de remboursement.
💡 Pour en savoir plus sur l'impact côté collaborateur, consultez l'article : Frais kilométriques : trajet le plus court, étapes multiples et déduction domicile/travail, découvrez la nouvelle version !
Déduire le trajet domicile/travail
Lorsque cette option est activée, Eurécia déduit automatiquement la distance domicile/travail de chaque dépense de frais kilométriques saisie par le collaborateur.
Prérequis : la distance domicile/travail doit être renseignée dans les Paramètres avancés du nouvel Espace admin des Notes de frais.
📌 Une fois activée, la déduction s'applique systématiquement à tous les trajets de l'ensemble des collaborateurs.
💡 Pour en savoir plus sur l'impact côté collaborateur, consultez l'article : Frais kilométriques : trajet le plus court, étapes multiples et déduction domicile/travail, découvrez la nouvelle version !
Mode de paiement
Ce champ permet de déterminer le mode de paiement à proposer en première intention lors du remboursement des notes de frais (chèque, virement, remboursement sur la paye, etc.).
Types de notes de frais
Cocher la case 'Activer la gestion de plusieurs types de notes de frais' pour paramétrer différents types de notes de frais. Il sera alors possible d'affecter certaines dépenses à un type de notes de frais seulement, et certaines autres à d'autres types de notes de frais.
Par exemple, le type de note de frais 'Missions à l'étranger' pourra comporter des dépenses de type 'Hôtel' et 'Avion' qui pourraient ne pas être disponibles dans le type de notes de frais 'Activités courantes'.
Mots clés associés à cet article :
Frais · paramètres · notes de frais · fiche société · fiche salarié · transports · paiement · coordonnées bancaires · type de dépense · profil de notes de frais · dépenses professionnelles · barèmes kilométriques · TVA · frais professionnels · domicile · travail · trajet · kilométrique · distance
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