Paramétrer les codes MCC pour simplifier les notes de frais

Lorsqu’un collaborateur effectue un paiement avec sa carte bancaire professionnelle, un code MCC (Merchant Category Code) est associé à la transaction.

Ce code, issu d’un référentiel mondial, a pour but d’identifier le type d’activité de l’établissement dans lequel a été effectué le paiement.

Sur chaque transaction du relevé de carte affaires, un code MCC est associé, il correspond à un type de dépense.

Eurécia, dans son module de gestion des Notes de frais, permet l’import d’un relevé de carte affaires, et peut reconnaître les codes MCC qui y figurent, afin de catégoriser automatiquement les différentes dépenses d’un collaborateur.

A noter : cet article ne concerne que les structure qui importent leurs relevés de cartes affaires dans Eurécia.

 

Qui est concerné par cet article ?

L'administrateur en tant que responsable du paramétrage de la plateforme Eurécia.

 

Paramétrage des codes MCC

Pour qu’Eurécia reconnaisse automatiquement les dépenses des collaborateurs à partir du relevé de carte affaires, il faut lui indiquer à quel code MCC correspond chacun des types de dépenses qui apparaissent au sein du logiciel.

Pour créer de nouveaux types de dépenses, consulter ce guide : Créer ou modifier un type de dépense.

Accès : Espace admin > Note de frais > Ouvrir Profils et regroupements

• Ouvrir le profil de notes de frais pour lequel paramétrer les codes MCC
• Cliquer sur le type de dépense pour lequel renseigner un code MCC
• Dans la rubrique 'Informations générales' renseigner le champ 'Codes MCC' avec le ou les codes affectés à ce type de dépense

A noter : cliquer sur '(Voir la liste)' en tête du champ pour afficher la liste des codes MCC.

 

Ajout de plusieurs codes MCC

Si plusieurs codes sont à renseigner, il convient de les séparer par une virgule :

Sur la capture ci-dessus, la dépense est paramétrée pour correspondre aux codes MCC 5812 (Restauration de type traditionnel) et 5814 (Restauration de type rapide). Peu importe que le collaborateur se rende dans l’un ou dans l’autre, sa note de frais sera affectée au même type de dépense.

 

Ajout d'une plage de codes MCC

Si une plage entière de codes est à renseigner (de 3000 à 3299 par exemple), il suffit d'entrer le premier et le dernier code de la plage en les séparant par un tiret :

Sur la capture ci-dessus, la dépense est paramétrée pour correspondre aux codes MCC de 3000 à 3299, soit les codes de l'ensemble des compagnies aériennes.

Lors de l’import du relevé de carte affaires, Eurécia va créer automatiquement les notes de frais et y renseigner la date, le montant et le type de dépense. Le collaborateur n’aura plus qu’à joindre le justificatif, vérifier la note de frais et la soumettre à validation.

 

Type par défaut

Il est possible d'affecter les mêmes codes MCC à plusieurs types de dépenses. Il sera possible de choisir, à l’import du relevé de carte affaires, quels types de dépenses affecter à la note de frais.

• Cocher la case 'Type par défaut pour ces codes MCC' pour définir ce type de dépense comme étant par défaut pour ce ou ces codes MCC

Attention !  Il n'est pas possible de renseigner plusieurs types de dépenses par défaut pour un même code MCC.

 

Mots clés associés à cet article :

Notes de frais - dépenses - Codes MCC - Merchant Category Code - carte affaire - frais professionnels - remboursement - relevé bancaire