Créer une campagne d’entretien

Vous entrez en phase de campagne d’entretien ? Vous avez préparé vos types de campagnes et les questions associées ? Il est temps de lancer votre campagne d’entretien !

Suivez le guide !

 

Nouveau !  Dans Eurécia, vous avez plusieurs 'bases' correspondant à plusieurs sociétés ou plusieurs structures ? Il est maintenant possible de créer une seule campagne d'entretien pour des collaborateurs présents dans plusieurs sociétés 😲! La mise en place de cette fonctionnalité peut nécessiter de modifier votre paramétrage et votre configuration. N'hésitez pas à contacter votre service d'assistance pour plus d'informations sur ce sujet !

 

 

Qui est concerné par cet article ?

Les administrateurs Talents et les managers en charge de créer les campagnes d'entretien pour leurs équipes.

 

Au programme dans cet article :

• Les prérequis avant de lancer ma campagne d’entretien
• Créer une campagne d'entretiens
• Les personnes concernées par la campagne
  • Multi-sociétés
• Déterminer un responsable d’entretien autre que le manager N+1
  • Multi-sociétés
• Suivre la campagne d'entretien

 

Les prérequis avant de lancer ma campagne d’entretien

Il est indispensable de suivre ces prérequis avant de lancer votre campagne. Toute modification réalisée ultérieurement au lancement de votre campagne ne sera pas prise en compte !

1/ Je vérifie mes types de campagne ou je créé un nouveau type de campagne si besoin : Créer un type de campagne d'entretiens.

2/ Je contrôle les droits d'accès Talents des utilisateurs. Pour être responsable d'entretien, il faut être manager ou administrateurs Talents : Gérer les droits d'accès aux modules Talents.

3/ Je configure les droits du collaborateur et du manager lors de la phase préparatoire : Définir les droits du collaborateur et du manager dans la préparation de l'entretien.

4/ Je définis le circuit de validation de mon entretien : Définir les circuits de validation des entretiens.

5/ Je définis le contenu de mon entretien : Personnaliser les trames des entretiens.

 

C'est tout bon 😊? Je peux passer à l'étape suivante et créer ma nouvelle campagne d'entretien !

 

Créer une campagne d'entretiens

Accès : Entretiens individuels > Campagnes d'entretiens

• Je clique sur le bouton 'Créer une campagne',

• J’indique le nom de ma campagne,
• Je coche la case ‘Avertir les responsables par mail’ si je souhaite prévenir les responsables d’entretien de la création de la campagne,
• Je sélectionne le type d’entretiens. Toutes les informations pour créer de nouveaux types d’entretien sont par ici : Créer un nouveau type d'entretiens . Certaines campagnes peuvent être crées par les managers. Si certains types de campagnes ne sont pas disponibles contactez votre administrateur.
  • Si vous sélectionnez un type d'entretien 'professionnel', vous aurez la possibilité de cocher la case 'Bilan à 6 ans'. Vous trouverez toutes les informations dans cet article : Le bilan à 6 ans.

• Je coche la case ‘Inclure l’évaluation des compétences’, pour que le collaborateur et son manager évaluent en amont de l'entretien chacune des compétences du collaborateur
• Je définis la date de début de la campagne : les mails partiront automatiquement à cette date pour lancer les entretiens.
• Je définis la date de fin : les managers devront avoir finalisé les entretiens avant cette date.
• Je clique sur ‘Étape suivante’.

 

 

Définir les personnes concernées par la campagne

Dans cette fenêtre vous allez pouvoir déterminer quels sont les collaborateurs qui sont concernés par cette campagne et qui sera responsable de le faire passer cet entretien.

• Je coche la case ‘Cocher’ tous les responsables si je souhaite sélectionner l’ensemble de mes managers et de leurs collaborateurs automatiquement.

ou

• Je sélectionne manuellement les managers concernés.

 

Multi-sociétés

Vous retrouvez vos différentes sociétés dans cet écran. De la même façon, vous pouvez sélectionner les responsables d'entretien et les collaborateurs concerné en les cochant tout simplement 😊 !

 

 

 

Déterminer un responsable d’entretien autre que le manager N+1

Dans la liste des responsables, vous trouverez tous les utilisateurs ayant un profil Talents Administrateur ou Manager. Vous souhaitez modifier le profil Talents d’un collaborateur ? Vous trouverez toutes les informations ici : Gérer les droits d'accès aux modules Talents.

 

Par défaut les collaborateurs sont rattachés à leur manager N+1 mais il est possible de choisir un autre responsable d’entretien.

• Je clique sur ‘+ ajouter des collaborateurs’.
• Dans la fenêtre qui s’ouvre, je peux :
  
  • Sélectionner un collaborateur en recherchant son nom dans la barre de recherche,
  • Sélectionner un ou l’ensemble des collaborateurs d’un département ou d’une structure en la sélectionnant dans le menu déroulant puis en cochant les cases concernées ou la case ‘Tout cocher’.
• Je clique sur ‘Ajouter’:

 

Une fois que mes collaborateurs et leurs responsables d’entretien sont correctement sélectionnés, je peux cliquer sur 'Suivant' pour accéder à la page qui me permettra de contrôler la configuration de ma campagne avant de la lancer.

 

Multi-sociétés

 

De la même façon, il est possible d'ajouter des collaborateurs de n'importe quelle sociétés rattachées à l'un de vos responsables d'entretien.

Les collaborateurs rattachés présents sur une autre société sont identifiables facilement par un 'tag' présent sous /ou à côté de leur nom :

 

 

Page de résumé

Vous trouverez sur cette page un résumé de la configuration de la campagne afin de vous assurer que tout est conforme à vos attentes :

• les informations principales : nom, type d'entretien, date de début et fin
• les personnes concernées par cette campane : responsables et collaborateurs

• le circuit de validation de la campagne. ce point est crucial car une fois la campagne lancée il ne sera pas possible de le modifier. Si vous souhaitez plus d'informations sur la modification de vos circuits de validation entretien, c'est par ici : Définir les circuits de validation des entretiens.

 

Une fois que vous avez tout vérifié et que tout répond à vos attentes, vous pouvez cliquer sur 'Créer la campagne'. Et voilà votre campagne d'entretien est lancée 😊 !

 

Suivre la campagne d'entretien

Accès : Entretien individuel > Campagnes d'entretiens

En tant que responsable de la campagne ou en tant qu'administrateur, je peux ensuite suivre ma campagne, le statut de chaque entretien et relancer les responsables si nécessaire depuis l'écran de ma campagne.

 

 

 

Accès : Entretien individuel > Entretiens de mon équipe

Les responsables d'entretien retrouveront leurs entretiens dans le menu 'Entretien de mon équipe'.

Pour plus d'informations sur le suivi des entretiens, vous pouvez consulter les pages de notre centre d'aide suivante :

• Les différentes étapes de l'entretien
• Préparer l'entretien d'un collaborateur en tant que Manager
• Planifier les entretiens de son équipe en tant que manager
• Support de formation pour collaborateur et manager : Entretiens

 

A noter : Cette campagne ne sera visible que pour les administrateurs du module Talents. Les autres managers n'auront pas accès aux entretiens de cette campagne.

 

 

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