Utilité et création d'un regroupement

Eurécia vous permet de regrouper plusieurs types de dépenses pour les notes de frais afin de :

• Mettre en place un plafond commun
• Contrôler les invités

A noter : un même type de dépense peut appartenir à plusieurs regroupements. Un regroupement peut réunir des types de dépenses issus de plusieurs profils de notes de frais.

 

Dans cet article, nous allons vous monter comment faire 😉 !

 

 

 

Qui est concerné par cet article ?

   

L'administrateur en tant que responsable du paramétrage de la plateforme Eurécia.

 

Temps de lecture estimé : 2 minutes

 

Au programme dans cet article :

• Créer ou modifier un regroupement
  • Informations générales
  • Rôle
  • Types de dépenses associées
  • Plafonds

 

Créer ou modifier un regroupement

Accès : Espace Admin > Notes de frais > Ouvrir Regroupements & plafonds communs

 

• Je duplique un regroupement existant en cliquant sur les trois petits points ou sur 'Ajouter' pour en créer un

Informations générales

• Je saisis le nom du regroupement : il est visible des utilisateurs et doit leur évoquer son utilité
• Je saisis un code : il est utile pour les imports de données
• Je définis les types de dépenses qui sont concernés par le regroupement et le profil associé en cliquant sur 'Ajouter un type de dépense'. 
• Je coche la case 'Regroupement pour bloquer la saisie de dépenses similaires et les invitations réciproques dans les dépenses ' pour bloquer les invitations réciproques sur des dépenses pouvant se ressembler (repas, restaurant, brunch, cocktail, soirée de représentation…) 

Plafond commun

La rubrique permet de définir un plafond commun aux types de dépenses sélectionnés afin de limiter le remboursement sur le total de plusieurs types de dépenses.

Le plafond est appliqués aux différentes dépenses du regroupement : il est alors également affiché dans chacune des dépenses concernées.

Le tableau des plafonds permet de définir plusieurs types de plafonds :

• Par jour : il s'applique sur la somme des dépenses réalisées sur la journée
• Par semaine : il s'applique sur la somme des dépenses réalisées sur la semaine
• Par mois : il s'applique sur la somme des dépenses de ce type réalisées sur le mois
  Une combinaison de plusieurs types de plafonds est possible (un plafond par dépense et un plafond mensuel par exemple)
• Par an : il s'applique sur la somme des dépenses réalisées sur l'année

Pour ajouter un plafond dans le regroupement :

• Je clique sur 'Ajouter un plafond' 

• Je saisis le nom du plafond 
• Je sélectionne la zone géographique concernée par le plafond
• Dans l'encart Montant, j'indique le montant du plafond et je sélectionne la devise dans 'Devise' , puis le type de plafond : par jour, par semaine, par mois, ou par année
• Dans la colonne Début / Fin, saisir les dates de validité du plafond (si nécessaire uniquement)
• J'ajoute un autre plafond d'un autre type si nécessaire
• J'enregistre le regroupement

Et voilà vous venez de créer votre regroupement de dépense 😋 ! Facile, non ?

Si le regroupement n'est plus utilisé, je clique sur 'Autres actions' puis sur 'Archiver' pour archiver le regroupement. 

Mots clés associés à cet article :

Regroupements - plafonds - dépenses - frais professionnels - dépenses professionnelles - groupement de dépenses - plafond commun - analyse commune - invitations réciproques - affichage groupé