Utilité et création d'un regroupement

Eurécia vous permet de regrouper plusieurs types de dépenses pour les notes de frais afin de :

• Les afficher ensemble pour la saisie
• Mettre en place un plafond commun
• Analyser des données communes
• Contrôler les invités

A noter : un même type de dépense peut appartenir à plusieurs regroupements. Un regroupement peut réunir des types de dépenses issus de plusieurs profils de notes de frais.

 

Dans cet article, nous allons vous monter comment faire 😉 !

 

 

 

Qui est concerné par cet article ?

L'administrateur en tant que responsable du paramétrage de la plateforme Eurécia.

 

Temps de lecture estimé : 2 minutes

 

Au programme dans cet article :

• Créer ou modifier un regroupement
  • Informations générales
  • Rôle
  • Types de dépenses associées
  • Plafonds

 

 

Créer ou modifier un regroupement

Accès : Espace Admin > Notes de frais > Ouvrir Profils et Regroupements > Onglet 'Regroupements'

 

• Je clique sur un regroupement existant ou sur 'Nouveau regroupement' pour en créer un
• Les paramètres de mon regroupement s'affichent dans la partie de droite

 

Informations générales

• Je saisis le nom du regroupement : il est visible des utilisateurs et doit leur évoquer son utilité (je clique sur le drapeau pour renseigner le nom dans d'autres langues si nécessaire)
• Je saisis un code : il est utile pour les imports de données
• Je coche la case 'Archivé' si le regroupement n'est plus utilisé

 

Rôle

Je sélectionne un ou plusieurs rôles pour ce regroupement :

• Affichage saisie : permet de rassembler les types de dépenses dans la liste de saisie d'une note de frais pour plus de lisibilité et saisie simplifiée :

• Plafond commun : permet de limiter le remboursement sur le total de plusieurs types de dépenses
• Analyse données : permet une mise en commun des données dans l’analyse des dépenses
• Contrôle invités : permet de bloquer les invitations réciproques sur des dépenses pouvant se ressembler (repas, restaurant, brunch, cocktail, soirée de représentation…) 

 

Types de dépenses associées

Ce tableau permet de définir les types de dépenses qui sont concernés par le regroupement. Autant de types de dépenses que nécessaire peuvent être sélectionnés.

J’ajoute tous les types de dépenses qui doivent être regroupé en fonction du rôle choisi :

• Je clique sur le bouton  en haut à gauche du tableau
• Je sélectionner le profil d'appartenance
• Je sélectionne le type de dépense
• Pour ajouter un autre type, je clique de nouveau sur le bouton 

 

Plafonds

Cette section n'apparaît que si le rôle 'Plafond commun - Limitation de remboursement sur le total de plusieurs dépenses' a été sélectionné.

Le plafond est appliqués aux différentes dépenses du regroupement : il est alors également affiché dans chacune des dépenses concernées.

Le tableau des plafonds permet de définir plusieurs types de plafonds :

• Par jour : il s'applique sur la somme des dépenses réalisées sur la journée
• Par semaine : il s'applique sur la somme des dépenses réalisées sur la semaine
• Par mois : il s'applique sur la somme des dépenses de ce type réalisées sur le mois
  Une combinaison de plusieurs types de plafonds est possible (un plafond par dépense et un plafond mensuel par exemple)

Pour ajouter un plafond dans le regroupement :

• je clique sur le bouton  en haut du tableau pour ajouter un plafond au regroupement :

• Je saisis le nom du plafond 
• Je sélectionne la zone géographique concernée par le plafond si nécessaire
• Je sélectionne les personnes concernées par le plafond dans la colonne 'Participants'  :
  • Émetteur de la note : le plafond s'applique au salarié ayant émis la note
  • Par invité, émetteur inclus : le plafond est multiplié par le nombre d'invités + 1 (pour l'émetteur)
  • Par invité, émetteur non inclus : le plafond est uniquement multiplié par le nombre d'invités
• Dans la colonne Budget, j'indique le montant du plafond et sa devise, puis le type de plafond : par jour, par semaine, par mois, ou par dépense
• En cas de plafond par jour, il est possible de cocher la case Compensation pour que les plafonds applicables sur chaque type de dépense soient réévalués sur la journée et que les limites de chaque type de dépense soient levées 
• Dans la colonne Début / Fin, saisir les dates de validité du plafond (si nécessaire uniquement)
• J'ajoute un autre plafond d'un autre type si nécessaire
• J'enregistre le regroupement

 

Et voilà vous venez de créer votre regroupement de dépense 😋 ! Facile, non ?

 

Mots clés associés à cet article :

Regroupements - plafonds - dépenses - frais professionnels - dépenses professionnelles - groupement de dépenses - plafond commun - analyse commune - invitations réciproques - affichage groupé