Paramétrer l'impact d'une dépense sur les titres restaurant

Si un salarié bénéficie de titres restaurant et saisit une dépense de type 'Restaurant midi', deux cas de figure sont possibles :

• Déduire un titre restaurant au salarié lors de la prochaine commande
• Déduire le montant de la part patronale du titre restaurant de la note de frais 

Eurécia permet de paramétrer l'un ou l'autre cas de figure.

 

 

Qui est concerné par cet article ?

L'administrateur en tant que responsable du paramétrage de la plateforme Eurécia.

 

Paramétrer l'impact sur les titres restaurant

Accès : Espace admin > Notes de frais > Ouvrir Profils et Regroupements

• Cliquer sur le profil de note de frais concerné
• Sélectionner le type de dépense devant déduire un titre restaurant ou la part patronale de celui-ci (généralement, il s'agit du type 'Restaurant midi')
• Aller à la rubrique 'Titres restaurant' et cocher le fonctionnement souhaité
  • Ne rien faire : une dépense de ce type n'aura aucun impact sur les titres restaurant
  • Retirer un titre restaurant à l'émetteur
  • Déduire la part patronale du montant à rembourser : saisir alors le montant à déduire (la devise prise en compte pour ce montant est la même que celle du remboursement de la note de frais)

• Cocher la case 'Retirer un titre restaurant aux invités internes' pour déduire également un titre restaurant aux collaborateurs invités

Attention !  Dans la section 'Contrôles à la saisie', il est conseillé de décocher 'Autoriser ce type de dépense plusieurs fois par jour' car une dépense de ce type n'est faite qu'une fois par jour. Le logiciel ne déduira toutefois qu'un seul titre par jour au maximum.

• Enregistrer le type de dépense

Déduction de la part patronale du montant total de la note de frais 

Dans les notes de frais, le montant total des déductions pour part patronale est affiché dans le détail du remboursement.

La ligne 'Part patronale' correspond alors au nombre de dépenses déduisant la part patronale, que multiplie le montant de la part patronale (dans la devise de remboursement).

 

A l'impression, cette information est reprise dans les totaux :

  

Invités internes et Rapport Titres restaurants

La part patronale n'est pas déduite de la note de frais pour les invités internes.

Accès : Notes de frais > Rapports

• Choisir le rapport 'Décompte Titres Restaurants.xls'

• Si nécessaire, filtrer les données à afficher dans l'export : restriction par période, par département, par salarié, etc.
• Cliquer sur le logo Excel pour télécharger le fichier :

 

 Le nombre de titres restaurant qui doit alors être décompté sur la prochaine commande apparaît dans le rapport, avec le détail de chaque note de frais pour chaque salarié :

A noter : si le module Congés & absences est utilisé, alors le calcul du nombre de titres restaurant à commander tiendra compte des invités internes.

 

Accès : Préparation Paie > Titres restaurant

• Cliquer sur le bouton Commander
• Ouvrir le fichier Excel > Onglet Détails

 

Part patronale et analyse des dépense 

Accès : Notes de frais > Analyse des dépenses / Export compta

• Dans le résumé des dépenses situé en haut du menu, le montant de la part patronale à déduire est affiché :

 

Que se passe-t-il si la dépense est inférieure au montant de la part patronale ? 

Dans ce cas, l'intégralité de la part patronale est quand même déduite, et le montant à rembourser peut être négatif si la note de frais ne contient pas d'autres dépenses.

Le salarié est alors 'perdant' et n'a pas d'intérêt à déclarer cette dépense. 

 

Comment est géré l'export comptable ?

Dans le cas d'un type de dépense multi-tva, une ligne avec les montants HT et TTC proratisés est générée pour chaque taux de TVA.

La part patronale est intégralement déduite sur la première ligne de TVA.

 

Mots clés associés à cet article :

Dépenses professionnelles - frais professionnels - notes de frais - invités internes - part patronale - titres restaurant - émetteur - remboursement - rapport titres restaurant -